 |
|
Информационно-справочные документы
Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактичеком положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относят: протокол, докладная записка, объяснительная записка, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и др.
Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархическим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
а) справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.
Справки бывают двух видов:
- с информацией о фактах и событиях служебного характера;
- выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.
б) протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на советах, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Текст должен строиться по формуле: слушали — выступили — постановили.
Ведет протокол секретарь или специально назначенное лицо. Протокол подписывает председатель и секретарь заседания, который должен отредактировать текст протокола и ознакомить каждого выступившего с записью его выступления и получить подпись автора выступления.
Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколы нумеруют в пределах календарного года и формируют в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
в) докладные записки – документ, предоставленный сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений, или предприятия, в которых излагается какой–либо вопрос с выводами и предложениями.
г) объяснительная записка – документ, поясняющий содержание некоторых положений основного документа (плана, отчета, проекта, разработки) или объясняющие причины какого–либо события, факта, поступка.
д) служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Служебная записка – документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.
е) акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:
- при смене руководителей или работников, являющихся материально ответственными лицами, составляются акты приема и передачи дел;
- при проверке деятельности организации или структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии.
ж) телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов (передается по телеграфу, имеет исходящий номер).
Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Подписи в телеграмме заверяют печатью предприятия, чтобы исключить возможность подачи телеграмм другими лицами от имени данного предприятия.
з) телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов. Телефонограмма передается по телефону путем ее диктовки и записывается получателем в специальный журнал.
После приема телефонограмма передается на ознакомление должностному лицу, на имя которого она направлена. Телефонограмма считается переданной, если сообщена фамилия лица, принявшего ее.