 |
|
Подготовка личных дел к передаче в архив организации
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.
Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.
В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.
Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше. Примерная инструкция по делопроизводству и основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.
Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).
Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.
Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:
Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении учебных степеней и учебных званий, в делах на авторские свидетельства и изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
Составление заверительной записи. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.
Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.
Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.
Заявление
Заявление - это письменное официальное сообщение, утверждение или просьбы. Заявления бывают простые и мотивированными.
Устраиваясь на работу, лицо подает письменное заявление, в котором излагает просьбу принять ее на определенную должность до определенного структурного подразделения предприятия.
Заявление о приеме на работу оформляют на чистом листе бумаги формата А4 от руки или на трафаретной бланке. В заявлении должны быть следующие реквизиты:
- адресат
- сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, указаны полностью в родительном падеже, домашний адрес, номер телефона)
- название вида документа (Заявление)
- текст
- перечень приложений (копий документов)
- дата (проставляют дату составления документа, преимущественно словесно-цифровым способом)
- подпись заявителя.
Адресат, сведения о заявителе указываются в начале рабочей площади в правом верхнем углу листа, каждая часть заявления пишется с отдельной строки. Домашний адрес, номер его телефона приводятся в скобках.
В заявлении не принято употреблять предлог "от" (от кого заявление), а также архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "прошу не отказать", "раньше Вам благодарен" и т.п.).
Заявления о приеме на работу, как правило, адресуют руководителю предприятия. Работник отдела кадров должен предупредить заявителя о том, что он обязательно оставил в заявлении левый берег для подшивки ее в дело.
Заявление о приеме на работу после рассмотрения ее вместе с другими необходимыми документами служит основанием для издания приказа (распоряжения) о зачислении лица на работу. В случае отказа заявителю ему сообщают об этом устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность оформляют на трафаретной бланке или на чистом листе бумаги. В сведениях о себе заявитель отмечает должность, которую он занимает, свою фамилию и инициалы.
Заявление о предоставлении очередного отпуска можно оформлять на чистом листе бумаги или на трафаретном бланке. В тексте такого заявления обязательно указывают дату начала отпуска. Вопрос о предоставлении очередного отпуска решает руководство с учетом графика отпусков. Каждый работник имеет право на кратковременный отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Решение о таком отпуске принимает руководитель и пишет рецензию. Приказ о предоставлении отпуска оформляют, исходя из текста заявления и резолюции. Заявление об увольнении по составу реквизитов и оформлением подобная заявления о переводе на другую должность.
Заявления о предоставлении учебного отпуска должна быть ссылка на справку-изложение в место учебы, без которой вопрос о предоставлении отпуска решить невозможно.
Анкета
Анкета - это лист с рядом вопросов, который предлагают заполнить лицу, чтобы получить необходимые сведения о ней.
Анкеты приходится заполнять, когда устраиваются на работу, оформляют документы на выезд для работы за рубежом, внутренний и заграничный паспорта и т.д.
К личных форм принадлежит личный листок по учету кадров, который заполняют, устраиваясь на работу.
Отвечать на вопросы анкеты разборчиво, четко (одним словом "да" или "нет", отвечают только тогда, когда этого требует анкета), не делать прочерки вместо слов "нет", "не был", "не избирался »и т.д. в случае отрицательного ответа.
Сведения об изменениях, которые произошли после заполнения личного листка, фиксируют в дополнениях к личному листку по учету кадров.
Государственные служащие, нанимаясь на работу, заполняют личную карту, содержащую Додаток1 в личную карточку. Типовая форма № П2 на государственных служащих не заполняют.
В некоторых случаях вместо анкеты в личное дело вкладывают личный листок по учету кадров.
Автобиография
Автобиография (от гр. autos - сам, bios - жизнь, grapho - пишу) - это описание своей жизни. Автобиографию составляют в произвольной форме, однако отдельные составляющие и реквизиты в ней должны быть обязательно. Ее оформляют от руки на чистом листе бумаги. Все сведения о себе преподают в повествовательной форме от первого лица в хронологической последовательности (с указанием места и года). Существуют следующие виды автобиографии: автобиография-рассказ, которую составляют в описательной форме; автобиография-документ, в котором точно излагают факты.
В автобиографии-документе приводят следующие сведения:
название вида документа (Автобиография)
- фамилия, имя, отчество (настоящие и бывшие)
- число, месяц, год рождения
- место рождения
- социальное происхождение
- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество нынешние и бывшие (если были изменения), даты рождения (смерти), где и кем работают, если не работают, то отмечают место работы, указывают, что теперь не работают или на пенсии)
- образование и специальность по диплому
- трудовая деятельность
- место работы (учебы), должность
- награды и поощрения
- участие в общественной жизни
- семейный состав и состояние семьи
- паспортные данные, домашний адрес и номер телефона.
Ниже текстовой части проставляется дата составления автобиографии (слева), и подписываются (справа). Автобиография хранится в личном деле.
Характеристика
Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств личности - (ученика, студента). Характеристика, оформленная надлежащим образом, считается официальным документом. Ее выдает администрация предприятия (организации. Учреждения, учебного заведения) своему работнику (ученику, студенту, практиканту). Характеристики подаются при поступлении в учебное заведение (по запросу), оформлении командировки на работу за границу, при аттестациях, представлении к награде и в других случаях.
Характеристики оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.
Элементы характеристики:
Текст (характеристики можно разделить на четыре части. В первой части приводятся анкетные данные лица, на которое составляют характеристику. Их печатают на расстоянии 2-3 интервалов ниже слова "характеристика", через 1,0-1,5 интервала, отступив от четвертого положения табулятора на 3-4 пробелы. Сначала большими буквами указывают фамилию, имя, отчество лица в родительном падеже, далее - обычным шрифтом - должность, ученая степень и звание (если есть), год рождения, образование. В анкетной части допускается располагать по центру, ниже слова "характеристика". В Доу части приводят сведения о трудовой деятельности лица: национальность, должность, с какого времени работает на данном предприятии, сведения о перемещении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п. Для учеников (студентов) отмечают: с какого периода учится, по какой специальности, сведения о переведении на другой факультет, отношение к учебе и т.д. В третьей части дают оценку деловых и моральных качеств личности - ее отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни коллектива, отношения с другими работниками. Также приводят сведения о правительственные награды, (взыскание) и т.д. В четвертой части делают выводы, а также отмечают куда будет подаваться характеристика. Если характеристика состоит на уволившегося, или на выпускника учебного заведения, то текст излагается в прошедшем времени, а если на момент составления характеристики работник еще работает или студент учится, - то в настоящем времени)
Подпись (как правило, характеристику подписывают руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения и председатель общественной организации (первые две подписи считаются обязательными)) отпечаток гербовой печати или круглой, приравнивается к гербовой.
Ниже подписи, на расстоянии 2-3 интервалов, от нулевого положения табулятора проставляется дата подписания характеристики. Заверенную характеристику выдают работнику (ученику, студенту) на руки или отправляют в учреждения (организации, предприятия).