Главная | Обратная связь

Зовнішнє середовище організаційної системи

Розглянуті вище питання характеризують в основному зміст самої організації, її внутрішнє середовище. Звичайно, насамперед керівник повинен добре знати свій об’єкт управ­ління — свою організацію. Адже внутрішнє середовище ор­ганізації, формуючись під впливом ухвалюваних керівниц­твом рішень, визначає рівень ефективності діяльності органі­зації. Проте успіх її діяльності залежить також від сил зовніш­нього оточення, які визначають «загальні правила гри», тому їх необхідно враховувати та використовувати.

Якщо, наприклад, ви запізнилися на заняття в університет через те, що не встигли на приміський автобус (потяг), то мож­на сказати, що ви могли врахувати, але не врахували сили зов­нішнього оточення. Добре знаючи розклад та завчасно прий­шовши на зупинку, до відправлення автобуса, ви б не допусти­ли цього порушення. Звичайно, не завжди можна передбачити дію сил зовнішнього середовища. Так, автобус, що відправився в рейс за розкладом, може потрапити в затор на дорозі або в дорожньо-транспортну пригоду. В цьому випадку об’єктивно неминуче ваше запізнення на заняття. Так і в бізнесі.

Для ефективного виконання управлінських функцій необ­хідно розуміти дію зовнішніх сил та вживати заходи з ней­тралізації їх негативної дії на організацію.

У зарубіжній управлінській думці уявлення про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати зовнішні сили, стосовно організації, з’явилося в кінці 50-х років XX ст. Це розуміння стало найважливішим внеском системного під­ходу в науку управління. Підкреслювалася необхідність для керівника розглядати свою організацію як систему, що скла­дається з взаємопов’язаних частин, які в свою чергу пов’язані із зовнішнім світом. Ситуативний підхід розширив це розумін­ня. Він вимагає від керівника не просто знати ці взаємозв’язки з навколишнім середовищем, але і в кожній конкретній ситуації враховувати, як впливають зовнішні чинники: глибоко або поверхово, прямо або побічно, позитивно або негативно.

Для вітчизняних організацій необхідність враховувати всі чинники зовнішнього середовища особливо актуальною стала останнім часом. Це пов’язано з швидкими змінами в економіч­них умовах діяльності підприємств.

У ринковій економіці керівникам доводиться враховувати зміни зовнішнього середовища, оскільки організація як від­крита система залежить від зовнішнього світу щодо постачан­ня ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер зобо­в’язаний уміти виявляти суттєві чинники зовнішнього середо­вища. Більш того, він повинен запропонувати відповідні спосо­би реагування на зовнішні дії. Адже вижити і ефективно функ­ціонувати в мінливому середовищі може лише та організація, яка вчасно перебудується та пристосується до навколишнього середовища. Даючи визначення зовнішнього середовища, не потрібно намагатися обійняти неосяжне та враховувати абсо­лютно всі його чинники. Керівник повинен виділяти тільки ті аспекти зовнішнього середовища, які вирішальним чином впливають на успіх організації. Виходячи з цієї передумови, за основу визначення зовнішнього середовища можна узяти сло­ва Дж. Бела: «Зовнішнє середовище організації включає такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові установи, поста­чальники, фінансові організації і джерела трудових ресурсів, що релевантні щодо операцій організації»¹. Всі названі чинни­ки прямо і безпосередньо впливають на операції організації, тому їх можна віднести до середовища прямої дії.

Проте термін «зовнішнє середовище» включає ширший спектр чинників: економічні умови, споживачів, профспілки, конкуруючі організації, природні чинники, чинне законодавс­тво та інші складові. Ці взаємопов’язані чинники впливають на функціонування організації, на її виробничу, інноваційну, комерційну, фінансову діяльність. Зовнішнє середовище та ор­ганізація не просто співіснують, вони взаємодіють найактивні­шим чином та взаємопроникають.

¹ Чинники зовнішнього середовища поділяються на дві ос­новні групи — мікросередовище і макросередовище, або пря­мої та непрямої дії. На рис. 3.4 зображена узагальнена схема функціонування організації, що розглядається з позицій її ре­альної або можливої взаємодії з основними економічними суб’єктами і середовищами. Чинники прямої дії представлені у вигляді прямокутників з прямими та зворотними зв’язками. Вони безпосередньо впливають на функціонування організації та випробовують на собі вплив її операцій. До цієї групи відно­сять постачальників трудових, фінансових, інформаційних, матеріальних та інших ресурсів, споживачів, органи держав­ної влади та органи місцевого самоврядування, конкурентів, контактні аудиторії засобів масової інформації. Чинники не­прямої дії представлені на схемі у вигляді широких стрілок од­носторонньої дії. До цієї групи належать економічні, природні, соціально-політичні, нормативно-правові та інші чинники.

У процесі проведення операцій організація вимушена в першу чергу враховувати вимоги зовнішнього середовища пря­мої дії. Так, продаючи свою продукцію на ринку, організація має враховувати купівельний попит на неї, а також позицію конкурентів. Організація, звичайно, прагне продати більше продукції за якомога вищими цінами, але чи буде вона купле­на взагалі, якщо ціни виявляться неприйнятними для спожи­вача або значно вищими за ціни на аналогічну продукцію кон­курентів? Інтереси вступають у протиріччя і при покупці необ­хідних матеріальних ресурсів у постачальників, при отриман­ні кредитів в банках, визначенні рівня заробітної плати та умов праці, а також при виплаті різних податків до бюджету.

Окрім чинників прямої дії керівник повинен враховувати також зовнішнє середовище непрямої дії. Воно не робить пря­мого впливу на операції організації, оскільки при цьому узго­джуються інтереси обох сторін, немає альтернативи. Середови­ще непрямої дії не впливає на стан організації в даний момент. Водночас такі чинники, як нові технології, економічний спад, інфляція, політичні зміни в сусідній державі, ставлення преси до певного бізнесу або конкретного бізнесмена позначаються на діяльності організації в майбутньому та можуть навіть ви­явитися вирішальними. Вплив чинників непрямої дії опосе­редкований через зміну чинників середовища прямої дії. Наприклад, економічний спад призведе до скорочення кількості робочих місць, а отже, — до зменшення доходів населення і по­питу на вашу продукцію. Або застосування нової технології вашим конкурентом дасть йому виграш у формі продукції, що зміцнить його позиції на ринку та знизить ваші. Тому мене­джер зобов’язаний передбачати вплив чинників середовища непрямої дії та вчасно реагувати на них.

Таким чином, реакція організації на чинники прямої та не­прямої дії різна. На зміни в чинниках прямої дії організація може реагувати подвійно: перебудувати внутрішнє середовище і почати політику активного пристосування або політику про­тидії. До чинників непрямої дії організація вимушена макси­мально пристосовувати свої внутрішні змінні: цілі, завдання, структуру,технологію,персонал.

Невід’ємними характеристиками розвиненості зовнішньо­го середовища є його в’язкість, взаємопов’язаність, складність, рухливість та невизначеність.

Під в’язкістю зовнішнього середовища розуміється кіль­кісна міра зусиль, необхідних для цілеспрямованого пере­міщення, концентрації та освоєння у виробництві одиниці ма­теріальних, фінансових і інформаційно-технологічних ресур­сів. Чим вона вища, тим важче сконцентрувати ресурси в по­трібний час у визначеному місці, щоб адекватно реагувати на зміни, що відбуваються, і тим важче здійснювати стратегічне управління

Всі чинники зовнішнього середовища взаємопов’язані. Сту­пінь взаємопов’язаності чинників — це рівень сили, з якою зміна одного чинника впливає на інші. Особливо сильна вза­ємопов’язаність цінових чинників. Підвищення цін на ресур­си, що постачаються, призводить до зростання цін на продук­цію, зниження попиту та обсягів збуту. Зміна постачальників, якості ресурсів, що постачаються, також впливає на результа­ти роботи організації, технологію переробки, використовува­ні трудові ресурси. Взаємопов’язаність чинників середовища особливо важлива для світового ринку, який поступово стає єдиним.

Рис. 3.4. Зовнішнє середовище організації

.Під складністю зовнішнього середовища розуміється кіль­кість чинників, на які організація зобов’язана реагувати, а та­кож рівень варіативності кожного чинника. Кількість чинни­ків залежить від складності виробництва: кількості використовуваних початкових компонентів, технологій, рівня кваліфі­кації кадрів, асортименту та якості продукції, що випускаєть­ся. Рівень варіантності або зміни чинників визначається зрос­танням та розвитком самого виробництва і навколишнього се­редовища. Порівнюючи складність середовища двох організа­цій — місцевого молокопереробного заводу і заводу радіоелек­тронної апаратури, можна зробити висновок, що в менш склад­ному середовищі знаходиться перше підприємство. Але для нього необхідна і менш складна організаційна структура. За­вод радіоелектронної апаратури, навпаки, повинен мати склад­ну, цілеспрямовану структуру, в якій враховуються необхід­ність вивчення світового ринку, розробка нових видів продук­ції, проведення науково-дослідних і проектних робіт. В іншому разі завод не витримає конкуренції світового ринку.

Рухливість зовнішнього середовища — це швидкість, з якою відбуваються зміни в середовищі організації. Багато до­слідників указують, що середовище сучасних організацій змі­нюється з наростаючою швидкістю. Але навколо одних органі­зацій зовнішнє середовище змінюється повільніше (виробниц­тво меблів, тари, харчових продуктів), навколо інших середо­вище особливо рухливе (виробництво комп’ютерів, телеко­мунікації, хімічна промисловість). Окрім цього, рухливість зовнішнього середовища може бути вищою для одних підроз­ділів організації (служба маркетингу, відділи досліджень і розробок) та нижчою для інших (виробничі цехи, допоміжне виробництво).

Невизначеність зовнішнього середовища залежить від на­явності необхідної інформації, яку має в своєму розпоряджен­ні організація, за конкретним чинником, а також від її точ­ності. Якщо інформації мало або є сумніви в її достовірності, середовище стає більш невизначеним, ніж за ситуації, коли є достатня кількість надійної інформації.

В умовах підвищеної в’язкості, складності та рухливості для того, щоб успішно протистояти середовищу, складність і швидкість ухвалення рішень мають відповідати складності і швидкості змін, що відбуваються в середовищі (теорема необ­хідної різноманітності Ешбі).

Р. Уотермен підкреслює, що у міру розвитку суспільного виробництва та настання постіндустріальної епохи розвиток організацій стає вирішальним чином пов язаним з рівнем реа­гування на зміну чинників зовнішнього середовища.

Чинники зовнішнього середовища тією чи іншою мірою впливають на всі організації. Проте середовище організацій, що діють на міжнародному рівні, у різних країнах характери­зується підвищеною складністю та невизначеністю. Економі­ка, культура, кількість та якість трудових ресурсів, закони, ступінь політичної стабільності відрізняються в різних краї­нах. І це потрібно брати до уваги. Якщо керівники вважають, що середовище іншої країни аналогічне до середовища їх краї­ни, то є велика небезпека ухвалення помилкових рішень.

Після ознайомлення із загальною будовою організаційного середовища організація має виділити із сукупності її елементів ті, які для неї найважливіші, тобто критичні точки. Іншими словами, вже на початковому етапі організації слід встановити межі аналізу середовища. Тобто для характеристики чинників зовнішнього середовища спочатку необхідно зробити їх відбір на основі логічного аналізу або експертного опитування керів­ників та фахівців організації, для чого слід дати за можливості повний перелік чинників, а потім зробити їх відбір. Напри­клад, до повної сукупності чинників прямої дії увійшли: по­стачальники, споживачі, податкові органи та система, митні органи та система, органи соціального страхування і забезпе­чення, банки, конкуренти, біржа праці. Після відбору залиши­лись: постачальники, споживачі, податкові органи і система, конкуренти. Після розгляду чинників прямої дії доцільно ви­конати аналіз чинників непрямої дії в такому ж порядку: дати повний набір чинників, логічно або експертним шляхом віді­брати найбільш значимі з них і охарактеризувати їх. Нині най­важливішими, як правило, є: рівень інфляції та інфляційні очі­кування, рівень політичної стабільності (нестабільності), нау­ково-технічний прогрес у галузі. Характеристика цих чинни­ків дається в якісній або кількісній формі. Кількісна харак­теристика необхідна для визначення рівня інфляції та його впливу на прибутковість і собівартість продукції.

Одним з цікавих методів оцінки зовнішнього середовища, який дає змогу вибрати відповідний йому вид стратегічного управління, є шкала І. Ансоффа (рис. 3.5.)

При встановленні рівня нестабільності спочатку визнача­ють, які з умов діяльності будуть найменше стабільними най­ближчими роками (5—7 років). На думку більшості дослідни­ків, такими чинниками для українських організацій є полі­тичні й економічні умови. Згідно з параметрами І. Ансоффа, ці умови можна оцінити на рівні 3,5—4 балів, тобто як несподі­вані, абсолютно нові, такі, що відбуваються швидше, ніж ор­ганізації встигають адаптуватися, часто абсолютно непередба-чувані, але, напевно, все ж таки при використанні елементів стратегічного управління їх можна оцінити як частково перед­бачувані за слабкими сигналами.

І. Ансофф виділяє такі види стратегічного управління, що використовуються залежно від ступеня нестабільності зовніш­нього середовища:

• управління на основі екстраполяції тенденцій (довго­ строкове планування), що застосовується в умовах порівняно
невисокого ступеня нестабільності (оцінка нестабільності —2,5-3,0);

• управління на основі передбачення змін (стратегічне планування, вибір стратегічних позицій), що застосовується за
середніх значень ступеня нестабільності (оцінка — 3,0—3,5);

• управління на основі гнучких експертних рішень (ранжування стратегічних завдань; управління за слабкими сигна­
лами; управління в умовах стратегічних несподіванок), що за­стосовується для умов істотної нестабільності зовнішнього се­
редовища (оцінка вище 3,5).

Таким чином, для середніх і великих соціально-економіч­них систем, що працюють в Україні в умовах ринку, можливий вибір виду стратегічного управління на основі слабких сиг­налів та гнучких експертних рішень. Саме цей спосіб управ­ління організацією дає змогу своєчасно запобігти негативним наслідкам до того, як вони стали необоротними, і спрямувати організацію на прийнятий і раціональний шлях розвитку.

Поширені й інші методи аналізу та оцінки зовнішнього середовища. Для наших умов одним із найприйнятніших є метод «5 х 5» для визначення найбільш значимих елементів зовнішнього середовища, який запропонував М.Х. Мескон у 1984 році.

Аналіз зовнішнього середовища передбачає інтерпретацію статистичних показників та даних різних зовнішніх або внут­рішніх досліджень. Зазвичай інформація розглядається на двох рівнях. По-перше, аналізуються дані, що характеризують стан макросередовища (чинники зовнішнього середовища не­прямої дії, що знаходяться поза контролем організації, але роблять вагомий вплив на її діяльність). По-друге, досліджу­ється інформація про мікросередовище організації (про опера­ційне зовнішнє середовище прямої дії, споживачів, постачаль­ників і конкурентів). Організації мають можливість певною мірою контролювати чинники мікросередовища.

Дуже популярним методом дослідження подій, що відбува­ються в макросередовищі, є ПЕСТ-аналіз (політичний/право­вий, економічний, соціокультурний та технологічний). Пер­ший його крок — ідентифікація основних зовнішніх чинників, що впливають на діяльність організації. Приклади деяких з них представлені на рис. 3.6.

Чинники макросередовища по-різному впливають (залеж­но від розміру, форми і стадії зростання організації) на страте­гію бізнесу. Причини і наслідки цих змін необхідно розглядати у зв’язку з їх впливом на конкурентне позиціонування.

Мета ПЕСТ-аналізу полягає не просто в складанні переліку чинників зовнішнього середовища, але і у використанні схеми з метою:

• виявлення змін або тенденцій розвитку чинників зов­нішнього середовища;

• концентрації уваги на тенденціях, які мають найбільше значення для організації;

• врахування змін, що відбуваються у процесі розробки стратегій організації.

ПЕСТ-аналіз покликаний полегшити менеджерам оцінку впливу чинників зовнішнього середовища на стратегію. Він привертає увагу до динамічної природи ділового середовища та підкреслює необхідність періодичного перегляду планів.

Статичний аналіз чинників зовнішнього середовища необ­хідно доповнювати динамічним, що дає змогу виявити тенден­ції його розвитку і визначити рівень можливих змін.

Вивчення економічних, політичних і соціокультурних чин­ників, що формують операційне середовище організації, —перший крок в аналізі навколишнього середовища. Особливу увагу слід звертати на чинники конкурентного середовища (мікросередовища), що впливають на здатність організації ефективно конкурувати на цільових ринках.

М. Портер пропонує декілька інструментів аналізу конку­рентного середовища, зокрема п’ятифакторну модель дослі­дження структури галузі, виділяючи в ній такі чинники.

Бар’єри на вході. Ці бар’єри перешкоджають проникненню на ринок нових організацій. До них належать: високі витрати входження (значні інвестиції в основний капітал, зазвичай в будівництво та устаткування); труднощі доступу до каналів розподілу, істотний вплив кривої досвіду; законодавство або державне регулювання (наприклад, монополія у сфері кому­нальних послуг, дотації для підтримки металургійної про­мисловості); унікальні характеристики товарів або послуг.

Відносна влада покупців. Вона незначна у тих випадках, коли ринок характеризується відносно невеликою кількістю як покупців, так і альтернативних джерел пропозиції; коли вартість товарів, що купуються, становить незначну величину в загальних витратах виробництва продукту; коли відсутня за­гроза об’єднання покупців, внаслідок високих, на їхню думку, цін товарів компаній-постачальників.

Відносна влада постачальників. Цей критерій неважливий в ситуаціях: коли пропозиція має фрагментарний характер; коли витрати покупців на замовлення інших постачальників невеликі; коли загроза об’єднання постачальників, не одержу­ючих бажаної ціни, невисока; якщо організація-покупець ку­пує значну частину продукції постачальника, який в цьому випадку зацікавлений у встановленні довгострокових відносин з клієнтом, а не в миттєвій вигоді.

Загроза субститутів. Така загроза може підірвати приваб­ливість галузі, зокрема за рахунок обмеження таких ключових змінних, як ціна товару. В деяких випадках йдеться про прямі імітації товарів або послуг компанії. Методи протидії загрозі товарів-замінників полягають у диференціюванні (наприклад, популярність торгової марки) або зниженні витрат. Водночас поява альтернативних товарів і послуг обумовлюється безпе­рервністю технологічного розвитку (наприклад, телекомуні­кації). Отже, ризик морального зносу товарів або послуг неми­нучий. Але є вірогідність, що організація-покупець знайде за­мінники товарів або послуг постачальників на нових ринках.

Рівень галузевої конкуренції. Високий рівень конкуренції зазвичай спостерігається в галузях, де сили суперників приблизно рівні; на ринках, що поволі розширюються (розгор­тається напружена боротьба за частку ринку компанії); у галу­зях з високими постійними витратами або витратами входу (у багатьох галузях промисловості); незначними можливостями диференціювання (а отже, високою вірогідністю переходу спо­живачів від одного постачальника до іншого). М. Портер ха­рактеризує ступінь конкурентного суперництва як основну силу, що визначає прибутковість компанії, оскільки низький прибуток — незмінний супутник інтенсивної конкуренції.

Таким чином, аналіз структури галузі важливий у багатьох напрямках. Визначаючи природу та напрям дії основних сил конкурентного середовища, організації одержують можливість скористатися конкурентними перевагами, протистояти погро­зам та розробляти адекватні зовнішньому середовищу стра­тегії.

Поєднання ПЕСТ-аналізу та дослідження галузі має гаран­тувати ідентифікацію основних чинників зовнішнього середо­вища і вивчення їх впливу на діяльність організації, приверну­ти увагу до того, як коректування стратегії організації позна­читься на ситуації в економіці і, можливо, на зовнішньому се­редовищі загалом.

Значення чинників зовнішнього середовища підвищується в зв’язку з ускладненням усієї системи суспільних зв’язків та відносин, їх вплив на організацію може проявляється у ви­гляді можливостей чи загроз для розвитку організації.