 |
|
СПРАВОЧНИКИ И ВОЗМОЖНОСТИ РАБОТЫ СО СПРАВОЧНИКАМИ
Справочник – это хранитель постоянной информации об объектах учёта и может использоваться для ведения аналитического учёта. В этом случае он должен соответствовать некоторому субконто.
Справочники содержат относительно стабильную информацию, используемую при работе Типового решения «1С-Рарус: Автотранспорт». Благодаря использованию справочников можно не дублировать информацию в базе данных. Так, каждый элемент номенклатуры, с которой имеет дело ваша компания, описывается в Типовом решении только один раз (стандартный справочник «Номенклатура»). Такая организация хранения информации позволяет избежать ошибок, упрощает работу и предоставляет следующие преимущества:
· ввод исходной информации в компьютер происходит однократно;
· при изменении характеристик некоторого элемента справочника эти изменения приобретают силу сразу во всей базы данных.
Часть справочников не имеет своих собственных диалоговых окон. Такие справочники являются подчинёнными для других справочников (например справочник «Тарифы» подчинён справочнику «Модели транспортных средств»). Справочники, относящиеся к Типовому решению, доступны при помощи выбора «Транспорт», «Справочники».
В Типовом решении «1С-Рарус: Автотранспорт» организованы следующие справочники:
· Транспортные средства;
· Водители;
· ГСМ;
· Виды перевозок;
· Бухгалтерия и финансы;
· Адреса, маршруты;
· Условия работы автомобиля;
· Типы простоев.
Заполнение и редактирование справочников возможно в процессе работы с документами.
МНОГОУРОВНЕВЫЕ СПРАВОЧНИКИ
Иногда определённые элементы справочника удобно рассматривать вместе. Такие элементы образуют группы. В свою очередь, группа может представлять собой элемент другой, объемлющей группы и т.д.
Например, трёхуровневый справочник может состоять из отдельных записей и групп записей (1-й уровень), причём каждая такая группа может состоять из записей или вложенных групп (2-й уровень). Каждая вложенная группа, в свою очередь, может состоять из записей (3-1 уровень). Таким образом, в многоуровневом справочнике строка может представлять собой либо запись, либо группу записей. Различаются они по цвету значка, расположенной в левой части таблицы: голубой значок соответствует одиночной записи, а жёлтый – группе.
Многоуровневые справочники представляются в диалоговом окне, в левой панели которого изображается дерево подчинённости элементов, а в правой – список элементов (код элемента, наименование, другие основные сведения об элементе).
Ширину панели обычно можно изменить при помощи мыши: установите указатель мыши на вертикальную линию, разделяющую панели (указатель при этом изменяет форму, превращаясь в двунаправленную стрелку) и перетащите линию раздела панелей в новую позицию. Если справочник многоуровневый, то при описании это оговаривается особо.
ДЕРЕВО
При помощи дерева в левой панели наглядно представляется иерархическое подчинение информации, содержащейся в справочнике. В дереве отображаются только группы элементов, поэтому для показа дерева используются только жёлтые значки. Каждый элемент дерева, содержащий вложенные группы строк, представляется тремя элементами:
· квадратик, содержащий значок плюса или минуса;
· жёлтый значок;
· название группы.
Если элемент свёрнут, то он представляется плюсиком. Чтобы развернуть этот элемент и показать все вложенные группы, щёлкните мышью по значку плюсика, Чтобы свернуть развёрнутый элемент, щёлкните мышью по маленькому минусу.
Если элемент дерева не содержит вложенных групп, то этот элемент представлен:
· желтым значком;
· названием группы.
Можно выяснить, какой группе в дереве принадлежит активная запись. Чтобы выделить ту ветвь дерева, которая содержит активную строку, выберите «Действия», «Найти в дереве» или нажмите на кнопку «Найти в дереве». При этом дерево элементов раскроется до необходимого уровня и сделает активной ту группу, к которой принадлежит активный элемент, выбранный в правой части диалогового окна.
Когда диалоговое окно справочника показывает список соответствующих элементов, некоторые или все поля этих элементов представлены в виде граф списка. Обычно такое диалоговое окно содержит кнопку «Колонки». Эта кнопка позволяет скрывать некоторые графы, или наоборот, показывать их.
При нажатии этой кнопки появляется диалоговое окно «Выбор показываемых колонок». В этом диалоговом окне каждому полю элемента справочника соответствует флажок. Если вы хотите, чтобы в списке элементов показывалась соответствующая графа, установите флажок. Если флажок снят, то соответствующая графа в списке показывать не будет.
НАЗВАНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ
Все элементы справочника имеют поле, соответствующее наименованию этого элемента. По этому полю в дальнейшем можно организовывать поиск элемента в списке. В связи с этим следует аккуратно подходить к именованию записей справочника: названия должны иметь однозначную трактовку. В таких полях не используются кавычки и другие неочевидные символы, запись должна быть краткой. Например, при вводе наименования фирмы «Акционерное общество закрытого типа А и Б» можно написать А и Б АОЗТ. Это облегчит поиск фирмы по наименованию.
ИСТОРИЯ ЗНАЧЕНИЙ
Для некоторых полей важно не только текущее значение, но и те значения, которые существовали ранее (а также даты изменений значения такого поля).
Некоторые поля справочников имеют свойство периодичности. Периодичность означает, что система автоматически хранит историю изменения значения соответствующего поля. При редактировании таких полей следует иметь в виду, что новое значение поля будет действовать, начиная с даты изменения. Как правило, в документах, отчётах и в других случаях использования периодических полей обращение к их значениям выполняется на определённую дату – это либо дата документа, либо дата начала или конца периода построения отчёта и так далее. Если в истории значения периодического поля существует значение на эту дату, будет получено это значение, в противном случае – значение на ближайшую предыдущую дату. Поэтому перед изменением значения периодического поля справочника проверьте дату, установленную в параметрах системы «1С: Предприятие» («Сервис», «Параметры», «Общие»).
Чтобы увидеть историю значений выберите «Действия», «История значения» или клавишу F5.
Если в справочнике имеют статус периодических несколько полей, то перед просмотром истории будет выдан запрос на выбор того поля, история которого будет показана. Диалоговое окно содержит историю изменения значений поля. Каждая строка в этом окне содержит:
· значение соответствующего поля (справа);
· даты его изменения (слева).
Такое окно служит только для просмотра значений периодического поля, редактировать эту историю нельзя.
Иногда значения полей невозможно править непосредственно, изменять их значения можно только из документа. В этом случае на экране появляется окно, содержащее информацию о документах, которые изменяли значение поля. Слева располагаются значки, показывающие, занесено значение пользователем непосредственно (т.е. вручную) или автоматически, при помощи документа. Для значений, заданных непосредственно, указывается только дата (но не время).
Со справочником истории можно работать обычным образом. Например, историю можно редактировать и пополнять.
Иногда окно истории полей появляется после того, как вы изменили значение одного или нескольких полей в диалоговом окне элемента справочника.
Вопросы:
1. Что такое справочники?
2. Какие справочники организованы в Типовом решении «1С-Рарус: Автотранспорт»?
3. Многоуровневые справочники.
4. Дерево.
5. Названия элементов справочника.
6.История значений.