 |
|
Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
На прохання підвідомчих установ.
При здійсненні оперативних зв'язків.
Рекламна діяльність фірми.
По роботі з клієнтами.
Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Реквізити службового листа:
1. Емблема, нагороди.
2. Назва та адреса організації - відправника.
3. Номер та дата листа.
4. Адресат.
5. Номер та дата ініціативного документа.
6. Текст.
7. Перелік додатків із вказаною кількостю сторінок.
8. Підпис керівника.
9. Віза виконувача.
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адресу, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.
2. - інформаційні, гарантійні.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Діловий стиль листів підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
2. Лист-відповідь (відмова).
Логічна схема:
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Зразок тексту листа - відповіді:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді.
3. Супроводжувальні листи.
Зразок тексту супроводжувального листа:
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виписана.......
Акт
Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта однією, але спеціально уповноваженою особою - ревізором або інспектором. Акти складають по результатам ревізії при передачі справ, прийомі об'єктів на випробування, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником вищої установи).
Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом, особами, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.
Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.
Реквізити акту:
1. Реквізити штампа загального бланку.
2. Код підприємства по 2КПО.
3. Код форми документу по 2КУД.
4. Назва виду документа.
5. Дата, індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Гриф затвердження.
8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків.
10. Підпис голови та членів комісії.
11. Відмітка про візування.
12. Відмітка про контроль.
13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).
У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.
В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.
Зразок акту:
Національний
педагогічний університет
імені Михайла Драгоманова
педагогічно – індустріальний
факультет
10.07.2004 № 17
М. Київ
АКТ