Главная | Обратная связь

ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Если бумажные носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей должны использоваться журнал учета машинных носителей и носители. В журнале и носителе проверяется соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве экземпляров (в документе -по их фактическому наличию и в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Наиболее сложной является проверка правильности проставления регистрационных данных поступивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета поступивших документов, журналу учета документов выделенного хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были зарегистрированы по разным видам учета.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы. В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов (графа 3) количеству зарегистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и журнале учета поступивших документов проверяется соответствие данных о присвоенном учетном номере, дате поступления документа, номере, за которым документ направлен, предприятии-отправителе. В журнале учета поступивших документов и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа, предприятия-отправителя, номера, за которым документ направлен, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе). В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие учетных номеров, грифов конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите "Отметка о наличии приложения". Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в журнале учета поступивших документов (рядом с номером документа).

Для проверки правильности присвоения регистрационных данных поступивших документов, взятых сразу на учет документов выделенного хранения без промежуточной регистрации их в журнале учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета документов выделенного хранения и документы. В журналах учета пакетов и документов проверяется соответствие данных о присвоенном номере, дате поступления (регистрации), номере, за которым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), предприятии-отправителе. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты регистрации, вида и заголовка документа, предприятия-отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (с просчетом их в каждом экземпляре). Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета документов выделенного хранения (рядом с номерами документов).

Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и документы. В соответствующем журнале учета проверяется наличие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, документов выделенного хранения и на документах проверяется, кроме того, соответствие номеров возвращенных экземпляров. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 9 рядом с номерами возвращенных документов).

Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных машинных носителей используются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета машинных носителей и носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей проверяется наличие отметки о возврате носителя и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке проставляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с номерами возвращенных носителей.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки.