 |
|
Защищенный конфиденциальный документ документооборот
Хранение конфиденциальных документов
Понятие технологическая система обработки.
Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов - это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока.
Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:
централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
операционный учет всех технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
учет всех без исключения конфиденциальных документов;
обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;
учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменное фиксирование всех обращений персонала к документу;
строгий контроль выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;
систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т. д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
Письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур.
Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителей информации.
При использовании технологической системы следует помнить, что лица, проектирующие и модернизирующие систему, контролирующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы. Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.