 |
|
Порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве
Перейдем к рассмотрению порядка обращения с документами, состоящими на хранении в архиве предприятия*(161). Но прежде напомним, что под хранением в данном случае понимается комплекс мероприятий по рациональному размещению документов в архиве предприятия, их учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению сохранности документов в процессе обращения с момента приема до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив или иное аналогичное архивное учреждение.
Как и в случае с организацией текущего (оперативного) хранения, в качестве мест хранения архивных документов следует использовать пригодные для этой цели здания, группы помещений или отдельные помещения. Пригодность здания (помещений), предназначенных для организации архивного хранения документов, предварительно определяется посредством экспертизы (см. ранее). В помещениях архива предприятия должны постоянно поддерживаться нормативные параметры светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов*(162). Соблюдение светового режима предполагает осуществление постоянного хранения документов в темноте, а выполнение архивных работ с документами - при ограниченных (до технологически необходимых) уровней освещения*(163).
Оптимальный температурно-влажностный режим хранения традиционных документов и ЭД (БД): температура воздуха внутри помещений - 17-19 (15-20)°C, влажность - 50-55 (50-65)%. Регулирование режима обеспечивается комплексным систематическим применением возможностей средств искусственного микроклимата (кондиционеров, средств вентиляции и очистки воздуха) с естественной вентиляцией хранилищ. Санитарно-гигиенический режим в помещениях архива предприятия предусматривает:
1) содержание помещений в чистоте, исключающей возможность появления плесени, пыли, а также насекомых и грызунов;
2) свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование в помещениях непроветриваемых зон;
3) защиту открывающихся окон и вентиляционных отверстий мелкоячеистыми сетками;
4) запрет на нахождение внутри помещений в верхней одежде, мокрой или грязной обуви;
5) запрет на хранение и употребление внутри помещений пищевых продуктов, а также курение.
Безопасность помещений архива предприятия в противопожарном отношении обеспечивается:
1) скрытым устройством электропроводки, герметизацией розеток, расположением рубильников вне хранилищ;
2) использованием в отделке помещений непылящихся, неагрессивных материалов;
3) рациональным размещением первичных средств пожаротушения, снаряженных нейтральными, безопасными для документов веществами;
4) запретом на применение в хранилищах огня и нагревательных приборов.
Охранный режим в архиве предприятия обеспечивается комплексом охранных средств*(164) и мер (см. рис. 3.39).
| Охранные меры предполагают: 1. Установление пропускного режима на входе в здание (помещение архива) и внутри него (например, в отделе хранения особо ценных документов), в том числе в отношении вноса и выноса документов. 2. Оборудование хранилищ прочными дверями с надежными замками и приспособлениями для опечатывания. 3. Оборудование окон хранилищ металлическими решетками. 4. Хранение ключей от хранилищ (их дубликатов) только в специально отведенных для этого охраняемых местах или (в рабочее время) на руках у сотрудников, имеющих допуск к соответствующим помещениям (документам). 5. Регулярную, скрытую смену кодов для автоматических (электронных) замков. |
Рис. 3.39.
Размещение дел следует производить в порядке, наилучшим образом обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск в соответствии с данными учета: по функциональным группам, а в пределах групп - в возрастающем хронологическом порядке (документы за 2005 год, 2006 год и т.д.).
Дела, отнесенные к функциональной группе, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Традиционные документы размещаются с учетом принадлежности к категории временного или постоянного хранения: временного хранения - в связках, постоянного хранения - в картонных коробках (на пять дел) или папках.
Оригиналы (первые экземпляры) ЭД (БД) целесообразно хранить на жестком диске специально выделенного компьютера, вторые экземпляры (копии) - на жестком диске резервного компьютера либо автономных машинных носителях, третьи экземпляры (копии) - на автономных машинных носителях*(165).
Нумерация полок средств хранения производится сверху вниз и слева направо*(166).
Теперь подробнее остановимся на порядке выдачи дел, состоящих на архивном хранении, во временное пользование. Такая выдача разрешена:
работникам предприятия - на срок не более одного месяца (по предварительному заказу работника);
другим предприятиям (организациям, учреждениям) - на срок не более трех месяцев по акту выдачи во временное пользование (по предварительному запросу);
органам суда и прокуратуры - до прекращения следствия либо до вынесения судебного решения.
О выдаче дел делаются соответствующие записи в книгах выдачи документов (см. рис. 3.40). Отметим, что сроки выдачи могут быть продлены при наличии соответствующих оснований по решению руководителя предприятия и только после получения от пользователя документов документального подтверждения их сохранности.