 |
|
КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ
Для проверки наличия бумажных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета бумажных носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера и количества листов (с просчетом листов в носителе). В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях.
Для проверки наличия машинных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета машинных носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера.
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика (если он был). Если на момент проверки по каким-либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала.
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов.
Даты проверок фактического наличия носителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответствующем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала.
Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов должна проводиться по схеме от документа к учетному журналу (карточке) и они проверяются, как правило, не в последовательности учетных номеров, а по местонахождению, то по завершении проверки всех носителей и документов выявляются непроверенные носители и документы по отсутствию дат проверок.
Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произведенных операциях с установлением (кроме магнитных носителей) соответствия количества зарегистрированных листов (а по изданным документам и экземпляров) количеству снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещается в картотеку отработанных документов.
Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску. При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответствующих учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии.
Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными и формулируются предложения, направленные на предотвращение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы регистрируются в соответствующих формах учета.
По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме:
| Наименование предприятия | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия ________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) |
АКТ
00.00.0000 № _______
___________________
(место составления)
о проверке движения и
наличия конфиденциальных носителей
документов и дел за ______ квартал
Составлен: _______________________________________________
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка:
- правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации. В результате проверки установлено:
1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет выделенного хранения документов;
2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличия;
3. ______ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учет-*.);
4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).
__________________.
__________________.
(подписи)