Ввод и просмотр данных посредством формы.

ЗАДАНИЕ 2

Заполнение базы данных

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле «Код преподавателя»; эти данные не должны повторяться.

5. Создайте столбец подстановок для поля «Дисциплина».

6. Заполните таблицу данными в соответствии с таблицей 4 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

7. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

8. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

9. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.

10. Произведите сортировку данных в поле «Год рождения» по убыванию.

11. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

12. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

■ войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, выберите вкладку Главная и щелкните по группе команд <Режим>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке Конструктор;

■в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

■ в нижней части окна на вкладке Общие щелкните по строке параметра Условие на значение;

■ щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

■ в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле «Код преподавателя». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия измените тип поля «Код преподавателя» со «Счетчика» на «Числовой», а для выполнения первого условия сделайте следующее:

■ щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

■выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

5. Для удобного заполнения таблицы данными воспользуемся возможностями Мастера подстановок:

■измените тип поля «Дисциплина» с текстового на Мастер подстановок;

■отметьте пункт «Будет введен фиксированный набор значений»;

■щелкните по кнопке Далее;

■число столбцов – 1, в столбец1 введите значения: Информатика, Экономика, Математика, Физика:

■щелкните по кнопке «Далее»; подпись оставьте прежней - «Дисциплина».

■Готово;

■перейдите в режим Таблица,щелкнув по кнопке на линейке во вкладке Главная, в группе команд Режим, выбрав команду Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке Да.

6. Введите данные в таблицу в соответствии с таблицей 2.

■Попробуйте в поле Должность любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

Таблица 2

7. Для изменения ширины полей таблицы в соответствии с шириной данных:

■ щелкните в любой строке поля «Код преподавателя»;

■ выполните команду на вкладке ленты на вкладке ленты Главная, Запись, Дополнительно, Ширина столбца;

■в появившемся окне щелкните по кнопке По ширине данных.

■ проделайте эту операцию с остальными полями.

8. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

■ переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

■ выполните команду на вкладке ленты Главная, Найти;

■в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

■ в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

■ в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

■ в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

■ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов ■ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

■щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

9. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4700 р.(изменить формат поля Денежный, десятичная часть установить 0):

■ переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

■ выполните команду на вкладке ленты Главная, Заменить;

■ в появившемся окне в строке Образец введите 4500;

■ в строке Заменить на введите 4700. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

■ щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись;

■ щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

■ щелкните по кнопке <3акрыть>.

10. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

■ щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

■ щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду на вкладке Главная: Сортировка и фильтр, Сортировка по убыванию.Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

11. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

■ щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах;

■ щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;

■ для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Сортировка и фильтр, Удалить фильтр.В таблице появятся все данные.

12. Для просмотра созданной таблицы:

■ Щелкните значок Кнопка Microsoft Office а затем выберите команду Печать, Предварительный просмотр.

■ закройте окно просмотра.

ЗАДАНИЕ 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1.С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей.

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4900 р.

4. Произведите сортировку данных в поле «Фамилия» по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю «Должность».

6. Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина».

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Состав преподавателей:

■ откройте вкладку Создание на линейке;

■ выполните команду Формы, Другие формы;

■ в появившемся списке выберите пункт Мастер форм;

■щелкните по значку списка в нижней части окна;

■ выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

■ щелкните по кнопке ОК;

■ в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере нужны все поля, поэтому щелкните по кнопке ■ щелкните по кнопке Далее;

■ в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, щелкните по кнопке Далее;

■ в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке Далее;

■ в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

■ щелкните по кнопке Готов>.

Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева — это названия полей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка — это переход на первую запись, кнопка — переход на последнюю запись.

2. Для поиска преподавателя Миронова:

■ переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

■ выполните команду Найтина вкладке линейки Главная;

■в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

■ в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

■ в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

■ в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

■ щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

■ щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

■ щелкните по кнопке Отменить для выхода из режима поиска.

3. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4900 р.:

■ переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

■ выполните команду Заменитьна вкладке линейки Главная;

■ в появившемся окне в строке параметра Образец введите 4500 р.;

■ в строке параметра Заменить на введите 4900 р. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

■ щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись;

■ щелкните по кнопке 3аменить. Данные будут изменены; щелкните по кнопке 3акрыть.

4. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

■ щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

■ щелкните по кнопке на вкладке Главная, в группе команд Сортировка и фильтр, Сортировка по убыванию.Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

5. Для фильтрации данных по полю «Должность»:

■ щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному.В форме останутся только записи о преподавателях — доцентах;

■ щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

■ щелкните по кнопке или выполните команду Сортировка и фильтр, Фильтр по выделенному.В форме останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;

■ для отмены фильтра щелкните по кнопке

6. Измените название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина». Для этого:

■ перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на вкладке Главная, в группе команд Режим;

■ щелкните правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля — оно слева, а строка справа с именем Дисциплина — это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства.На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина»;

■ щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;

■ сотрите слово "Дисциплина" и введите "Преподаваемая дисциплина";

■ для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду перехода в Режим формы.