 |
|
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
229. Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
230. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання та відбору документів для внесення до Національного архівного фонду (далі – НАФ).
231. В установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 22) та зведена номенклатура справ установи (додаток 23).
Номенклатура справ структурного підрозділу установи розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство та контроль у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з архівом установи чи особою, відповідальною за архів установи.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається особою, відповідальною за архів установи.
232. Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі – ЕК установи) та погоджується експертно–перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи.
233. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК відповідного державного архіву. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий у особи, відповідальної за архів установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, третій розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи або використовується службою діловодства як робочий, четвертий – надсилається до державного архіву, з яким погоджувалась зведена номенклатура справ.
Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
234. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
235. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
236. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06–12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04–1/07, де 04–1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно–питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи–додатки до будь–якого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Накази з основної діяльності Головного Управління ДСНС України у Дніпропетровській області", "Річні плани роботи Головного управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Харківській області та звіти про виконання планів".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Державною службою України з надзвичайних ситуацій про затвердження і внесення змін до штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань цивільного захисту".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово–звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2013 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2012 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно–розпорядчої документації, планово–звітної документації, листування, обліково–довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
238. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
239. Справи формуються в установі децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
240. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).
241. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
242. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
243. Накази з основної діяльності, з адміністративно–господарських питань, по особовому складу групуються у різні справи. Накази по особовому складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
244. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
245. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
246. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
247. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
248. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ–відповідь розміщується за документом–запитом.
249. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої
влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (із змінами).
250. Розрахунково–платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
251. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом установи (особою відповідальною за архів).
Зберігання документів
252. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів установи і особи, відповідальні за ведення діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
253. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
254. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
255. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка – замінник (додаток 24). У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
256. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
257. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
В окремих випадках на письмову постанову судово–слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому впровадженні, за письмовою вказівкою керівника установи здійснюється вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт (додаток 25) у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві установи, а другий передається відповідному судово–слідчому органу. У справі обов'язково залишається засвідчена належним чином копія.