 |
|
Етикет ділового листування
Поради студентам щодо структури тексту листа:
- Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості:
Шановний (ім’я та по батькові)!
Шановний пане/пані…!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім’я та по батькові)!
Високошановний пане…!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. У звертаннях, що складаються з загальної назви і прізвища, кличну форму має загальна назва, а прізвище виступає у формі називного відмінка: пане Чорний, добродійко Соколовська. У звертаннях, що складаються з двох загальних назв, кличну форму обов’язково має перше слово, а друге може виступати як у формі називного, так і кличного відмінка: пане голово - пане голова. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
- Вступна частина (тут зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів).
- Основна частина (вказується головна мета документа у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо). Службові листи з нескладних питань можуть містити лише основну частину.
- Дуже важливим є вибір завершальних речень, їх вибір залежить від змісту листа:
Подяка:
Дозвольте ще раз подякувати Вам…
Дякуємо за допомогу…
Щиро вдячні за…
Запевнення:
Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.
Будемо раді співпрацювати з Вами.
Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.
Сподівання:
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.
Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.
Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.
Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.
Вибачення:
Щиро просимо вибачення за …
Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
- Прощальна фраза:
З повагою
З повагою і найкращими побажаннями
З належною до Вас пошаною
Бажаємо успіхів
Оформлення листа
Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку, а наступні – на чистих аркушах.
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповіді на одержаний лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилають протягом 10 днів після сумної події.
Зразок листа:
Об’єднання хлібопекарської Тернопільський
промисловості хлібокомбінат № 2
вул. Туровська, 36,
м.Київ, 04080,
тел. 417 53 45
№ 31/5 від 28 березня 2010 р.
Шановна адміністраціє хлібокомбінату № 2!
Ви, мабуть, уже знаєте, що Об’єднання хлібопекарської промисловості розпочало будівництво пекарні нового зразка. Однак, на жаль, у процесі роботи виявилося, що у нас не вистачає фахівців для її випробування та експлуатації. Тому ми звертаємося до Вас із проханням допомогти нам з підготовкою відповідних кваліфікованих кадрів.
Через це просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б провести курс навчання на місці і , можливо, дали б нам деякі практичні рекомендації.
Сподіваємося, що Ви не відмовитеся допомогти нам.
Заздалегідь вдячні.
Директор ( підпис ) А.О.Калинюк