Создание базы данныхСтр 1 из 12Следующая ⇒
Введение Данные методические указания предназначены для приобретения основных навыков работы с системой управления базами данных (СУБД) Microsoft ACCESS. Полный цикл работ выполняют студенты специальностей 3514, 060800, 060500, 340100. Студентам технических специальностей необходимо выполнить лабораторные работы 1, 2, 3, 4, 6 (ограничение не является категорическим и может быть расширено по желанию студента).
Основные понятия Microsoft ACCESS является реляционной системой управления базами данных. Поля базы данных.Это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации - реквизиту. Запись - это совокупность полей, соответствующих логически связанным реквизитам. Записи объединены в таблицы. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Таблица (файл) - множество одинаковых по структуре записей. Каждая запись однозначно идентифицируется уникальным ключом. Первичный ключ - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом. Вторичный ключ - это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найдена одна единственная запись, то по вторичному - несколько. Типы данных определяют, какого типа информация будет располагаться в соответствующих полях. Связи . Данные могут быть представлены в виде различных таблиц, и между ними могут быть сформированы связи. Связи между информационными объектами отображаются реальными отношениями. Определены следующие типы реальных отношений: * 1:1 ( один-к-одному), при которых одной записи первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы. * 1:М (один-ко-многим), при которых одной записи первой таблицы соответствует множество записей второй таблицы, а каждой записи второго таблицы соответствует одна запись первой. * М:М (многие-ко-многим), при которых одной записи первой таблицы соответствует множество записей второй таблицы, а каждой записи второй таблицы соответствует множество записей первой. Запросы и выборки. Работа с базой данных предполагает сортировку данных и их выбор по определенному критерию. Эти операции выполняются по запросу. Результат запроса называется выборкой. Данные в выборке являются динамическими: они всегда соответствуют текущему состоянию таблицы. Отчеты и элементы управления. При запросе отобранные данные представляются в виде таблицы. Для более наглядной формы представления информации существуют отчеты. Отчет может содержать простую информацию и сложные вычисления, а также данные могут отображаться в виде диаграмм и графиков. В качестве элементов управления можно использовать поля данных, результаты вычислений, поясняющий текст, диаграммы или графики. Формы данных. В ACCESS имеется две возможности ввода и редактирования информации: непосредственно в таблицах данных или с помощью специально разработанных форм. Наглядность представления форм облегчает работу с данными. Макросы, модули и объекты. При помощи макросов можно автоматизировать отдельные действия, не погружаясь в программирование. Запись макросов происходит по принципу магнитофона: отдельные действия, необходимые для определенной операции, записываются в нужной последовательности, а затем воспроизводятся любое количество раз простым нажатием кнопки. Например, для перехода к форме при открытии базы данных можно использовать специальный макрос. Тогда при открытии соответствующей базы данных на экране будет появляться форма. Макросы могут не вполне удовлетворять вашим требованиям. В этом случае можно воспользоваться языком программирования VBA. Процедуры, написанные на VBA, записываются в модули. Все элементы, которые вы формируете, являются объектами для ACCESS. Мастера. Мастера выполняют нужные действия. Работа с ними проста, надежна и эффективна. Конструкторы. Это инструмент, который облегчает выполнение некоторого задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать нужное выражение. С помощью конструктора запросов легко формируются запросы. Вся работа с базами данных основывается на работе с таблицами. На основе данных, хранящихся в таблицах, строятся формы, запросы и отчеты.
Создание базы данных После запуска ACCESS на экране появится окно приложения, предоставляющее возможность создания новой базы данных или открытие уже существующей. Можно изменить папку и диск, в которые будет записана новая база данных, воспользовавшись списком папок и дисков. Закончив определение пути и имени базы данных, щелкните по кнопке ОК. Закрытие базы данных Выберите команду Закрыть. Если вы выполнили изменения одного из объектов в базе данных (таблицы, формы, запроса) и не сохранили их, на экране появится сообщение с запросом о сохранении изменений.
Работа с таблицами Для создания таблицы нажмите на кнопку Создать в окне базы данных или раскройте меню Файл и выберите команду Новый объект, а в раскрывшемся подменю выберите команду Таблица. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы. Теперь необходимо определить, как создавать таблицу: с помощью мастера форм или самостоятельно. Если вы не знакомы с ACCESS, рекомендуем воспользоваться Мастером таблиц. Если вы хотите создать совершенно особенную, не похожую на имеющиеся образцы таблицу, и хорошо знаете, что вам нужно для этого сделать, лучше взяться за дело самостоятельно. Мастер таблиц Мастер таблиц имеет две категории таблиц-образцов: для делового применения и для личного применения. Вы можете выбрать одну из категорий, нажав соответствующий переключатель в нижней части диалогового окна. Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, некоторые из которых могут пригодиться для вашей таблицы. Из списка имеющихся полей следует выбрать те, которые вы хотите использовать для своей таблицы, и добавить их в список Поля новой таблицы. Для этой цели предназначены четыре кнопки: > выделенное в настоящий момент поле становится следующим полем в проектируемой таблице; >> все поля выбранной за образец таблицы переносятся в проектируемую за один раз; < убирает выделенное поле из правого списка полей проектируемой таблицы; << отменяет выбор всех полей. Вы можете поместить в проектируемую таблицу поля из нескольких таблиц-образцов. Закончив составление списка полей, нажмите кнопку Далее. Мастер таблиц запросит имя для новой таблицы. Задайте имя. Определите имя первичного ключа, который должен присутствовать в каждой таблице и нажмите кнопку Далее. Мастер готов завершить формирование новой таблицы. Теперь предстоит выбрать, что вы хотите делать дальше: * изменить структуру новой таблицы (добавить, удалить или переименовать поля, изменить их последовательность); * приступить к непосредственному вводу данных в готовую таблицу; * создать специальную форму для ввода, которая позволит осуществить удобный ввод данных. Если вы хотите при этом воспользоваться на следующих этапах подсказкой, установите соответствующий флажок в нижней части диалогового окна. Нажмите на кнопку Готово. Мастер сформирует таблицу, и вы сможете приступить к вводу данных.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|