 |
|
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СПРАВОЧНИКОВ
ПРОСМОТР СПРАВОЧНИКА
Чтобы открыть группу дважды щелкните по жёлтому значку группы или по названию группы. Просматривать справочник можно при включённом или выключенном режиме иерархического списка. Этот режим включается и выключается при помощи «Действия», «Иерархический список» или щелчка по одноимённой кнопке на панели инструментов диалогового окна.
Если режим иерархического списка выключен, то список записей и групп отображается весь без учёта вложенности. Преимущество такого показа – возможность работы с полной таблицей, содержащей сразу все записи.
Если режим иерархического списка включён, то показ таблицы организован с учётом вложенности элементов.
В таблице диалогового окна справочника обычно показываются только самые важные свойства элемента. Чтобы увидеть все поля активной записи, выберите «Действия», «Просмотр» или нажмите кнопку «Просмотр». Откроется диалоговое окно элемента справочника, в котором можно просмотреть все его поля.
Некоторые справочники можно просматривать не только на экране. Если в окне справочника имеется кнопка «Печать», то при нажатии на неё появляется окно печатной формы. Эту печатную форму можно просмотреть или отредактировать при помощи редактора таблиц, затем сохранить на диске в качестве файла («Файл», «Сохранить» или «Файл», «Сохранить как») или напечатать («Файл», «Печать») . Перед печатью можно просмотреть форму в виде, подготовленном для печати («Файл», «Просмотр»).
С элементом справочника могут быть связаны элементы другого справочника (подчинённого). Такие элементы справочника называются подчинёнными элементами элементу-владельцу. Для того, чтобы открыть список подчинённых элементов, выберите элемент-владелец и нажмите кнопку «Открыть подчинённый справочник» или «Действия», «Подчинённый справочник».
ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В СПРАВОЧНИКЕ
Существует несколько режимов поиска информации в справочнике.
Быстрый поиск в справочнике осуществляется так. Сделайте активным нужный столбец и введите с клавиатуры нужное значение. Когда очередной введённый символ обнаружен в начале одной из ячеек выбранного столбца, этот символ показывается в появляющейся рамке внизу окна, а активной становится найденная ячейка. Быстрый поиск производится только в текущей группе. Если требуется поиск Вов всём справочнике, отключите иерархический показ.
Во многих случаях можно легко найти нужную информацию, отсортировав таблицу по содержимому определённого столбца. Сортировка производится среди элементов активной группы. Это делается при помощи подменю, появляющегося при выборе «Действия», «Сортировка» или при помощи нажатия на комбинацию клавиш CTRL+номер столбца(столбцы считаются пронумерованными, начиная с единицы). Например, чтобы отсортировать таблицу по второму столбцу, нажмите комбинацию клавиш CTRL+2.
Для поиска записей, имеющих одно и то же значение некоторого поля (некоторой ячейки таблицы), можно воспользоваться отбором информации в справочнике. Отбор предусмотрен не для всех справочников и не для всех полей справочника. Результат отбора – таблица, в которой показываются только нужные строки, содержащие заданное пользователем значение поля.
ОТБОР
Отбор – ещё одна возможность поиска информации. При помощи отбора в таблице временно не показываются ненужные записи, т.е. записи, не удовлетворяющие условию отбора. Отбор возможен не для всех столбцов всех справочников.
Методы задания отбора относятся не только справочникам, но и к журналам.
Отбор характеризуется видом отбора (то есть критерием – именем столбца, по которому нужно произвести отбор) и значением отбора (то есть значением поля). То и другое можно задать при помощи «Действия», «Отбор по значению», «Отобрать» или кнопки «Отбор по значению». На экране появляется диалоговое окно отбора. Отбор можно провести одним из двух способов:
· посредством кнопки «Установить отбор по значению»;
· посредством выбора из списка «Существующие значения» (этот список формируется либо автоматически, либо при помощи кнопки «Получить список»).
Оба этих способа приводят к одинаковым результатам, выбирайте тот, который наиболее подходит.
ПОЛЯ ДИАЛОГОВОГО ОКНА ОТБОРА
| Поле | Значение |
| Виды отбора | Один или несколько критериев отбора - список полей справочника, по которым можно вести отбор |
| Значение обора | Это текстовое поле следует заполнять для выбранного критерия из поля «Вид отбора». Вы можете ввести значение критерия отбора с клавиатуры или выбрать его из списка |
| Установить отбор по значению | Кнопка, которая закрывает диалоговое окно. Окно справочника отражает результаты отбора |
| Получить список | Если флажок «Получать автоматически» включён, то кнопка заполняет список «Существующие значения» теми значениями, которые имеются в справочнике для выбранного критерия |
| Существующие значения | После нажатия кнопки «Получить список» этот список заполняется теми значениями, которые имеются в справочнике |
| Получать по … значений | Этот счётчик задаёт количество элементов в списке «Существующие значения». После вычисления указанного числа значений на экран выдаётся вопрос, продолжать ли формирование списка «Существующие значения» |
| Получать автоматически | При включённом флажке список «Существующие значения» заполняется автоматически |
| В интервале журнала | Если флажок включён, то ищутся только значения, соответствующие интервалу времени, который охватывается журналом |
| Установить отбор | Когда список «Существующие значения» заполнен, кнопка выбирает значение текущей строки списка для отбора (можно также дважды щёлкнуть по нужной строке) |
| Отключить отбор | Кнопка, которая закрывает диалоговое окно. В таблице показываются все значения, отбор снимается |
Выбор «Действия», «Отбор по значению» («Отобрать по текущему значению») или нажатие на кнопку «Быстрый отбор по значению» производит отбор по значению одной из ячеек активной (текущей) строки. Если возможен отбор по нескольким полям (столбцам) , то перед отбором на экране появляется список тех полей, по которым возможен отбор.
Выбор «Действия», «Отбор по значению», «Отобрать по колонке» или нажатие на кнопку «Отбор по колонке» (это возможно выполнить не для всех таблиц) задаёт в качестве значения отбора значение активной ячейки.
Если в этом сеансе работы с Типовым решением уже проводилось несколько отборов, то любой из них можно проводить повторно. Выберите «Действия», «Отбор по значению», «История» или нажмите на кнопку «История отбора». Затем выберите нужный отбор из списка.
ПОПОЛНЕНИЕ И ПРАВКА СПРАВОЧНИКА
Добавлять новые элементы в справочник можно лишь в том случае, если включён режим показа иерархического списка.
Если требуется пополнить справочнике, убедитесь, что включён режим показа иерархического списка. Новая запись будет добавлена к той группе, которая показывается на экране.
Чтобы добавить новый элемент, выберите «Действия», «Новый» или нажмите кнопку «Новая строка» или на клавишу INSERT.
Чтобы добавить новую группу элементов, выберите «Действия», «Новая группа» или же клавиши CTRL+F9.
Вставка новой записи может производиться непосредственно в строке таблицы или в диалоговом окне. В некоторых случаях можно выбрать удобный способ: «Действия», «Редактировать в диалоге». Есть Типовые решения, в которых возможности выбора нет: компьютер сам определяет способ вставки и редактирования.
Иногда удобнее всего включить в таблицу новый элемент путём копирования строки, уже имеющейся в таблице. Выберите «Действия», «Копировать» или нажмите на кнопку «Копировать строку» или на клавишу F9.
Если вы работаете с многоуровневым справочником, то может возникнуть необходимость переместить запись или группу записей в другую группу. Для этого сначала сделайте активной строку, которую требуется перенести, Затем выберите в дереве ту группу, в которую надо переместить активный элемент. Наконец, выберите пункт «Действия», «Перенести в другую группу», либо нажмите на кнопку «Перенести в другую группу» или на комбинацию клавиш CTRL+F5.
Чтобы модифицировать строку таблицы, сделайте нужную ячейку активной и нажмите на клавишу ENTER или комбинацию клавиш SHIFT+ ENTER, либо дважды щёлкните мышью по ячейке таблицы, либо нажмите кнопку «Изменить (открыть)». Правка строки ничем не отличается от ввода новой строки, но иногда при завершении правки некоторого поля вы получаете окно с историей значения этого поля.
Для окончания ввода новой информации в элемент справочника при редактировании его в форме списка нажмите на кнопку «Записать» или клавишу ENTER.
УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ
На информацию, которая содержится в справочниках, активно ссылаются другие документы базы данных. Если просто удалить некоторую запись из справочника, то ссылки на неё в других имеющихся документах станут недействительными.
Чтобы избежать этой ситуации, обычно запрещается непосредственно удалять записи из справочников. Вы помечаете те записи, которые более не нужны, при помощи «Действия», «Пометить на удаление».
Чтобы пометить элемент справочника на удаление, сделайте его активным и выберите соответствующий пункт меню, либо нажмите на клавишу DEL или на кнопку «Пометить на удаление». При помощи специального диалогового окна нужно подтвердить ваше решение на удаление элемента. Если элемент помечается на удаление, то значок слева от активной строки помечается синим крестиком. Если у этого элемента есть подчинённые элементы (из справочника), то они также помечаются на удаление.
Если до фактического удаление вы передумали и хотите снять эту пометку, то делайте помеченный элемент активным и выберите «Действия», «Отменить пометку на удаление» либо нажмите на клавишу DEL или на копку, в этой ситуации она называется, «Отменить пометку на удаление». Если у элемента есть подчинённые элементы, то система выдаст запрос, снимать ли пометку на удаление только с этого элемента или ещё и со всех подчиненных ему элементов.
Фактическое удаление помеченных на удаление записей производится администратором системы в монопольном режиме. При этом удаляются только те элементы справочника, на которые нет ссылок из других мест базы данных.
Вопросы:
1. Просмотр справочника.
2. Поиск информации в справочнике.
3. Отбор.
4. Пополнение и правка справочника.
5. Удаление элементов.