Главная | Обратная связь

Методичні рекомендації

Форми— це спеціальні вікна, які призначені для полегшення перегляду записів у БД або для введення та редагування даних. Форми створюють на основі таблиць чи запитів. Форма може містити вибіркову інформацію з об'єктів, тому її використовують у роботі кількох користувачів з однією БД, і для кожного користувача можуть бути доступні окремі форми з певною інформацією БД.

Створення нової форми аналогічне до створення будь-якого об'єкта БД.

1. У вікні бази даних вибрати для роботи об'єкт «Форми».

2. Активізувати команду Создать.

3. У вікні створення форми вибрати зі списку ім'я таблиці, для даних якої створюють форму, та режим створення форми.

Працювати з формою можна в режимі конструктора, форми та у режимі таблиці.

Режимом конструкторакористуються для створення форми за своїм проектом. У цьому випадку користувач сам вирішує, які елементи міститиме форма, в якому місці форми будуть розташовані та який вигляд (розмір, колір) вони матимуть.

Із готовими шаблонами форм працюють у решті режимів. Користуючись шаблонами СУБД, можна створити форми в таких режимах:

а) за допомогою автоформи;

б) використовуючи Мастер форм;

У режимі автоформи у форму переносять усі поля вказаних таблиці або запиту. За розташуванням полів розрізняють такі автоформи:

а) в колонку;

б) в рядок;

в) табличні.

В автоформівсі поля розташовані на окремому рядку, в колонку, а ліворуч від неї, в другій колонці вказано значення полів. Бланк форми на екрані містить один запис. Форми теж містять панель навігації, звідки можна переглядати всі записи.

У рядкових автоформахзначення записів виводяться рядками, над якими є назви полів. Форма виводить на екран усі поля записів, розміщені у розмірі формі, тому значення кількох або всіх полів можуть бути скороченими.

Таблична автоформамає вигляд таблиці, у якій кожному запису відповідає рядок, а полю — колонка. Імена полів такі самі, як в об'єкті «таблиці». Таблична автоформа містить лінійку прокрутки для перегляду значень полів, що не знаходяться в розмірі форми.

Використання режиму майстра є поетапним створенням форми за визначеними СУБД вказівками.

Мастертеж пропонує вигляд форм, як і автоформа. Але якщо при виборі автоформи у форму автоматично переміщуватися усі поля початкового об'єкта, то в режимі майстра користувач сам вирішує, які поля будуть у формі. Мастертакож дає змогу використати для форми декілька об'єктів, користувач сам вирішить, які поля з них необхідно перенести у форму.

Якщо записи таблиці, на базі якої створюють форму, були впоряд­ковані, дані форми також будуть упорядковані автоматично. У формі зберігається і фільтрація даних таблиці для першого перегляду цих даних. У наступних сеансах роботи фільтрацію даних у формі необ­хідно поновити.

Підпорядкована форма— це форма, яка знаходиться всередині іншої форми. Первинна форма називається головною формою, а форма всередині форми називається підлеглою формою.

Комбінацію «форма/підпорядкована форма»часто називають ієрархічною формою. Найчастіше підпорядковані форми ви­користовують для зв'язку між таблицями «один до багатьох». На прикладі БД «Україна» таку комбінацію форм використаємо для таблиць «Області-» та «Санаторії», тоді головна форма міститиме головну інформацію відомості про область, а підлегла — про ліку­вальні можливості області.

Головна форма завжди є простою формою з одним записом у бланку форми, підлегла може мати вигляд, вибраний за бажанням користувача.

Головна форма може мати довільну кількість підлеглих форм. Також MS Access дає змогу розробляти у формі сім рівнів під­порядкування: основна форма має підпорядковану, та в свою чергу утримує підпорядковану тощо. Прикладом може бути схема форм для нашої БД «Україна» (рис.18).

У готовій складній формі підпорядкована форма може бути пред­ставлена як власне підпорядкована, так і зв'язана. Підпорядкована форма розкрита і знаходиться на «території» головної форми, а зв'язана в головній формі подана у вигляді кнопки. Вона розкрива­ється кліком мишки на її кнопці.

У СУБД Access звітявляє собою форму спеціального типу, при­значену для виведення даних на друк.

Звіт створюють за необхідності під час обробки даних однієї або кількох (декількох) таблиць, запитів, для підведення підсумкових розрахунків та виведення їх на друк. Програма не тільки пропонує готовий вигляд звітів, а й дає змогу змінювати розмір та зовнішній вигляд всіх елементів звіту.

Результатом створення звіту може бути будь-який вигляд тексто­вого документу, наприклад: поштова наклейка, діаграма як графічний засіб представлення результатів обчислень, таблична форма з резуль­татами обчислень та графічним оформленням (емблемами, логоти­пами, декоративними лініями, тощо).

Звіт є об'єктом БД, призначеним для друку, збереження створеного звіту можливе в тому разі, коли комп'ютер укомплектований принте­ром. Якщо принтер відсутній, на екрані монітора можна переглянути макет звіту.

Створення звіту, як нового об'єкта бази даних, відбувається за стандартною схемою: у вікні бази даних вибирають об'єкт «Отчеты»,після активізації команди Создатьвикликають конструктор або майс­тер. Майстер, як завжди, пропонує крок за кроком обрати необхідні дії для створення звіту. Графічне оформлення звіту створюють у ре­жимі конструктора.

Перед створенням звіту необхідно продумати, які початкові дані він буде утримувати та які обчислення необхідно здійснити.

Алгоритм створення звіту(пункти алгоритму вказані за вікнами майстра):

1. Відкрити свою базу даних.

2. Вибрати «Отчеты».

3. Вибрати команду Создать.

4. Із запропонованих форм звітів обрати команду створення звіту за допомогою майстра.

5. На цьому етапі можна обрати створення звіту у вигляді діаграм, поштових наклейок, а також скористатися авто звітом стовпчиковим або смугастим, як у формах.

6. Виконувати вказівки майстра: вибрати із списку таблицю, на основі якої створюється звіт.

7. Із таблиці вибрати поля, дані яких будуть оброблятись звітом.

8. Якщо необхідно додати подібним чином дані з інших таблиць або звітів.

9. Обрати рівні групування.

Під час створення звіту можна виконувати групування даних. Звіт може містити кілька рівнів груп. Наприклад, база даних «Україна» містить таблицю, яка містить відомості про області України та всіх сусідів кожної області. На базі такої таблиці можна створити звіт, в якому буде зафіксовано, скільки сусідніх областей має дана область а також будуть перелічені для кожної області її сусіди. Дані в звіті будуть представлені так, що назва області та назви її сусідів будуть відокремленими, тобто згрупованими.

 

Хід роботи

Відкрити БД «Україна».