Поля вводятся с помощью соответствующих средств Word. Только опытный пользователь может редактировать коды полей вручную, т.к. необходимо соблюдать правила написания данного поля.
Последовательность действий для вставки полей в основной документ: 1. откройте основной документ; 2. перейдите на вкладку РАССЫЛКИ. Большинство элементов вкладки будут недоступны (Рисунок 3); 3. нажмите кнопку ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ; 4. выберите команду ИСПОЛЬЗОВАТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК…; Рисунок 3 5. в окне ВЫБОР ИСТОЧНИКА ДАННЫХ укажите файл источника данных[4]. После этого будут доступны элементы вкладки РАССЫЛКИ; 6. для вставки поля слияния из источника данных установите курсор в то место основного документа, в которое требуется вставить это поле, щёлкните по кнопке со стрелкой ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ (Рисунок4) и выберите вставляемое полеиз списка; 7. для вставки поля Word в указанное курсором место, используйте кнопку ПРАВИЛА (Рисунок5).
Появление диалогового окна ПОДБОР ПОЛЕЙ может означать, что Word не удалось найти некоторые из сведений, необходимые для вставки поля. Щёлкните кнопку со стрелкой рядом с текстом (НЕТ СООТВЕТСТВИЯ) и выберите поле из источника данных, соответствующее полю, которое требуется включить в слияние.
Для удаления поля выделите его и нажмите клавишу <DELETE>. Если курсор находится внутри текстового поля, то после нажатия клавиши <DELETE> будет удалён текст внутри текстового поля, а не сам объект.
Задание. 1. Вставьте в основной документ следующие поля слияния (Рисунок 6). Рисунок 6 2. Вставьте в основной документ поле MERGEREC (Рисунок 7) для отображения порядкового номера записи в источнике данных (без строки заголовков столбцов). Рисунок 7 3. Вставьте в основной документ поле IF (Рисунок 8) для вставки того или иного текста в зависимости от результата сравнения. Рисунок 8 В основном документе отобразится текст, указанный в поле IF, в зависимости от значения поля ЗАДОЛЖЕННОСТЬ в первой записи источника данных. 4. Вставьте в основной документ строку приветствия – кнопка СТРОКА ПРИВЕТСТВИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ).Настройте формат строки приветствия, строку приветствия для неправильно заданных имён получателей, подбор полей[5] – для имени в списке выберите поле ФИО (Рисунок 9). В окне ВСТАВКА СТРОКИ ПРИВЕТСТВИЯ сразу же можно просмотреть приветствия для каждого получателя из источника данных (раздел ПРОСМОТР СПИСКА ПОЛУЧАТЕЛЕЙ). Рисунок 9 5. Для выделения полей слияния используйте кнопку ВЫДЕЛИТЬ ПОЛЯ СЛИЯНИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ). 6. Получите следующий основной документ (Рисунок 10). Рисунок 10
Для форматирования полей в основном документе: 1. выделите поле вместе с угловыми кавычками (« »); 2. задайте нужные параметры форматирования.
Задание. Настройте строку приветствия (12 пт., курсив), поле ЗАДОЛЖЕННОСТЬ (14 пт., красный цвет текста), поле IF (подчёркивание) (Рисунок 11).Сохраните документ в своей папке. Рисунок 11 При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к источнику данных. Далее при открытии основного документабудет предложено снова объединить с ним сведения из источника данных (Рисунок 12),после чего будет выполнена команда SQL: Рисунок 12 При нажатии на кнопку НЕТ, подключение основного документа к источнику данных будет потеряно, появится текст документа вместе со всеми вставленными полями. При нажатии на кнопку ДА, возможно, дополнительно придётся установить подключение к источнику данных (Рисунок13) – кнопка ПОИСК ИСТОЧНИКА ДАННЫХ. Рисунок 13 ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|