 |
|
Цели и задачи презентации
1. Для кого предназначено данное мероприятие? Кого лучше пригласить — прессу, партнеров, друзей — или профессиональных «тусовщиков»? Задайте себе этот вопрос и попытайтесь найти ответ. Но если решение принято, то см. ниже.
2. Развлечение гостей. Продумайте программу презентации, чем занять гостей в период сбора: обмен речами, музыка и пр.
Музыка не должна быть навязчивой; хорошо, когда она служит приятным фоном. Приятное впечатление производит звучание камерного (джазового) ансамбля или пианиста.
3. Сообщите приглашенным, чего вы от них хотите. Презентация бесполезна, если ее цели не ясны. Это все равно, что не обсуждать на переговорах цену контракта: словно говорить о деньгах считается неприличным! Если вы хотите, чтобы гости стали вашими клиентами, скажите об этом. Уходя, они должны унести материалы со всей необходимой информацией, образцы продукции, сувениры и т.д., а также хорошее впечатление об уров не организации и приема.
4. Роль персонала.
Сотрудники выступают в качестве хозяев. На груди у них долж ны быть именные карточки, они встречают гостей, представляют их руководству. Работа переводчика на презентации определяется конкретными условиями, ее сценарием и ролью приглашенных иностранцев — являются ли они лишь зрителями или активными участниками. Будьте готовы к переводу и речей, и тостов, и свет ских бесед «ни о чем» между хозяевами и гостями.
5. Закуски и напитки.
Не следует оставлять выбор блюд и их сервировку на усмотрение ресторанных служб. Если ваша презентация не представляет со бой традиционный банкет, стоит заказывать закуски, для которых не требуются тарелки, ножи и вилки; лучше всего еда, которую можно брать руками или салфеткой, разносимая на подносах офи циантами. Напитки: шампанское, пиво, вино или пунш; не за будьте — побольше безалкогольных напитков! Если ваш выбор гостей правилен, то они придут из интереса к деятельности вашей фирмы, а не для того чтобы «погулять».
6. Обустройство помещений.
Размер помещения должен соответствовать числу приглашен ных: пустые места создадут впечатление провала. Лучше накрыть столов меньше, в случае необходимости можно будет быстро орга низовать дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, попросите оперативно убрать лишние столы (приборы).
7. Сценарий.
Не планируйте главное событие презентации на конец меро приятия. Определите основную задачу, четко распределите обя занности между сотрудниками, распишите все по минутам и не забывайте, ради чего весь этот «сыр-бор».
8. Позаботьтесь, чтобы проспектов и сувениров хватило на всех: часто на презентации является больше народу, чем вы рассчитыва ли. Но не обольщайтесь — к сожалению, некоторых из них при влекает в основном возможность бесплатного угощения.
Если вы приглашены на презентацию:
— внимательно прочитайте приглашение, обратите внимание на дату, время, место, чтобы ничего не перепутать;
— не опаздывайте; лучше даже прийти пораньше, чтобы занять более удобные места, пообщаться с другими гостями и не пропус тить основного выступления; кроме того, появление заранее — жест уважения к организаторам;
— постарайтесь завязать новые полезные знакомства и возобно вить старые, так что запаситесь визитными карточками;
— на следующий день можно письменно или устно поблагода рить устроителей, высказав несколько комплиментов по поводу организации мероприятия.
— Как проходит церемония подписания соглашения, договора?
В последнее время заключается все больше соглашений и договоров, в т.ч. о создании СП, о деловом сотрудничестве, инве стициях и пр. Иногда обе стороны приходят к мнению о необхо димости провести церемонию подписания соответствующего документа. В отличие от подобных мероприятий на высшем (межгосударственном) уровне, подписание контракта обставляет ся менее пышно, оно не столь формализовано, но все же имеет свои особенности и специфику.