Главная | Обратная связь

Учетные регистры. Формы бухгалтерского учета

 

Каждая хозяйственная операция должна быть при ее возникновении зафиксирована в первичном документе. Это методологический принцип бухгалтерского учета — регистрация документов. Регистрация хозяйственной операции в документах называется первичным учетом.

Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии. Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.

 

Движение первичных документов состоит из следующих этапов:

Движение первичных документов регламентируется графиком документооборота, устанавливающим их рациональное перемещение. График оформляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением с указанием срока и ответственных. Работу по составлению графика организует главный бухгалтер.

 

Сроки хранения типовых документов приведены в архивном деле, но они должны быть не менее пяти лет (статья 17). Уничтожение документов по истечению срока хранения производится на основании приказа, акта.

По первичным документам производится разноска по счетам, исходя из чего можно понять деятельность организации.

Учетные регистры - это те документы, в которых ведутся записи хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета.

 

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах, журналах, на отдельных листах, а также на машинных носителях.

Формы учетных регистров определяются выбранной предприятием формой бухгалтерского учета (счетоводства).

На практике для ведения бухгалтерского учета применяют 4 формы счетоводства (бухгалтерского учета): журнально-ордерную, мемориально-ордерную, сокращенную и автоматизированную. Самой распространенной системой является журнально-ордерная; мемориально-ордерная применяется в бюджетных учреждениях, в банках, на биржах и т.п.; сокращенная - на малых предприятиях с небольшим объемом производства; автоматизированная - там, где есть необходимые условия.

 

Схематично организацию бухгалтерского учета можно представить в виде последовательности операций:

 

Мемориально-ордерная форма название получила от учетного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные ор­дера являются документами бухгалтерского оформления, в кото­рых указываются записи по хозяйственным операциям. За каж­дым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.

Оформленные ордера регистрируют в хронологическом по­рядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологи­ческий регистр синтетического учета).

Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соот­ветствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Записи из мемориальных ордеров разносят по счетам Журнал-Главная книга (контрольной ведомости), которая является синтетичес­ким регистром систематического учета. В Главной книге содер­жатся только синтетические счета, каждому из которых отводит­ся отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой — кредитовые. Записи производятся по шахмат­ному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главно й книге отражаются только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится.

На основе итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ве­домость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с ито­гами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций.

На основе оборотной ведомости по синтетическим счетам со­ставляют баланс.

Аналитический учет ведется подобно синтетическому в кар­точках на основе первичных документов, подшитых к мемори­альным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитичес­ким счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами обо­ротной ведомости по синтетическим счетам.

 

При журнально-ордерной форме параллельно ведется синтетический и аналитический учет.

Рассмотрим на примере журнально-ордерной формы стадии ведения учетных регистров.

 

 

 

Документооборот при журнально-ордерной форме счетоводства

 

При журнально-ордерной форме счетоводства данные из первичных документов заносятся в аналитические регистры (карточки, ведомости и т.п.). Полученные обобщенные показатели заносятся в регистры синтетического учета – журналы-ордера, ведущиеся по кредитовому признаку (т.е. по кредиту определенного счета). Информация в журнал-ордер может быть внесена и непосредственно из первичного документа. Далее данные переносятся в Главную книгу, которая заполняется ежемесячно по каждому счету.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражае­мых в них операций. При большом количестве однородных пер­вичных документов данные их сначала накапливаются в накопи­тельных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответст­вующие журналы-ордера.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открыва­ются для каждого синтетического счета или нескольких взаимо­связанных счетов. Построены они по кредитовому принципу и ведутся по кредиту одного или нескольких экономически одно­родных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журна­лы-ордера имеют различное строение в зависимости от особен­ностей учитываемых объектов.

В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут со­ставляться разработочные таблицы, где производятся расчеты амортизации и др., используемые для записей в ведомости и жур­налы-ордера.

Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, ко­торая ведется в течение года по дебетовому признаку. В нее дебе­товые обороты переносятся из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Глав­ной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебето­вых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основе конечных остатков в Главной книге составляется саль­довый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналов-ор­деров и Главной книги позволяют получить данные для составле­ния отчетности без дополнительных выборок

По окончании месяца итоговая сумма дебитового оборота по Главной книге должна быть равна по всем счетам итоговой сумме кредитового оборота.

После подсчета итогов оборотов за месяц выводятся сальдо по каждому счету на конец месяца (на начало следующего месяца). Сальдо записывается в баланс за отчетный период.

 

На малых предприятиях бухгалтерский учет ведется по упро­щенной форме двумя способами.

Простая форма применяется в организациях при следующих условиях:

полном использовании в производстве поступивших в отчет­ном месяце материалов;

расчетах с поставщиками и покупателями по факту соверше­ния операций;

простом производственном цикле и ежемесячной реализации продукции;

учете доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.

При простой форме бухгалтерского учета на основе данных первичных документов ведется комбинированный регистр син­тетического и аналитического учета — «Книга учета хозяйствен­ных операций».

В ней отражаются остатки по счетам на начало года по видам имущества, обязательств и т.д. В течение года в хронологическом порядке линейно-позиционным способом фиксируется движение имущества, источников и затрат по всем счетам способом двойной записи. Затраты на производство (кредит счета 20) списываются на себестоимость проданной продукции, выполненных работ и ока­занных услуг (дебет счета 90 «Продажи»). Финансовый результат от продажи выявляется путем сопоставления кредитового и дебе­тового оборотов по счету 90 «Продажи». В конце месяца в регист­ре подсчитываются обороты и остатки. Итог оборотов по дебету и кредиту используемых в организации счетов должен быть равен итоговой сумме по гр. 4 Книги учета хозяйственных операций.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда и бюджетом по подоходному налогу применяется «Ведомость учета заработ­ной платы» (ф. № В-8). Информация в указанном регистре груп­пируется в разрезе категорий работников, объектов учета и видов производств.

Форма учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества применяется на малых предприятиях, имеющих собственные основные средства, производственные за­пасы и осуществляющих расчеты с покупателями и поставщиками на основе предварительной или последующей оплаты счетов.

Учетными регистрами являются ведомости:

учета основных средств, начисленных амортизационных от­числений (ф. № В-1);

учета производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценностям (ф. № В-2);

учета затрат на производство (ф. № В-3);

учета денежных средств и фондов (ф. № В-4);

учета расчетов и прочих операций (ф. № В-5);

учета реализации (ф. № 6 - оплата);

учета расчета с поставщиками (ф. № В-7);

учета оплаты труда (ф. № В-8).

Все указанные регистры являются комбинированными, запи­си в которых осуществляются на основе первичных документов, как в аналитическом так и синтетическом разрезах. Обобщение данных синтетического учета и контроль правильности осуществления записей в ведомостях осуществляется путем составле­ния в конце месяца регистра шахматной формы (ведомости ф. № В-9). В шахматную ведомость из ведомостей учета заносят обороты по кредиту синтетического счета в корреспонденции с дебетом разных счетов и подсчитывают обороты по дебету счетов. Совпадение дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о правильности и полноте отражения операций в ведомостях текущего учета. Шахматная ведомость служит основанием для запи­сей в оборотную ведомость.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем:

полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и об­работки информации;

возможность использования, кроме обычных носителей бух­галтерской информации, машинных носителей — магнитных лент, магнитных дисков;

интеграция учета на основе однократного ввода и многократ­ного использования первичной информации;

осуществление программной группировки дебетовых и креди­товых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;

автоматизация логических операций бухгалтерского учета;

решение задач бухгалтерского учета в двух режимах — регла­ментном и запросном;

получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;

возможность получения расшифровки печатных показателей подзапросам пользователей.

 

Инвентаризация

 

Проводится инвентаризация в соответствии с «Основными положениями по инвентаризации...», утвержденными МФ РФ от 30.12.96 г. № 179, с учетом Дополнений от 27.03.96 г. № 51, и от 10.11.97 № 212, отменяющего обязательные сроки.

Инвентаризация применяется для сличения данных книжного учета (бухгалтерской книги) с фактическими данными. Результаты инвентаризации оформляются в виде описи, в которой приводится фактическое наличие средств со всеми подтверждающими это фактическое наличие средств подписями.

Инвентаризация материальных ценностей начинается со сверки наличия фактических ценностей, их инвентарных номеров с данными учетных регистров, хранящихся в бухгалтерии. При этом определяется их комплектность, состояние, степень использования. Инвентаризационная комиссия в присутствии материально-ответственных лиц осматривает материальные ценности и фиксирует в инвентаризационной описи их фактическое наличие по наименованиям, сортам, назначению, номенклатурным или инвентарным номерам. Отдельно записываются непригодные для использования (эксплуатации) ценности.

Инвентаризационные описи подписывают члены комиссии и материально-ответственные лица. На основании инвентаризационных описей составляются сводные инвентаризационные ведомости, которые предоставляются в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в учетные регистры. После чего составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации. В ведомости указывают порядковый номер описи, перечень выявленных неучтенных или недостающих материальных ценностей и их стоимость. Если выявлена недостача или излишек ценностей, то к сличительной ведомости прилагаются письменные объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений принимается решение о регулировании разницы между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Излишки ценностей независимо от причин их возникновения отражаются по дебету счетов материальных ценностей и кредиту счета «Безвозмездно полученные ценности». Недостачи, выявленные при инвентаризации, если не установлен конкретный виновник относят на финансовый результат. Если определено виновное лицо, то с него взыскивается стоимость недостающих ценностей.

Заключение по результатам инвентаризации оформляется протоколом, который подписывает руководитель организации.