Короткі теоретичні відомості ⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4
БАЗА ДАНИХ (БД) – це поіменована сукупність структурованих даних, що відносяться до визначеної предметної області. Система управління базами даних – це комплекс програмних і мовних засобів, призначених для створення баз даних, оновлення та організації пошуку в них необхідної інформації.
Типи БЗ (за способом організації даних): - Реляційні БД – це БД, дані в яких подані у вигляді двомірних таблиць, за допомогою яких можна описати предмет - В ієрархічній БД всі елементи розташовуються у послідовності від вищого до нижчого. - В мережній БД до вертикальних ієрархічних зв’язків додаються горизонтальні. Тому мережна БД є більш гнучкою у здійсненні пошуку потрібних даних у область. MICROSOFT ACCESS – це система управління реляційними БД, призначена для роботи в середовищі Windows. Працюючи з Access, користувач може розв'язувати наступні завдання: - розбивати дані на логічно пов'язані між собою частини; - вводити, змінювати, видаляти необхідні дані; - знаходити підмножини даних за заданими умовами; - створювати форми і звіти; - автоматизувати виконання стандартних завдань; - графічно встановлювати зв'язки між даними; - вставляти малюнки у форми і звіти; - створювати власні, готові до роботи з БД форми, які вміщують меню, діалогові вікна і командні кнопки. Запис БД – це рядок таблиці, конкретна реалізація (значення) поняття предметної області. Поле БД – це стовпець у таблиці даних, властивість (атрибут) даного поняття предметної області. Для кожного поля задається тип даних, що можуть знаходитися в ньому. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Ключове поле – це стовпець таблиці, що дозволяє встановити зв’язок із записами в іншій таблиці. Значення ключового поля однозначно визначає кожен запис у таблиці. Первинний ключ не допускає значень Null і завжди повинен мати унікальний індекс. Існує три типи ключів: Поле лічильника (Тип даних "Лічильник"). Тип даних поля в базі даних, у якому для кожного запису, що додається в таблицю, у полі автоматично заноситься унікальне числове значення. Простий ключ. Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, то це поле можна визначити як первинний ключ. У якості ключа можна визначити будь-яке поле, що містить дані, якщо це поле не містить повторювані значення або значення Null. Складений ключ. У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Зв’язок установлюється між двома полями (стовпцями) двох таблиць. Існують зв’язки з відношенням "один-до-одного", "один-до-багатьох", "багато до одного" та "багато-до-багатьох": – "один-до-одного", кожному запису з однієї таблиці відповідає один запис в іншій таблиці (створюється в тому випадку, коли обоє поля, що зв’язуються, є ключовими); – "один-до-багатьох", кожному запису з однієї таблиці відповідає кілька записів іншій таблиці (створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є полем первинного ключа); – "багато до одного" – кілька записів однієї таблиці пов’язуються з одним записом до іншої таблиці; – "багато до багатьох" – дає змогу встановити відношення між кількома записами однієї таблиці та кількома записами іншої. Створення бази даних Перший спосіб дозволяє на основі вибраного зразка (шаблону) створити файл нової бази даних з таблицями, формами та звітами, при цьому користувач не втручається у процес налаштування майбутньої бази даних (присвоєння властивостей полям, проектування форм чи звітів). Другий спосіб дозволяє користувачеві самому визначити структуру бази даних та кожного окремого об'єкта, використовуючи або шаблони окремих об'єктів, або майстри проектування, або режим конструктора. Об'єкти бази даних
Проектування бази даних Проектування БД для ефективної обробки даних у конкретній предметній області – досить складний процес. Тільки в самих простих випадках достатньо однієї таблиці для опису предметної області. Звичайно вимагається декілька взаємопов’язаних таблиць, тобто значення поля однієї таблиці використовується в іншій таблиці. Створення таблиць У вікні БД можна за допомогою вкладки "Створити" групи "Таблиці" створити таблицю одним із таких способів:
Незалежно від способу створення таблиці режим конструктора дозволяє в будь-який момент змінити структуру таблиці, наприклад, додати нові поля, вказати значення за умовчанням або створити маски введення. Додавання та редагування даних Додавання записів в існуючу таблицю здійснюється в режимі таблиці. Щоб відкрити таблицю в цьому режимі, необхідно двічі клацнути мишкою на імені потрібної таблиці у вікні БД або скористатися командою "Відкрити" з контекстного меню. Для редагування даних необхідно активізувати потрібне поле таблиці і ввести або відредагувати дані. Під час редагування ліворуч від запису з'явиться зображення олівця як ознака того, що запис редагується. Як тільки користувач залишає рядок, зміни записуються в таблицю. Зміна структури таблиці Структуру таблиці можна змінювати лише до наповнення її даними. Якщо в таблицю вже введено дані, то зміни в структурі можуть зумовити втрату даних або змінити структуру таблиці буде неможливо.
Переваги використання ключових полів – Швидкість роботи. Використовуючи ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів і ряду інших функцій. – Упорядкування. Access автоматично сортує і відображає записи БД в порядку зростання або зменшення ключового поля. – Відсутність збігів. Access не дозволяє користувачу вводити дані з таким само ключем, як і в існуючого запису. – Зв’язки. Access організує зв’язки між таблицями, використовуючи загальний ключ. Увага! Зв’язані поля не обов’язково повинні мати однакові імена, однак вони повинні мати однакові типи даних і мати вміст одного типу. Сортування та фільтрація даних Увага!Сортування та фільтрація даних виконується в режимі таблиці.
Умови (критерії) пошуку
Увага!Часто в умовах використовують символи шаблонів * (замінює будь-яку кількість символів) та ? (замінює один символ) Запити ЗАПИТИ – це умови, за допомогою яких можна скласти набір необхідних полів (у тому числі і з декількох таблиць) і задати такі значення полів, за якими вибираються записи для обробки, тобто задати фільтр відбору інформації.
Увага!Під час створення запитів над даними полів таблиці можна здійснювати різного роду операції (математичні, логічні тощо); змінювати значення у полі для всіх записів одночасно, тобто здійснювати перерахунок для всіх записів по визначеному полю; проводити аналіз та обчислення лише над групами записів. Для цього створюють обчислювальні поля, тобто поля які містять результати обчислення. Створити обчислювальне поле можна у вікні бланку конструктору, ввівши відповідний вираз (формулу, за якою треба обчислити значення; причому у виразі поля беруться у квадратні дужки) у першу вільну комірку рядка "Поле". Після цього з'явиться нове поле з назвою "Вираз", яку можна змінити. Деякі поради щодо проектування запитів: – визначити, яка таблиця (таблиці) містить необхідну інформацію; – визначити зв’язки таблиць (чи мають ці таблиці відповідні ключі); – визначити тип запиту, що буде створюватися; – виділити умови і критерії полів, які повинні задовольняти записи; – продумати необхідні обчислення; – визначити порядок сортування; – визначити ім’я, під яким буде збережений запит. Форми ФОРМИ СУБД – це засіб відображення інформації з БД із використанням елементів управління для зручної і наочної роботи з даними – введення, редагування, відображення. Форми складають інтерфейс БД. ЕЛЕМЕНТИ УПРАВЛІННЯ СУБД – це графічні елементи (поле, кнопка, малюнок), які розміщуються у формі або звіті для відображення даних або для прикрашання. Принципи використання форм – форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі; – форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмінні поля; – форми можна розробити схожими на звичні паперові бланки; – форми дозволяють змінити порядок дотримання полів, щоб полегшити введення даних і зробити його більш акуратним; – форми можуть містити дані з декількох таблиць; – форми можуть містити графіки і діаграми; – форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача. Увага! Для побудови форм зручніше скористатися Майстром для швидкого створення макету з набором стандартних елементів управління форми. Після цього можна доопрацювати його в режимі конструктора форми. Звіти ЗВІТ– це засіб створення і друку підсумкових документів за наявною у БД інформацією. Звіт може бути створений на основі таблиць і запитів. Складові частини звіту: – Заголовок. Інформація на початку першої сторінки (назва). – Верхній колонтитул. Інформація на початку кожної сторінки заголовки стовпців таблиць). – Область даних. Відображення даних із таблиць або запитів. – Примітка групи. Інформація в кінці групи даних (підсумок за групою). – Нижній колонтитул. Інформація в кінці кожної сторінки (номер сторінки). – Область приміток звіту. Інформація в кінці останньої сторінки (підсумкові обчислення по всіх записах звіту). ©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|