Главная | Обратная связь

Проведення роботи щодо залучення зацікавлених сторін до підготовки і проведення громадських слухань.

В першу чергу слід зацікавити та залучити на свій бік фахівців з питань, що обговорюватиметься на слуханнях, (за галузями задоволення потреб населення), а також представників громадських організацій, партій тощо. Спільні консультації з ними, поступове надання їм відповідної інформації мають такі позитивні моменти:

—запобігання можливості появи серед них негативного ставлення до діяльності організаторів слухання з питань, що пов'язані з предметом їх діяльності чи інтересу;

— залучення "союзників", які активно допомагатимуть в подальшій роботі;

— попереднє оголошення майбутнього слухання серед вказаної категорії "зацікавлених сторін ", їх знайомих, родичів, сусідів;

— формування позитивної думки про організаторів слухань та роботу, яка проводиться, її необхідність та корисність для усіх мешканців.

Далі необхідно виявити зацікавлені категорії серед населення, щоб підготовчу роботу спрямувати на них, а не розпорошувати зусилля та кошти на залучення широкого загалу. При цьому треба мати на увазі роботу у фокус-групах та інші неформальні форми співпраці.

Чітке виконання цих необхідних заходів допоможе уникнути якщо не всіх, то переважної більшості можливих перешкод.

Залучення експертів. Потенційні кандидати.До них можуть належати:

— учасники спільних акцій;

— колишні колеги організаторів слухань;

— автори публікацій на тему слухань.

Їх можна знайти серед працівників органів місцевої влади та комунальних підприємств, представників незалежних "мозкових центрів", громадських, урядових, наукових та інших організацій.

Наприклад, для слухань на тему управління комунальним майном може бути залучено:

На місцевому рівні:

— теперішніх, або колишніх працівників комунальних підприємств;

— членів асоціацій та спілок працівників комунального господарства;

— фахівців приватних фірм і підприємств, що задіяні або можуть бути задіяні у процесі вироблення відповідних послуг для населення;

— викладачів і студентів місцевих вузів, що займаються питаннями регіональної економіки.

Експерти "зі сторони":

— представники центральних органів виконавчої влади, що займаються питаннями розвитку комунального господарства;

— фахівці відповідних науково-дослідних установ;

— експерти місцевого рівня, але запрошені з інших регіонів.

Критерії відбору експертів:

— професіоналізм;

— політична незаангажованість;

— різносторонність підходів, розширення обсягу інформації.

Мотивація експертів до участі в підготовці та проведенні слухань:

— спільність поглядів і позицій;

— зацікавленість у вирішенні проблеми;

— самореклама - можливість одержати (підтвердити) публічне визнання кваліфікації експертів;

— можливість "помножити" власний імідж експерта та імідж організаторів цього заходу;

— можливість подальшої участі в інших акціях організацій-учасників слухань;

— почуття власної потрібності, причетності;

— матеріальна зацікавленість.

Якщо слухання проводяться вперше, найкраще почати з "наведення мостів" із зацікавленими сторонами. Проведення зустрічей з громадськими організаціями, бізнесменами є надзви­чайно важливими, адже більшість громадян мають лише поверхове уявлення про шляхи вирішення існуючої проблеми. Неформальні зустрічі дозволять наблизити одне до одного місцеву владу, бізнесові кола і громадські організації та окремі групи громади.

Добре підготовлена робота із зацікавленими сторонами з боку фахівців, громадських організацій та політичних партій вже принесе попередній успіх в плані інформування мешканців та забезпечення їх присутності на слуханні.

Слід враховувати, що в громадських організаціях працюють найбільш активні та соціально небайдужі громадяни. Тому адекватне їх зацікавлення та переконання у важливості того, що готується, додасть організаторам прихильників і сприятиме успішному проведенню цього заходу. Існує висока вірогідність, що ці організації допоможуть:

— в поширенні інформації про слухання;

— в діяльності робочої групи;

— організації роботи експертів;

— забезпечити явку на слухання найактивнішої і найбільш свідомої частини мешканців відповідного населеного пункту;

— у проведенні засідань фокусних груп;

— інформаційному забезпеченню як підготовчого періо­ду, так і висвітленню самого слухання;

— створити позитивне інформативне поле навколо заходу;

— надати ваги усьому процесу в очах державних службовців;

— забезпечити та підготувати приміщення для проведення слухання.

Роботу з громадськими організаціями та партіями слід роз­починати з визначення їх переліку та аналізу рейтингу в соціально-політичному житті міста. Досвід підказує, що такі організації як "Просвіта", Товариство захисту прав споживачів, Товариство захисту довкілля (екологи), ветеранські структури скрізь найактивніші і мають достатній вплив на формування громадської думки.

Політичні структури різняться за вагою в різних регіонах України і потребують індивідуального підходу.

В усіх випадках доцільно проводити не загальні збори в цих структурах, а більш неформальні заходи, наприклад: консультативні зустрічі, круглі столи, семінари, фокус-групи, на яких легше переконати, створити позитивне враження. Зокрема, робота в фокус-групах дозволяє отримати цінну інформацію, які саме засоби масової інформації варто залучити до анонсування слухання та висвітлення роботи цього заходу. Це дозволить забезпечити ефективність інформаційної акції, а також і зекономити значні кошти та уникнути зайвих зусиль.

До того ж респонденти-мешканці міста самі підкажуть, як краще їх зацікавити до роботи в слуханнях та якого роду інформацію їм необхідно підготувати та подати, щоб забезпе­чити достатню поінформованість аудиторії.

Ці зустрічі слід дуже добре готувати, використовувати ілюстративний матеріал, наголошуючи на значенні, яке мають представники даної організації в житті громади і можливості їхнього сприяння у вирішенні відповідної суспільної проблеми.

Заходи з інформування громадськості щодо проведення громадських слухань(або реалізація медіа плану).

В медіа-плані повинно бути передбачено не тільки те, в який спосіб громадяни дізнаються про проведення громадських слухань, але й заходи, що забезпечать високу вірогідність їх участі. Як мінімум, громадяни повинні отримати чітку інформацію про те, "де", "коли", "о котрій годині" і "з якого питання" планується провести громадські слухання, яка роль кожного учасника у них і який результат очікується. Як вже зазначалось, до цього процесу бажано залучити фахівців, які б могли допомогти спланувати чи провести інформаційну акцію.

Окремі форми інформування вже представлено в попередньому пункті заходів плану підготовки слухань.

Для належного інформаційного забезпечення, можуть бути використані наступні можливості:

— прес-релізи до відібраних засобів масової інформації, поточне інформування редакцій цих засобів про важливі зустрічі, круглі столи та самі слухання;

— прямі контакти з кореспондентами, редакторами різних засобів масової інформації;

— використання засобів масової інформації через причетність до них громадських організацій та партій;

— у випадку участі в роботі слухань офіційних осіб буде забезпечено і офіційне висвітлення цього заходу в пресі, по радіо та місцевому телебаченні.

— Не менше як за чотири тижні до проведення слухань в людних місцях (поблизу торгових центрів, зупинок громадського транспорту, на майданах, центральних вулицях, поблизу поштових відділень тощо) слід розташувати рекламно-інформаційні щити з інформацією про слухання.

Таким чином, приблизно за місяць до проведення слухання серед громадськості повинно бути створено достатнє інформаційне поле про майбутнє слухання.

Окрім того, у всіх інформаційних джерелах необхідно подавати контактні телефони організаторів для можливості прямих контактів, запитань, уточнення отриманої інформації за­цікавленим мешканцям.

Розробка тимчасового регламенту та сценарію проведення громадського слухання.

Основні вимоги до правил проведення громадських слухань (тимчасового регламенту):

— гнучкість;

— надання рівних можливостей усім учасникам в роботі слухань, неможливість "монополізації" виступів одним з виступаючих чи однієї із зацікавлених груп учасників;

— перед початком ведучий повинен оголосити правила проведення слухань. На ньому лежить відповідальність неупередженого дотримання правил і основної теми обговорень. Усі доповіді, питання, відповіді, будь-які інші виступи відбуваються тільки з його дозволу. Ведучий має право робити коментарі після виступу учасника слухань лише з метою його уточнення.

Виступи повинні бути обмеженими у часі і конкретними. Оптимальний час для доповіді — 10-15 хвилин; привітання — 3-5 хвилин; питання, відповіді, коментарі і виступи без поперед­нього запису — 1-2 хвилини.

Голосування.Першим на голосування виноситься проект рішення, що підготовлено робочою групою. Після цього може бути винесено проекти альтернативних рішень. Якщо існують поправки до документу, який було прийнято "за основу", створюється редакційна комісія слухань за участю представників робочої групи, авторів відповідного проекту рішення та авторів поправок. Після цього проект рішення слухань може бути прийнято в цілому або доручено редакційній комісії протягом короткого періоду після слухань прийняти кінцеву редакцію підсумкового документу. Якщо документ не було проголосовано "в цілому", остаточним вважається рішення, прийняте "за основу". За допомогою помічників, які ведуть підрахунки го­лосів, ведучий оголошує результати голосування.

Перед розробкою сценарію плану проведення громадського слуханняорганізаторам (робочій групі) треба визначитись із формою обговорень проблеми. Наприклад, це може бути представлення одного проекту і його обговорення, представлення і обговорення кількох альтернативних проектів або збір про­позицій учасників за допомогою методу "мозкового штурму".

Розробка сценарію проведення громадського слухання передбачає врахування таких основних питань:

— Хто виступить із вітальним і заключним словом?

— Хто відкриває і закриває слухання?

— Яким роздатковим матеріалом необхідно забезпечити учасників слухань?

— Якими будуть основні питання для дискусії?

— Скільки часу потрібно виділити на обговорення кожного питання?

— Яку нову інформацію необхідно повідомити учасникам слухань і яку додаткову інформацію передбачається отримати від них? Як це зробити технічно?

— У якій формі будуть ставитися питання під час дискусії?

— Як в разі потреби доведеться стимулювати активність учасників?

— Хто буде ведучим, секретарем слухань?

— Які "провокаційні" питання треба поставити, щоб активізувати дискусію чи спрямувати її у конструктивному напрямку?

— Скільки часу планується відвести на питання з місць, щоб встигнути відповісти на кожне з них?

— Що робити, якщо час обговорень вже вичерпано, а є ще багато бажаючих виступити?

— Які рішення очікується прийняти на слуханнях, і що потрібно зробити для закріплення їх успіху?

— Які практичні доручення може бути зроблено в результаті слухань і хто їх буде виконувати?

— Реєстрація учасників: форми, процедури, виконавці.

— Збір та обробка пропозицій учасників слухань.

Робота з експертами, збір та обробка пропозицій від громадян та інших зацікавлених сторін.Робота експертів складається з двох напрямів діяльності - видимого і невидимого для більшості учасників. Перший стосується відпрацювання питань підготовки заходу і є "за кадром" для широкого загалу. Ця робота пов'язана з підготовкою та опрацюванням матеріалів і аргументів до теми і проблематики громадських слухань. Інший напрям пов'язаний з виступами експертів під час слухань. Психологічно люди довіряють більше "немісцевим" експертам, тому бажано запросити фахівців навіть з іншого міста, особливо якщо це стосується їх активної участі безпосередньо під час слухань.

Заходи щодо технічного забезпечення слухань. Потрібно взяти до уваги вимоги щодо місця (приміщення) проведення слухання. Цей фактор може суттєво вплинути на кількість присутніх на заходах, оскільки справляє серйозний психологічний вплив на учасників. Відомо, що мало людей погодяться прийти в похмуру, незатишну залу або в малознайоме місце. Зазвичай, привабливим для мешканців буде відвідання знайомого затишного та зручного приміщення.

Не рекомендується проводити громадське слухання в актових залах державних та представницьких органів влади. Надмірний офіціоз та казенність не сприятимуть відвідуваності слухання з боку громадськості, і на заході будуть присутні лише представники владних структур та деяких громадських організацій, а це — явна запорука його невдачі.

При виборі місця проведення слухання варто враховувати можливість використання актових залів деяких громадських організацій, з якими співпрацює робоча група, як при роботі над визначенням шляхів вирішення проблеми, що виноситься на слухання, так і при підготовці самого слухання. Як правило, назустріч завжди радо ідуть "Просвіта", жіночі організації. В даному випадку має місце обопільна користь - вказані організації підвищують свій рейтинг, значущість в очах мешканців, а організатори проведення слухання не несуть значних витрат з оплати приміщення.

На випадок непередбаченої кількості присутніх необхідно забезпечити додаткові стільці, які повинні знаходитись у зручному і швидко доступному місці.

Використання технічних засобів.Застосування технічних засобів під час проведення громадських слухань збільшує їх ефективність у кілька разів. Наприклад, не говорячи про мультимедійне обладнання, звичайний проектор полегшує роботу виступаючих, а для слухачів набагато краще сприймати заздалегідь підготовлену і добре продуману візуальну інформацію, яка спрощує сприйняття всієї інформації в комплексі. На таких заходах досить ефективним є використання великих альбомів з відривними аркушами, англійська назва фліп-чарт (flip-chart). Вони прикріплюються на спеціальній підставці, а окремі аркуші, що легко відриваються, із зафіксованою на них інформацією прикріплюються за допомогою липкої стрічки ("скотча") в зручних для аудиторії місцях. Як і проектор, це справляє вдалий візуальний ефект на аудиторію. Але тут є свої переваги - учасники мають змогу одночасно бачити кілька зафіксованих варіантів думок і пропозицій.

Якщо приміщення велике або планується присутність понад ЗО осіб, слід використати систему підсилення звуку з мікрофонами для головуючого, фахівців та виступаючих. Можливо, потрібно встановити обладнання для організації стенограми.

Якщо приміщення велике або планується присутність понад З0 осіб, слід використати систему підсилення звуку з мікро­фонами для головуючого, фахівців та виступаючих. Можливо, потрібно встановити обладнання для організації стенограми.