Главная | Обратная связь

Телеграми та телефонограми

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

Телефонограми - це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Облік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреси - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

Зразок телефонограми: