 |
|
ПРЕЗЕНТАЦІЯ ЯК РІЗНОВИД ПУБЛІЧНОГО МОВЛЕННЯ 1 страница
Поширеним нині жанром публічного виступу є презентація.
Презентація - це публічне представлення чого-небудь нового, що нещодавно з'явилося чи було створено.
Метою презентації може бути представлення досягнень організації або окремої особи, висвітлення різноманітних заходів, перспектив розвитку інформаційних технологій, реклама певної продукції тощо.
Презентації проводять під час конференції та семінару, у навчальних аудиторіях, в торговельних залах та офісах, демонструють по телебаченню, транслюються на радіо.
В аудиторії презентація здебільшого використовується під час пояснення нового матеріалу, для супроводу усного повідомлення на практичному занятті чи лекції, доповіді на конференції, під час захисту навчального проекту чи науково-дослідної роботи.
Зазвичай на презентацію приходять не за власним бажанням, а людей спеціально запрошують. Обов'язкова умова презентації - забезпечити відвідувачеві відчуття "бажаного гостя" Для цього треба ретельно готувати персонал. Це мають бути привабливі, доброзичливі, відкриті особи, які добре володіють словом, своїм голосом та невербальними засобами: жестами, мімікою, виразом очей тощо. Відвідувачі презентації чекають від доповідача:
o знання предмета презентації і певної підготовки;
o недвозначних і зрозумілих формулювань, чітко висловленої ідеї;
o вміння висловлюватися стисло;
o поєднання запропонованої ідеї з практичним застосуванням;
o уміння зосереджувати увагу слухачів на обговорюваній темі;
o чіткої організації інформації всієї презентації. Ефективній підготовці презентації сприяють засоби Power Point,
що є складовою пакета Microsoft Office. Вони дають змогу за допомоги комп'ютера досить швидко створити електронні слайди, що супроводжуватимуть виступ. Слайди можуть містити: текст, графічні зображення, ауді- та відео фрагменти.
Набір електронних слайдів називають комп'ютерною презентацією. Комп'ютерна презентація є різновидом мультимедійних проектів.
Мультимедіа - одночасне використання різних форм представлення інформації: тексту, графіки, відеофрагментів та звуку.
Отже, презентація потребує ретельної підготовки: тут діє правило Фауста, на кожну хвилину доповіді необхідно ЗО хвилин попередньої підготовки. Готуючись до презентації, потрібно:
o чітко сформувати мету презентації;
o визначити кількісний склад аудиторії;
o вибрати спосіб інформування;
o передбачити головну ідею презентації;
o зібрати матеріал;
o продумати і структуризувати вступ, основну частину і висновки доповіді;
o вибрати демонстраційно-наочні матеріали - візуалізація доповіді;
o особисто провести пробну репетицію, підготуватися до відповідей на можливі запитання.
Є й певні особливості в підготовці виступу під час презентації. Він має такі структурні елементи:
o Експозиція - встановлення психологічного контакту із присутніми, привернення і утримування уваги до себе (привітання, кілька приємних оригінальних слів).
o Вступ, якому відводиться 5-Ю % часу всієї презентації. На цьому етапі треба:
S чітко назвати тему виступу і час, необхідний для цього; S розповісти про власний досвід, пов'язаний з предметом презентації;
^ скориставшись запитаннями, з'ясувати, наскільки аудиторія ознайомлена з предметом обговорення;
^ зазначити, чому саме цих людей запрошено на презентацію.
o Основна частина передбачає:
^ викласти у дохідливій формі проблему, переділивши її на кілька етапів;
^ використати у виступі аудіовізуальні та інші допоміжні засоби (таблиці, схеми, діаграми тощо);
^ з'ясувати за допомоги запитань, як присутні зрозуміли сказане;
^ чітко сформулювати пропозицію до присутніх та що кожен може втратити, якщо не підтримає запропоновану ідею;
^ роздати запрошення, заздалегідь підготовлені матеріали (буклети, проспекти тощо) та маленькі сувеніри на згадку про презентацію;
^ з'ясувати, чи у присутніх є якісь запитання до ініціаторів зустрічі й відповісти на них.
* Висновок - підсумовування виступу, висловлення подяки присутнім за те, що вони віднайшли можливість побути на презентації і надали можливість представити їм свою ідею, сподівання на подальше спілкування та взаємодію.
Презентація не закінчується тоді, коли все висловлено, а коли повідомили про її завершення.
| 3.13. УЧАСТЬ У ДЕБАТАХ Дебати - це обговорення якого-небудь питання, полеміка. Найголовніше у дебатах - передання вашого повідомлення якомога зрозуміліше, водночас апелюючи до повідомлення опонента, тобто під час дебатів ваше завдання - переконати опонентів і слухачів у правильності ваших поглядів. Усі промовці намагатимуться залучити на свій бік якомога більшу кількість людей, тому дебати завжди мають характер змагання. Оскільки у змаганнях є певні правила, то повинен бути і той, хто забезпечуватиме дотримання цих правил: у дебатах - це голова засідання, який стежить за тим, щоб поведінка всіх учасників дебатів не порушувала певних регламентованих норм. Голова під час дебатів повинен простежити, щоб кожен промовець ефективно використав відведений йому час, а також захистити доповідача від неправомірних атак опонентів. Тому дуже важливо, щоб учасники дебатів узгодили правила й форму дебатів із головою до їх початку. Зазвичай дебати складаються з таких трьох етапів: 1. Кожен промовець висловлює, обґрунтовує свій погляд на обговорюване питання. 2. Промовці обмінюються репліками. На цьому етапі присутні мають можливість ставити запитання. 3. Останнє слово промовців. Перший етап: формулювання та обгрунтування власного бачення проблеми На цьому етапі дуже важливо справити сильне враження, адже перший удар - половина виграної битви. Викласти власний погляд чітко і зрозуміло упродовж обмеженого часу - справжнє мистецтво, головними для якого є чотири чинники: увага аудиторії, актуальність питання, аргументація та сприйняття присутніми. Увага аудиторії. Привернути й утримувати увагу - девіз першого етапу. Для цього треба вільно володіти усним мовленням: треба розповідати, а не читати з написаного. Речення мають бути простими і стосуватися суті проблеми. Говорити необхідно здебільшого в теперішньому часі, намагаючись уникати дієслів у формі пасивного стану. Важливе значення для утримання уваги аудиторії має здоровий контакт - дивіться безпосередньо в очі слухачам, використовуючи при цьому такі запитання і ствердження: Чи ви розумієте? Ви також помітили, що.... Разом ми повинні зробити вибір. Актуальність питання. Порушуючи актуальні питання, підтверджуйте, що ви - сучасний політик, який розмовляє мовою аудиторії. Якщо вам заздалегідь повідомили тему дебатів, насамперед необхідно переглянути останні підшивки періодики, зосередивши увагу на статтях, що стосуються теми. Окрім газет і часописів, корисно також переглянути протоколи попередніх засідань, звіти і стенограми, які можуть знадобитися під час дебатів. І, звичайно ж, бажано (та й, власне, необхідно) поспілкуватися з людьми, добре обізнаними з темою дебатів. Аргументація. Аргументи повинні бути переконливими, стосуватися суті й передбачати активну дію, а також демонструвати причинно-наслідковий зв'язок. Наприклад: Наша партія виступає за посилення заходів, спрямованих на поліпшення громадського порядку. Свідченням цього можуть бути хоча б наші пропозиції до бюджету, де передбачено фінансування на створення муніципальної міліції, проектів підвищення рівня безпеки та протистояння вандалізму. Недоцільно відразу перераховувати всі аргументи. Якщо опонент атакуватиме вас, ви матимете можливість скористатися ще не виголошеними аргументами. Доречними будуть такі запитання, поставлені опонентові: Ви й досі не відповіли на моє запитання Я так розумію, що Ви й досі не визнали факту, що ...; Чине були б Ви так люб 'яз ні відповісти .... Саме в такий спосіб ви зможете перемогти у дебатах. Сприйняття присутніми. Під час дебатів потрібно уважно стежити за тим, як присутні сприйматимуть вас і вашого опонента. Підтримуйте здоровий контакт з аудиторією, але й час від часу треба поглядати на опонента: як звучить його голос, наскільки він є переконливим. Щоб вас сприйняли слухачі, потрібно: * бути доброзичливим і відвертим; * не применшувати своїх можливостей, але й не перебільшувати їх; * залишатися діловитим, не ображаючи при цьому інших; * не дозволяти собі ставитись зверхньо як до присутніх, так і до опонентів. Подібна поведінка викликає антипатію; * демонструвати інтерес до свого опонента, поважати його думки, навіть якщо вони різко протилежні вашим. Другий етап: обмін аргументами й запитання із залу Це етап, на якому доповідачам дозволяється перебивати одне одного, а також передбачені запитання із залу. Як правильно перебивати опонента. Якщо ви помітили, що опонент у чомусь помилився, негайно реагуйте на це. Перебивати опонента треба коректно, тобто якщо ви точно визначили слабкі місця в аргументації опонента, помітили неточності і можете повідомити нові факти у потрібний момент. Уміння правильно перебивати опонента - досить грізна зброя і тому є важливим чинником у дебатах. Метою перебивання може бути намагання: - примусити опонента втратити орієнтацію, особливо коли він виступає занадто добре; - створити незручності для опонента, ставлячи каверзні запитання, згадуючи попередні твердження, яким він зараз суперечить, цитуючи поважних осіб чи його товаришів. Не варто перебивати часто, найкраще обмежитися лише тими випадками, котрі матимуть великий вплив. Якщо голова не дозволяє вам перебивати опонента, ви можете апелювати безпосередньо до нього: Пане голово, пан Петренко щойно висловив цікаві міркування стосовно цього питання, але, як він переконався щойно, практичне втілення його постулатів залежить ... Пане голово, пан Петренко знову каже, що ... але чи усвідомлює він ... Іноді перебивати можна прямо: - Поясніть, будь ласка, ... - Наведіть, будь ласка, конкретні приклади. - Невже це так? Як діяти, коли вас перебивають. Є два основні підходи до цієї ситуації. o Ви знаєте, що відповідати. У цьому випадку залишайтеся спокійними і детально дайте вичерпну, ґрунтовну відповідь. Можна скористатися властивим вам почуттям гумору. o Ви не знаєте відповіді. Тоді спробуйте запитати: здивовано: Невже я недостатньо зрозуміло пояснюю? з обуренням: Отже, Ви хочете сказати, що Вам нічого невідомо про...? затримувальна тактика: Можливо, Ви дасте мені закінчити думку? Я ще повернуся до Вашого запитання. наступальний маневр: Чи могли б ви точніше сформулювати своє запитання і сказати, що саме Вам не зрозуміло? Пане голово, я б хотів, щоб пан Головко вислухав мене до кінця, але, можливо, він має сказати щось важливе саме зараз, тоді я зупинюсь. Тільки ґрунтовно підготувавшись до дебатів, ви зможете уникнути незручних ситуацій. І ще одна порада: ніколи не вживайте слів і тверджень, значення яких ви не зможете пояснити або обґрунтувати. Зустрічні методи Дебати - це стратегічна тактична гра, одержати перемогу в якій означає переконати присутніх. На другому етапі дебатів дуже важливо вміти використовувати зустрічні методи: заспокійливий протест: Ви, певно, погано поінформовані? Ви зовсім не маєте рації; умовне схвалення: Певна річ, Ви маєте рацію і до недавно це справді так було, але я можу навести такі зміни ...; тактика ігнорування: ви нехтуєте реакцією опонента і поверхово розглядаєте його заперечення, водночас наводите переконливі аргументи "за"; відкладна тактика: ви визнаєте, що є певний сенс у його аргументах, але зараз вони недоречні, можливо, вони стануть у пригоді пізніше (розуміючи, що "пізніше" ніколи не настане); повторення: щоб переконати присутніх, ви повторюєте свої аргументи, послуговуючись різними мовними засобами; аудиторія цього не помічає; підміна понять: заперечуючи опонентові, ви змінюєте його аргументи на: Так, це дуже цікаве запитання. Це, певна річ, цікаве запитання. Третій етап: останнє слово опонентів Третій етап дебатів є найкоротшим: кожному з опонентів надається ще одна можливість висловитися. Все, що ви маєте сказати, занотуйте на папері. Дуже ризиковано імпровізувати на цьому етапі дебатів. Щоб ця промова була дієвою, необхідно ще раз наголосити на суті свого виступу. Способи дебатування Окрім техніки перебивання опонента і зустрічних методів, про які йшлося вище, існує багато й інших засобів, що допоможуть провести дебати успішно. Важливо визначити, що опонент послуговується тими ж засобами, що й ви, тому готуйтеся так, ніби ви знаєте, як саме їм можна протистояти. Отже, за допомогою найрізноманітніших засобів ви повинні вміти: 1) стверджувати, що аргументи опонента є непереконливими (навіть недоречними); 2) наводити якомога більше доказів; 3) нагадувати опонентові його попередні слова, використовуючи їх проти нього ж; 4) звинувачувати опонента у недоречних зауваженнях; 5) спростовувати наведені опонентом приклади; 6) протистояти опонентові зауваженнями його ж колег, які вони, можливо, робили раніше; 7) протистояти узагальненням, звертатися до опонента з вимогою пояснити своє бачення проблеми на конкретних прикладах; 8) визначити хибну аргументацію опонента. Помилки під час дебатів Аби досягти успіху та вдосконалити вміння дебатувати, треба уникати таких помилок: 1. Неуважне слухання опонента: o розмови з сусідом; o читання документів засідання; o міркування над власним виступом. 2. Невиразне мовлення: o нечіткість; o занадто швидкий або повільний темп мовлення; o намагання вразити присутніх довгими складними реченнями; o спроба перебивати опонента (за винятком другого етапу). 3. Порушення регламенту: o відхилення від пунктів порядку денного; o невиконання прохань голови; o виступ не по суті справи, невміння відрізнити головне від другорядного. 4. Занадто широкі узагальнення. 5. Надто емоційна поведінка: o перебиваючи у стані емоційного збудження, особа часто не може контролювати себе і дозволяє різкі висловлювання. Внаслідок цього її твердження можуть стати: менш переконливими; незграбними і навіть образливими для інших; ганебними для самого доповідача. 6. Негнучкість: o дотримання своїх звичок; o невміння думати й діяти по-іншому. 7. Дріб'язковість: o спекуляція на дрібницях; o прагнення за будь-яких умов отримати перемогу; o постійне враховування незначних помилок опонента. 8. Незнання норм літературної мови: o неправильна вимова звуків і звукосполучень; o порушення усталеного наголосу; o вживання скалькованих слів; o неправильна побудова речень. | ||||||||||||
5.14. ВІЗИТНА КАРТКА ТА ЇЇ ВИКОРИСТАННЯ
Візитна картка - це картка для вручення під час знайомства чи візиту.
Візитна картка друкується не на дуже цупкому картоні розміром 5x9 см, при цьому жінки (як дружини, а не як офіційні особи) повинні мати візитки розміром 4x8 см. Вищі посадові особи інколи мають візитні картки розміром 5x10 см.
Візитна картка здебільшого містить такі реквізити:
1. Назву установи, організації.
2. Ім'я та прізвище (у нашій практиці - прізвище, ім'я, по батькові) власника картки.
3. Посаду.
4. Адресу установи, організації.
5. Номери телефонів, факсу.
На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкуються лише ім'я, прізвище та посада її власника.
Світова практика має досвід використання різних видів візитних карток, що різняться функціональним призначенням. Найбільш поширені такі з них:
1. Візитна картка фірми, установи чи організації. Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми.
Зразок:
ДЕРЖАВНА ТЕЛЕРАДІОМОВНА КОМПАНІЯ
вул. Хрещатик, 26, Київ, 01010
тел./факс (044) 228-33-33_
2. Стандартна картка. Зазвичай використовується під час знайомства, шо передбачає подальші стосунки. Вона містить назву установи, прізвище, ім'я, по батькові (друкуються великими літерами), посаду, службову адресу, телефон (інколи й домашній).
Зразок:
3. Картка, що використовується із спеціальною та представницькою метою. Картка містить прізвище, ім'я, по батькові; посаду, назву організації, але не має адреси й телефону. Таку візитну картку вручають тоді, коли хочуть уникнути майбутніх контактів. її можна використовувати й під час надсилання сувеніру добре знайомій людині, яка знає ваші координати. Якщо вам вручають таку картку, пам'ятайте: треба дотримуватися правил ґречності й не просити написати номер телефону. Зразок: Державне спеціалізоване видавництво "ВИЩА ШКОЛА" КОНДРАТЮК Галина Павлівна _Завідувач редакції літератури з філології_ 4. Картка для неофіційних намірів містить лише прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання. Таку картку зазвичай вручають дамам. Зразок: ГОРОДЕНКО Валерій Никифорович м. Київ 5. Сімейна (спільна) візитна картка, що містить прізвище, ім'я, по батькові кожного з членів подружжя. Ці картки можуть містити номер телефону, а також бути без нього. Зразок: ЛИТВИНЕНКО Володимир Лариса Іванович Борисівна Тел. 244-18-24 Візитними картками обмінюються зразу після того, як особи були представлені одна одній. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст. Використання візитних карток Візитними картками не тільки обмінюються, а й надсилають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг тощо. Розрізняють такі способи їх використання: І.Для привітання. З цією метою в лівому нижньому кутку необхідно зробити напис чорнилом або простим олівцем: P. F. (pour fкter - щоб поздоровити); P. F. N. A. (pour fкter le Nouvel An - новорічні вітання). Якщо ви отримали таке вітання, обов'язково треба надіслати привітання у відповідь. На візитній картці пишуть: P. R. F. N. A. (pour remercier et pour fкter le Nouvel An - дякую за вітання з Новим роком). І.Для висловлення співчуття на візитній картці робиться напис: P. С. (pour condoleavaes - для співчуття). З, Для висловлення вдячності. На знак вдячності за певні послуги упродовж 24 годин надсилається візитна картка з написом: P. R. (pour remercier - щоб подякувати). 4. Для запрошення на прийом. З цією метою вгорі на візитній картці пишеться ім'я і прізвище того, кого запрошують, а внизу вказується вид прийому (сніданок, вечеря тощо), місце, дата і час його проведення. Можна скористатися також запрошенням, до якого прикріпити свою візитну картку. 5. Для повідомлення про від'їзд із країни на візитній картці робиться напис: P.P. С. (pour prendre conde - щоб попрощатися). 6. Для повідомлення про зміну адреси. Разом із старою візитною карткою надсилається нова, що містить нові реквізити. Візитні картки ніколи не підписуються, і на них не ставиться дата. Якщо візитна картка надсилається поштою або з кур'єром, то її вкладають у конверт, на якому друкують або пишуть ім'я, прізвище та посаду адресата. Правий верхній кут візитної картки, яку завозять адресату особисто, загинають, що засвідчує особливу повагу до особи. Таку картку у жодному разі не можна передавати кур'єром або надсилати поштою - це грубе порушення етикету. Упродовж 24 годин треба відповісти на отримані чи завезені візитні картки. Після знайомства першим залишає свою візитну картку той, чия посада нижча, за рівних умов - за віком молодший. |
| 4. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ 4.1. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі"22. Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції"23. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, "зміст яких - мовна інформація, зафіксована будь-яким тилом письма або певною системою звукозаписування"24. Отже, вирізняють письмові та рукописні документи. Письмовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно. Види документів визначають за такими ознаками: ^ найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; ^ походженням - службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків. Службові документи оформлюються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи; ^ місцем виникнення - внутрішні та зовнішні. Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; ^ призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; ^ напрямком - вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі; формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); / строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом. Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново"; ^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега. Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів; ^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність. Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена. Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу; ^ складністю - прості (односкладові) й складні; V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; ^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом; ^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством. |
4.2. НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ. СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності25.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).
03 - зображення нагород.
04 - код організації.
05 - код форми документа.
06 - назва організації вищого рівня.
07 - назва організації.
08 - назва структурного підрозділу організації.
09 - довідкові дані про організацію.
10 - назва виду документа.
11 - дата документа.
12 - реєстраційний індекс документа.
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
14 - місце складення або видання документа.
15 - гриф обмеження доступу до документа. 16-адресат.
17 - гриф затвердження документа.
18 - резолюція.
19 - заголовок до тексту документа.
20 - відмітка про контроль.
21 - текст документа.
22 - відмітка про наявність додатка.
23 - підпис.
24 - гриф погодження документа.
25 - візи документа.
26 - відбиток печатки.
27 - відмітка про засвідчення копії.
28 - прізвище виконавця і номер його телефону.
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата.
32 - запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схеми розта-шованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рисунок А. 1, 2).
Документи, що іх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
назва організації (07);
назва виду документа (10) (не зазначають у листах); дата (11);
реєстраційний індекс документа (12); заголовок до тексту (19); текст документа (21); підпис (23).
Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних доісументів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують
¿7,2о, 29, ЗО, 31,32.
Зразок оформлювання документа подано на рисунку Б. 1.
У Документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 оформлюють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому оерезі першої сторінки.
Зразок оформлювання документа:
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ Український науково-дослідний
УКРАЇНИ інститут архівної справи та
Держкомархів України документознавства
вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110
Тел. 277-27-77, факс 277-36-55
E-mail: mail@dkau.kiev.ua Н. Христовій
Код ЄДРПОУ 00018490 До виконання
_№__ Підпис І. Матяш
На №_від_ 09.07.2002
Про погодження третьої редакції і проекту державного стандарту
Методична комісія Державного комітету архівів України 29 травня 2002 р. розглянула третю редакцію проекту Державного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". За результатами обговорення було прийнято рішення погодити третю редакцію проекту стандарту (протокол № 6). Окремим пунктом рішення Методкомісм відзначена неможливість прийняття пропозиції Технічного комітету стандартизації науково-технічної термінології щодо заміни терміна "забезпечення збереженості документів" на "забезпечення збережності документів". Зауваження та пропозиції до змісту третьої редакції стандарту додаються.
Додаток: на 4 арк. в 1 прим.
В.о. голови Підпис Ініціал (и), прізвище
Прись 2772755
До справи №01-16
Включено до Зводу відгуків 19.07.2002 УНДІАСД
Підпис С. Кулешов Вх. № 201
29.08.2002 12.07.2002
Рисунок Б.1. Зразок оформлювання опрацьованого листа організації
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4.3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ
Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
|
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.