 |
|
Организация работы ЭК
4.1. ЭК работает в контакте с ЦЭК и ЭПК по плану, утвержденному руководителем предприятия.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.
4.4. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК.
4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Приложение 10 (справочное)
А. Примерный перечень законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела
1. Федеральный закон от 26 декабря 1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп., вступившими в силу с 1 января 2008 г.).
2. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (в ред. от 18 декабря 2006 г.).
3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (в ред. от 8 ноября 2007 г.).
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 1 декабря 2007 г.).
5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
8. Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (с изм. и доп., вступившими в силу с 15 декабря 2007 г.).
9. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (в ред. от 24 декабря 2007 г.).
10. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (в ред. от 23 сентября 2005 г.).
11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14 декабря 2006 г.).
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33.
13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233.
14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс.
15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176.
16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19 января 1995 N 2.
17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (в ред. от 21 февраля 2008 г.).
18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. N 452 (в ред. от 21 февраля 2008 г.).
19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536.
20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (в ред. от 7 июля 2006 г.).
21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
22. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министра культуры от 18 января 2007 г. N 19.
23. Приказ Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290.
25. Регламент Федерального архивного агентства, утв. приказом Росархива от 9 марта 2005 г. N 17.
26. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.
27. ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утв. постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст.
28. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документам. Общие требования", утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст.
30. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утв. Росархивом 5 августа 2005 г.
31. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.).
32. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182.
Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, разрабатываемых предприятием по вопросам документационного обеспечения управления (делопроизводства)*(200)
1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются: стратегия. политика и ответственность в области управления документами;
требования к управлению документами;
состав нормативной базы в области управления документами;
порядок проектирования и внедрения документных систем;
процессы и процедуры управления документами;
правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;
организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.
2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:
порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);
порядок приема документов и дел в архив компании;
правила комплектования, фондирования документов и дел;
порядок организации научно-справочного аппарата фонда;
порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;
порядок обеспечения сохранности документов и дел;
порядок уничтожения документов и дел;
порядок передачи документов на государственное хранение.
4. Положение о печатях и штампах, в котором описываются:
порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;
списки печатей и штампов, используемых предприятием.
5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера, включающая:
перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
перечень документальных носителей коммерческой тайны;
описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну (иные сведения конфиденциального характера);
описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).
6. Должностные инструкции сотрудников службы (отдела) ДОУ (делопроизводства).
Рогожин М.Ю.
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). - М.: Стандартинформ, 2007.
*(2) Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" понимается также организация или учреждение.
*(3) Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).
*(4) В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.
*(5) В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.
*(6) В рамках системы корпоративного делопроизводства.
*(7) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.
При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.
*(8) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.
*(9) Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.
*(10) Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.
*(11) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.
*(12) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.
*(13) От 22 октября 2004 г. N 98-ФЗ.
*(14) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. N 1182.
*(15) В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.
*(16) В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т.п.
*(17) См. в этой связи, например Федеральный закон "О коммерческой тайне" и Федеральный закон "О персональных данных".
*(18) Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
*(19) Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т.п., см. далее.
*(20) В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.
*(21) При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).
*(22) М.: Главархив, 1991. Положения ГСДОУ сохраняют свою силу в части, не противоречащей законодательным, иным нормативным правовым актам РФ.
*(23) На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников - например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить: а) по совместительству - на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками; б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора; в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).
*(24) См. в этой связи Методические рекомендации "Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации". - М.: ВНИИДАД, 2007.
*(25) При наличии последних в составе службы ДОУ - например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.
*(26) Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).
*(27) Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. N 72.
*(28) М.: ВНИИДАД, 2004.
*(29) См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37.
*(30) Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.
*(31) Утверждена вышеуказанным постановлением.
*(32) Если предусмотрено согласование проекта.
*(33) При наличии приложений.
*(34) См. в этой связи, например, положение об архивном отделе органа местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 76.
*(35) В ряде источников - технологии (работ).
*(36) См.: Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.). См. также: Методические рекомендации ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. Необходимо иметь в виду, что данные рекомендации определяют требования к разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
*(37) Если предусмотрено согласование проекта.
*(38) При наличии приложений.
*(39) Утверждено постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754. Необходимо иметь в виду, что данное положение регламентирует электронный документооборот, организуемый федеральными органами власти в рамках соответствующих информационных систем.
*(40) При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.
*(41) Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.
*(42) В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения о внеплановых мероприятиях (видах работ и т.п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.
*(43) К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.
*(44) Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.
*(45) См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 "Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике" от 28 мая 2003 г.
*(46) В соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений.
*(47) В соответствии с действующими гигиеническими нормативами.
*(48) При одновременном выделении в воздух офисного помещения вредных веществ, тепла и влаги количество приточного воздуха рассчитывается с учетом влияния всех неблагоприятных факторов.
*(49) Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов производимых на них работ.
*(50) См.: Приложение 4 к СанПиН 2.2.2.1332-03.
*(51) Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с ЭПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети.
*(52) При периметральном расположении ПК линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к сидящему за столом работнику.
*(53) При устройстве отраженного освещения допускается применение металлогалогенных ламп.
*(54) Для уменьшения влияния электростатического поля, образующегося при работе копировально-множительного оборудования, относительная влажность воздуха в помещении поддерживается на уровне верхней границы величин оптимального диапазона (55-60%).
*(55) Расположение рабочего места в пределах помещения должно, кроме того, обеспечивать надлежащее выполнение операций по его обслуживанию, ремонту и уборке.
*(56) На рабочем месте, где работа производится сидя, должны быть установлены удобные стулья.
*(57) При выполнении работ стоя.
*(58) Работы с мелкими деталями (изделиями), а также упаковочные работы следует производить на отведенных для этой цели и соответствующим образом оборудованных рабочих столах (магнитные "ловушки" для упавших деталей, резаки для бумаги (пленки), шпагата, липкой ленты и т.п.).
*(59) Поверхность сиденья должна иметь закругленный передний край.
*(60) Исключение составляют копировально-множительная техника настольного типа, которая может располагаться на специально отведенных для них столах (тумбах) вблизи рабочего места, оборудованного ПК.
*(61) Из расчета обеспечения работы одной смены.
*(62) Малые предприятия, индивидуальные предприниматели, как правило, разрабатывают сводную номенклатуру дел, минуя первый этап.
*(63) И документов - в составе соответствующих дел.
*(64) Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т.п.
*(65) Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.
*(66) В части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.
*(67) За исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые.
*(68) Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.
*(69) Например: "Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии".
*(70) Например: "Переписка с органами местного самоуправления".
*(71) Например: "Переписка по вопросам повышения квалификации работников - руководителей подразделений и их заместителей".
*(72) Например: "Переписка с ОАО "Фасет" по вопросам НИОКР".
*(73) Например: "Материалы заседаний аттестационной комиссии".
*(74) Например: "Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Ленинского района Московской области".
*(75) Например: "Ежегодные планы командировок и деловых поездок работников ОАО "Аверс".
*(76) Например: "Распоряжения по вопросам документационного обеспечения управления предприятием".
*(77) Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: "Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год", а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, к примеру, так: "Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за 1-е полугодие 2010 года".
*(78) Электронные базы данных (ЭБД), применяемые подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов (ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями (см. далее).
*(79) Как правило, присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке (начиная с дел, открывающих номенклатуру дел подразделения).
*(80) Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера - в количестве до 20 процентов от количества фактически заводимых дел.
*(81) Графа 3 номенклатуры дел ("Количество дел (единиц хранения)") при разработке ее проекта также оставляется незаполненной, см. далее.
*(82) За исключением случаев, когда архив является подразделением в составе службы ДОУ. По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.
*(83) Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая службу ДОУ. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в составе дел), о включении новых дел и т.п.
*(84) Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.
*(85) По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.
*(86) Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.
*(87) С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.
*(88) С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.
*(89) В котором организуется временное хранение дел (см. далее).
*(90) Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в состав Табеля форм и Альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.
*(91) Посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, а также распорядительных и нормативно-методических актов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.
*(92) В том числе о подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).
*(93) Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.
*(94) Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).
*(95) Электронные документы (ЭД), образующиеся в деятельности предприятия, участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.
*(96) Все операции по обработке входящих документов производятся в помещении группы деловой корреспонденции службы ДОУ.
*(97) Традиционных документов, относящихся к заказной корреспонденции, - под роспись с простановкой оттиска штампа отдела делопроизводства "Принято 00 месяца 0000 года" в соответствующем уведомлении.
*(98) Ошибочно адресованные документы сразу же возвращаются на почту для последующей пересылки к месту назначения.
*(99) Заполняется в зависимости от характера обнаруженных повреждений.
*(100) Исходящий номер указывается непосредственно после отправки.
*(101) Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по указанным на них сведениям можно определить адрес и личность отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении в конвертах личных или платежных документов.
*(102) Электронные документы предварительно распечатываются, при этом распечатка и информационный носитель регистрируются отдельно.
*(103) Заполняется в зависимости от характера обнаруженных недостатков.
*(104) Исходящий номер указывается непосредственно после отправки.
*(105) Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации, исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между структурными подразделениями (работниками) предприятия.
*(106) Документы на иностранных языках до передачи на рассмотрение направляются референту-переводчику для перевода, после чего вместе с зарегистрированным текстом перевода передаются по назначению.
*(107) Подлинник документа, предназначенный для исполнения несколькими структурными подразделениями (работниками), предварительно тиражируется, после чего оригинал получает ответственный исполнитель, а остальные исполнители (соисполнители) - его копии.
*(108) В необходимых случаях ЭД распечатывается с последующей простановкой на распечатке штампа: "Документ получен в электронном виде. Соответствует оригиналу", после чего распечатка регистрируется в соответствии с вышеописанными правилами.
*(109) Все операции по обработке исходящих документов производятся в помещении группы деловой корреспонденции службы ДОУ.
*(110) Журнал ведется в традиционном и электронном видах, а нумерация исходящих документов - в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.
*(111) Кроме того, проверяется и, при необходимости, приводится в соответствие комплектность документов (соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие приложений).
*(112) На заказную почтовую корреспонденцию составляется реестр.
*(113) В электронном сообщении, выполняющем функцию сопроводительного письма, указываются сведения об отправителе, название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), объем документа, информация о "сжатии" документа с указанием использованной программы.
*(114) Необходимость отправки распечатки определяется исполнителем документа.
*(115) Первый экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
*(116) Соисполнители, помимо перечисленного, обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ сведений, используемых при подготовке проекта документа, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
*(117) Документа, подготовленного на иностранном языке, - правилам грамматики этого языка.
*(118) В процессе редактирования также проверяется наличие в основном тексте документа ссылок на приложение (приложения) и их соответствие каждому приложению.
*(119) В необходимых случаях к проекту документа исполнителем готовятся сопроводительное письмо и лист согласования, порядок их подготовки соответствует порядку подготовки основного текста документа.
*(120) Состав реквизитов определяется видом документа.
*(121) Выдача копии непосредственно получателю производится под роспись в Журнале регистрации копий документов. О рассылке копий в Журнале регистрации копий документов делается отметка с указанием способа рассылки.
*(122) В общем случае на контроль исполнения ставятся все зарегистрированные предприятием документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов предприятия.
*(123) Ведется в группе контроля службы ДОУ либо инспектором по контролю.
*(124) Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
*(125) Одновременно устанавливается, насколько соответствует проект документа сущности поручения (резолюции), определяющих порядок его исполнения.
*(126) Проект документа, не удовлетворяющий тем или иным требованиям, подлежит доработке в сроки, установленные соответствующим поручением (резолюцией), но с учетом сроков исполнения документа.
*(127) В отсутствие исполнителя - его непосредственным начальником.
*(128) В отношении каждого документа допускается однократное изменение сроков исполнения, при этом сроки исполнения документов, подлежащих срочному (оперативному) исполнению, как правило, не продлеваются.
*(129) Руководителя соответствующего структурного подразделения или ответственного исполнителя.
*(130) О снятии документа с контроля делается отметка в журнале и ЭБД по форме: "Снят с контроля. Основание - ..." с указанием фамилии лица, принявшего решение о снятии документа с контроля.
*(131) На основе этой информации руководителем предприятия принимаются решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за их исполнением.
*(132) В специализированное архивное учреждение.
*(133) Объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку (по корешку) - 4 см. В необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов (частей), при этом индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением пометок "т. 1", "ч. 2" и т.д.
*(134) Как и в случае с приказами по кадрам, допускается формирование в разные дела различных видов протоколов - протоколов испытаний, протоколов заседаний и т.п.
*(135) При продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, и в следующем календарном году соответствующие материалы группируются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
*(136) Поступающие на предприятие письменные обращения по вопросам его деятельности, а также документы по их рассмотрению (исполнению) группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.
*(137) Наименование папки (директории) должно определяться согласно выше приведенным рекомендациям либо соответствовать наименованию БД.
*(138) Для обеспечения оперативного и безошибочного поиска дел индекс указывается не только на лицевой стороне, но и на корешке обложки дела (в верхней его части).
*(139) Даты дел, содержащих годовые документы (планы, отчеты и т.п.) могут не указываться, поскольку соответствующие сведения отражаются в заголовках дел.
*(140) В итоговой записи внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
*(141) Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком, см. далее.
*(142) К участию в работе комиссии могут также привлекаться специалисты (эксперты) сторонних организаций, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности.
*(143) Доступ к средствам хранения должны иметь только работники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.
*(144) В необходимых случаях, кроме того, может производиться - в направлении сверху вниз - последовательная нумерация полок шкафов (сейфов, стеллажей).
*(145) Резервные копии ЭД (БД) на автономных машинных носителях хранятся отдельно от оригинальных ЭД (БД).
*(146) Проверка наличия дел производится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел), проверка их физического состояния - путем их внешнего просмотра.
*(147) В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.
*(148) Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей.
*(149) Внесение уточнений в ранее заполненные реквизиты обложки дела производится при выявлении различных несоответствий - к примеру, при несоответствии составу документов заголовка дела в последний могут быть внесены уточнения.
*(150) В делах, не подлежащих переформированию, нумерация листов проверяется.
*(151) В необходимых случаях к описи составляется новая итоговая запись, а так же новая заверительная надпись.
*(152) Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку либо переплетаются - таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.
*(153) В состав ЭК включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель архива (лицо, ответственное за архив) предприятия, при этом председателем ЭК обычно назначается член руководства предприятия, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
*(154) Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.
*(155) В ходе отбора документов, кроме того, проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
*(156) Графа 6 не заполняется для описей постоянного хранения.
*(157) Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 года.
*(158) Об отсутствующих делах составляется справка, прилагаемая к описи дел.
*(159) Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п.
*(160) Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел.
*(161) В отсутствие у предприятия собственного архива документы передаются в ведомственный (отраслевой) или объединенный архив.
*(162) Подробнее о режимах хранения архивных документов см.: Основные правила работы архивов организаций. - М.: ВНИИДАД, 2004.
*(163) Уровень освещенности не должен превышать 20-50 лк на вертикальной поверхности стеллажа (на высоте 1 м от пола) и 100 лк - на поверхности рабочих столов.
*(164) К основным охранным средствам следует отнести системы видеонаблюдения и сигнализации.
*(165) По мере старения автономных машинных носителей должна производиться перезапись ЭД (БД) на новые носители (носители нового типа).
*(166) При наличии в составе архива предприятия нескольких хранилищ им так же присваиваются порядковые номера.
*(167) При обнаружении недостатков в состоянии дела либо отсутствия в деле каких-либо листов работниками архива составляется акт. На основании акта директором предприятия принимается решение о привлечении виновных к ответственности.
*(168) В необходимых случаях производится полистная проверка наличия листов имеющихся в деле документов.
*(169) Вспомогательными документами учета ЭД (БД) в архиве предприятия служат журнал учета поступления и выбытия ЭД (БД) и журнал учета перезаписей (миграций) ЭД (БД).
*(170) Предприятия (организации, учреждения) со сравнительно небольшим архивным фондом по согласованию с соответствующим архивным учреждением могут производить передачу один раз в три-пять лет. Это правило действует также в отношении научно-технической и специальной документации.
*(171) Досрочная передача документов предприятия на постоянное хранение допускается по согласованию с архивным учреждением в случаях изменения сроков временного хранения документов или угрозы утраты (уничтожения) документов.
*(172) Только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения, - до этого он проставляется карандашом (см. далее).
*(173) Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
*(174) На предприятиях (в организациях, учреждениях), в деятельности которых ежегодно образуется не более 200 дел постоянного хранения, опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
*(175) Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения должна соответствовать систематизации заголовков дел по сводной номенклатуре дел за этот же год.
*(176) В дальнейшем к указанной справке делается (и представляется) дополнение.
*(177) Об обнаруженных недостатках составляется акт. Недостатки устраняются силами архива предприятия, в сроки, согласованные с представителем архивного учреждения.
*(178) См.: Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007.
*(179) Утверждено распоряжением Губернатора Московской области от 25 ноября 2009 г. N 651-РГ.
*(180) Разработано в соответствии с положениями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и Основными правилами работы архивов организаций.
*(181) Разработана на основе: Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний. - М.: Альфа-Пресс, 2008.
*(182) Название подразделения документационного обеспечения управления (делопроизводства) - служба, отдел, группа и пр. - указывается в соответствии с организационной структурой компании и положением о данном подразделении.
*(183) С сохранением функций по организационно-методическому руководству и общему контролю за этой работой за службой ДОУ.
*(184) Номенклатуры дел подразделений (самостоятельных участков деятельности компании, требующих обеспечения документированной информацией) служат, кроме перечисленного, основой для составления номенклатуры дел компании (сводной номенклатуры дел) (см. далее).
*(185) Электронные документы (ЭД), образующиеся в деятельности компании, участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.
*(186) Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих свою деятельность в соответствующих субъектах РФ.
*(187) В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе одного или нескольких предложений.
*(188) Например, отдельные виды распоряжений могут состоять только из распорядительной части, отдельные виды писем - только из просьбы (напоминания, подтверждения и т.п.) без изложения каких-либо пояснений и т.п.
*(189) О порядке изготовления и использования бланков компании см. раздел 8 инструкции.
*(190) Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под контролем исполнения документов следует также понимать и контроль исполнения действий, предписываемых соответствующими документами.
*(191) Приложение к письму Федерального казначейства от 31 августа 2006 г. N 42-1.0-12/1337.
*(192) Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. N 72.
*(193) Если дата не указана, должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения.
*(194) На рисунке титульный и заключительный листы разделены пунктиром. Между ними располагается текст инструкции.
*(195) Здесь указываются наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, утвердившего проект инструкции.
*(196) Текст начинается на титульном листе и заканчивается на листе с подписью, см. далее.
*(197) Здесь указываются наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего (разработавшего) проект инструкции.
*(198) Отметка об ознакомлении работника с инструкцией и получении им экземпляра на руки может оформляться непосредственно на документе или в специальном журнале (см. ранее).
*(199) Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 12 января 2009 г. N 3.
*(200) Разрабатываются и вводятся в действие предприятиями самостоятельно.