 |
|
Распорядительные документы
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Решения, представленные в распорядительных документах, различны по своему содержанию и могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и методов осуществления основной деятельности, обеспечение организации различными видами ресурсов (финансовых, трудовых, материальных, информационных).
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
- с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
- их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
- они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
К распорядительным документам относятся: постановление; решение; указание; приказ; распоряжение.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:
1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, указаниях) используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ), что является отражением принципа единоначалия.
В постановлениях (распорядительных актах), принимаемых коллегиальными органами, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ), что является отражением принципа коллегиальности.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка.
Нередко в констатирующей части дается изложение акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки типа «в соответствии», «в связи», «в целях». Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе. Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку и располагаются от начала отдельной строки. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Совет Министров России
постановляет
Коллегия
решает
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: управляющим филиалов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «организовать», «разработать» и т.п.
Текст распорядительного документа должен имеет заголовок, который начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных, например: «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», или существительных, указывающих на предмет, например: «Об итогах...», «О мерах...»
В состав реквизитов распорядительных документов входят: Герб России, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметка о согласовании.
1. Постановление – правовой акт, принимаемый органами Федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
2. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
3. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
4. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием.
В деятельности организаций различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений вышестоящих организаций. Текст приказа должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые необходимы для его исполнения.
Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.
Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.
Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.
Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.
5. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.