 |
|
Ресурсне забезпечення управління змістом робіт
Важливим аспектом визначення послідовності робіт в процесі управління змістом робіт організації є планування ресурсів. Планування ресурсів передбачає визначення того, які ресурси (людські, часові, матеріальні та ін.) і в якій кількості мають бути задіяні для виконання робіт.
Вхідними даними для планування ресурсів є:
1) ієрархічна структура робіт, яка визначає елементи роботи, яким знадобляться ресурси і які, таким чином, є головними вхідними даними для планування ресурсів;
2) архівна інформація;
3) описання змісту робіт, яке містить обґрунтування і завдання робіт (і те й інше має бути враховано при плануванні ресурсів);
4) описання ресурсів. При плануванні ресурсів необхідна інформація про те, які ресурси (людські ресурси, обладнання, матеріали) є потенційно доступними. Ступінь деталізації і рівень конкретності при описанні ресурсів буде варіюватися. Наприклад, на ранніх фазах інженерного проекту перелік ресурсів може включати велику кількість «молодших і старших» інженерів. Проте, на більш пізніх фазах того самого проекту перелік ресурсів може бути обмежений особами, обізнаними з проектом у результаті роботи на більш ранніх фазах;
5) організаційна політика. Політика організації відносно персоналу та його найму, закупівлі комплектуючих частин і устаткування має враховуватися при плануванні організаційних ресурсів.
Серед методів та засобів планування ресурсів виокремимо: експертні висновки (висновок експерта необхідний для оцінки вхідних даних роботи); визначення альтернатив (наприклад, метод «мозкового штурму»).
Результативними ознаками планування ресурсів є: вимоги до ресурсів (результати планування ресурсів - це описання того, які типи ресурсів і в яких кількостях необхідні по кожному елементу ієрархічної структури робіт; такі ресурси будуть отримані або шляхом комплектування штату або шляхом їх закупівлі); оцінка вартості ресурсів, яка включає розробку приблизної (оцінки) вартості ресурсів, необхідних для виконання робіт (так, оцінка вартості ресурсів включає отримання оцінки ймовірних кількісних результатів - скільки коштуватиме для організації, що виконує роботи, розробка конкретного виду продукту чи послуги); оцінка вартості робіт, яка включає визначення і розгляд різних вартісних альтернатив (наприклад, у більшості прикладних сфер додаткова робота протягом фази розробки широко використовується для скорочення витрат у фазі виробництва продукції або послуг).
Планування інформаційного зв’язку в процесі управління змістом робіт
В процесі виконання робіт значимим є планування і встановлення інформаційного забезпечення діяльності організації в процесі управління змістом робіт та налагодження інформаційного зв'язку між підрозділами в процесі управління змістом робіт.
Серед методів та засобів для планування інформаційного зв'язку виокремимо наступні.
Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби в інформації різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані, для того щоб розробити методичний і логічний огляд потреб в інформації і джерел для задоволення останніх. Аналіз передбачає також розгляд придатних для даного виду робіт методів і технологій, завдяки яким надходитиме необхідна інформація. В даному аспекті слід уникати зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.
План управління комунікаціями. План управління комунікаціями - це документ, в якому відображені: структура збору і зберігання інформації (детальне описання того, які методи використовуватимуться для збору і зберігання різних типів інформації. Процедури повинні також передбачати збір і поширення вже відкоригованого попереднього матеріалу); структура поширення інформації - детальне описання того, кому адресована інформація (звіти про стани, дані, календарний план, технічна документація тощо) і які методи при цьому будуть використані (письмові звіти, наради і та ін.); описання поширюваної інформації, включаючи обсяг, зміст, рівень деталізації та використовувані угоди-визначення; виробничі календарні плани, в яких інформується, коли який інформаційно-комунікативний зв'язок здійснюватиметься; методи доступу до інформації, що йтиме запланованими інформаційними каналами; метод коригування й удосконалення плану управління інформаційним зв'язком на тлі просування та розвитку робіт та видів діяльності.
План управління комунікаціями може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах певного виду робіт. Він є додатковим елементом загального плану роботи.
Звітування про виконання робіт. Звітування про виконання робіт включає збір і поширення інформації про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей роботи з метою забезпечення нею зацікавлених осіб. Цей процес включає: складання звіту про стан виконання робіт (здійснюється описання того, в якій фазі на даний час перебуває робота); звіти відносно просування роботи (відбувається описання того, чого досягла команда).
Звіти про виконання робіт, в цілому, повинні надавати інформацію стосовно змісту календарного плану, його вартості та якості. Багато які види робіт також вимагають інформації щодо існуючого ризику та стану закупівель робіт. Звіти можуть бути усесторонніми або зорієнтованими на виключну ситуацію.
В якості методів та засобів для звітування про виконання робіт можуть використовуватися:
Розгляд стану виконання робіт. Розгляд стану виконання робіт здійснюється на спеціальних нарадах; як правило, такі розгляди базуються на звітах про виконання.
Аналіз відхилень. Аналіз відхилень передбачає порівняння фактичних результатів робіт з плановими або очікуваними. Найчастіше аналізу піддають ціни та графіки, однак, відхилення від плану, змісту, якості та ризиків в ході виконання робіт виявляються часто так само важливими.
Аналіз тенденцій. Аналіз тенденцій включає дослідження через певні відрізки часу результатів роботи з метою визначення того, чи поліпшується або погіршується її виконання.
Аналіз освоєного обсягу робіт. Аналіз освоєного обсягу робіт в різних формах є найбільш часто використовуваним методом контролю виконання робіт. Він полягає у контролі показників змісту, вартості та календарного плану й допомагає команді керівників робіт оцінити їх виконання. Аналіз освоєного обсягу робіт включає контроль таких трьох основних показників по кожному виду робіт: бюджет, або бюджетна вартість запланованих робіт (частина затвердженого кошторису, що планується бути витраченою за певний період часу); фактична вартість виконаних робіт (сума прямих і непрямих грошових витрат на виконання робіт за певний період часу); освоєний обсяг, або бюджетна вартість виконаних робіт (відсоток загального бюджету, що дорівнює відсотку фактично виконаної роботи в рамках загального обсягу робіт). Ці три показники використовують в поєднанні, щоб визначити, чи буде робота завершена так, як планувалося, чи ні. Найчастіше використовують вартісне та планове відхилення., а також показник вартісного виконання.
Методи та засоби поширення інформації. Результати звітування про виконання робіт можна класифікувати наступним чином:
- звіти про виконання робіт. Звіти про виконання робіт групують, підсумовують зібрану інформацію і подають результати аналізу. У звітах надані види інформації та рівень деталізації, необхідний для різних зацікавлених осіб, мають бути такими, як це задокументовано в плані управління інформаційним зв'язком. Звичайні форми звітів про виконання робіт включають лінійні графіки (графіки Гантта), S-криві, гістограми та таблиці;
- запити на зміну. Аналіз виконання робіт часто генерує запит на зміну деяких аспектів роботи. Цими запитами на зміну управляють у спосіб, який застосовується в різних процесах контролю за змінами (наприклад, управління зміною змісту, контроль календарного плану і т. ін.).
Тема 7