 |
|
Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях.
Заключение
Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть конфиденциального документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
В результате проведения анализа применения прикладных компьютерных программ конфиденциального электронного документооборота была применена программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. Эта система может успешно применяться как на малых предприятиях для централизованного хранения всего комплекса документов, так и в средних компаниях, используя весь функционал программы, необходимый для быстрого и качественного конфиденциального документооборота.
Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.
К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести внедрение в созданную систему структуры детального разделения пользователей на группы по функциональному признаку или должностному, учёта и контроля исполнения. Но даже существующий вариант, прошедший тестирования, можно назвать завершенным продуктом и использовать для автоматизации конфиденциального документооборота.
Список использованной литературы