Главная | Обратная связь

Регистрация входящих документов

Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии, в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем референтом. В больших организациях департаменты (управления отделы) часто получают и отправляют документы самостоятельно. В этом случае регистрация ведется самостоятельно в подразделениях. Недостатком децентрализованной регистрации до недавнего времени была сложность получения сведений о документообороте организации в целом и необходимость многократной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение. При наличии компьютерной сети эта проблема снимается.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);

3) корреспондент;

4) дата документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) исполнители;

10)срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11)ход исполнения;

12)дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);

13)№ дела (в которое подшит исполненный документ);

Для удобства поиска документов и статистического учёта в регист­рационную карточку могут быть добавлены:

1) название структурного подразделения;

2) количество листов в документе;

3) количество листов приложений;

4) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

5) связанные документы.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каж­дой организацией в соответствии с её спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, также как и заполнение регистрационной кар­точки на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в одно­кратности ввода повторяющейся информации и возможности исполь­зования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, ис­ходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит как по­ля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего доку­мента, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля,сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозмож­ным автоматизированный поиск информации о документе. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

- вид документа, поскольку количество видов документов ограничено;

- автор резолюции — список руководящих лиц организации;

- структурное подразделение — список структурных подразделе­ний;

- исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей: названия (или индекса) структурного подразделения и фами­лии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции» может быть связан с базой данных по кадрам орга­низации и автоматически корректироваться при кадровых изме­нениях.

- № дела - связан с номенклатурой дел организации.

- связанные документы – в этом поле устанавливается связь реги­стрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступив­шего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем зано­сятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем ис­пользоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

 

Поля электронной регистрационной карты содержат следующие заголовки:

Þ Название подразделения, получившего документ (при децентрали­зованной регистрации).

Þ Корреспондент – указывается название организации, при­славшей документ.

Þ Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

Þ Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

Þ Количество листов (страниц) документа.

При наличии приложений заполняется поле "Количество листов при­ложений". Если приложений нет, количество листов приложений = 0.

Þ Вид полученного документа.

Þ Краткое содержание. В это поле переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие+предмет), на­пример: приглашение на конференцию, поставка угля, закупка саха­ра, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предло­ги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов.

Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указа­нием конкретных исполнителей по каждому документу.

При опти­мальной постановке работы в организации, фирме руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция распределяется по подразделениям и сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соот­ветственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карту, и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполни­тели и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он ус­танавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогич­ных документов.

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) "Сведения о движении документа", в котором отражается передача документа ру­ководителю для написания резолюции и дальнейшее движение доку­мента от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа».дения о движении докуПоле "Состояние документа" отражает стадию работы с ним и мо­жет принимать следующие значения:

– поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение "Передан руководству";

– после рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе - значе­ние "На исполнении";

– поступивший документ регистрируется и сразу передается непо­средственному исполнителю – значение "На исполнении";

– если в ходе исполнения документ может быть временно передан внешней организации – предусматривается значение "У внешней орга­низации";

– документ исполнен — значение "Исполнен".

В поле "Исполнитель" указывается, кому передается документ.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответст­венным за исполнение документа является лицо, указанное в резо­люции первым и этот исполнитель первым заносится в список ис­полнителей в регистрационную форму либо указывается в отдельной графе «Ответственный исполнитель».

Если документ временно передан внешней организации, за свое­временное возвращение документа отвечает лицо, указанное в теку­щем поле "Исполнитель".

В поле "Срок исполнения (Контрольная дата)"проставляется да­та, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполне­ния указан в самом поступившем документе, то дата берется из до­кумента, если нет – поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок ис­полнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на осно­вании типовых сроков исполнения на аналогичные документы в ор­ганизации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроизводству данной организации).

Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля "Исполнитель", "Контрольная дата".

Если документ передается руководству, поля "Автор резолюции", "Резолюция", "Исполнитель", "Контрольная дата" заполняются по­сле принятия руководителем решения по документу.

Дата, вводимая в поле "Контрольная дата", не может быть меньше текущей даты.

Чтобы предотвратить утерю документа и учитывая пока еще сла­бую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения доку­ментов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполни­теля в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получе­нии документа. Например:

Все документы передаются исполнителю под расписку в вышеука­занной форме. Расписки хранятся до исполнения документа и поме­щения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновре­менно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавлива­ется связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с но­менклатурой дел. В поле «Дело N°» при внесении записей об испол­нении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит:

1. из индекса структурного подразде­ления и

2. номера дела в структурном подразделении.