 |
|
Правила оформления документов.
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Государственный герб Российской Федерации(для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема.Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Донской государственный технический университет
(ДГТУ)
Если в учредительном документе название организации было в повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:
ТЕХКОНОфициальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России
TECHCONOfficial Sales + Service Dealer for THERMO
KING in South of Russia
Справочные данные об организациисодержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации,
Почтовый адрес отправителядолжен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).
Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2001 года.
Регистрационный номер документа,индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09–12/35, где: 09 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре; 35 – порядковый номер письма по регистрационному журналу.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02–05/71 от 27.05.2000.
Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:
Министерство общего и профессионального
образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:
Министерство общего и профессионального
образования Российской Федерации
Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву
Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:
Начальнику отдела статистики
Министерства общего и
профессионального образования
Российской Федерации
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
Заголовок к тексту.Указывает на содержание документа с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (кас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Текст.Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, Решения). Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
Отметка о наличии приложения.При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Подпись.В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор фабрики Директор магазина
(личная подпись) (личная подпись)
В.М. Степанов А.П. Миронов
Отметка об исполнителеразмещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32–45–78
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.