Организация документооборота
4.1. Документооборот - упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Основными принципами рационального документооборота являются:*(185) 4.1.1. Целесообразность. 4.1.2. Функциональность. 4.1.3. Унификация и стандартизация. 4.1.4. ... (Иное - указать конкретно). 4.1.5. Целесообразность документооборота обеспечивается организацией обработки документов, при которой выполнение соответствующих операций (действий) производится с наименьшими временными и материальными затратами и нацелено на надлежащее удовлетворение потребностей структурных подразделений (сотрудников) компании в документированной информации. 4.1.6. Функциональность документооборота обеспечивается разграничением доступа структурных подразделений (сотрудников) компании к соответствующим видам документированной информации исходя из их деловой компетенции. 4.1.7. Унификация и стандартизация документооборота обеспечиваются обоснованным выбором маршрутов прохождения однотипных документов в сочетании с многократной повторяемостью однотипных операций (действий) по их обработке. 4.1.8. ... (Иное - указать конкретно). 4.2. Документооборот компании образуют входящие, исходящие и внутренние документы. 4.2.1. Входящий документ - документ, поступающий компании из-за ее пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к компании). 4.2.2. Исходящий документ - документ, направляемый компанией за ее пределы (другим юридическим лицам, а также общественным организациям и физическим лицам, не имеющим отношения к компании). 4.2.3. Внутренний документ - документ, подготовленный компанией и не покидающий ее пределов в процессе обращения с ним. Далее в четвертом разделе инструкции обычно излагаются: 1) положения, определяющие организацию работы с входящими документами, в том числе: а) прием документов; б) проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений; в) проверку правильности адресования; г) вскрытие конвертов (упаковок); д) систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые; е) регистрацию; ж) предварительное рассмотрение; з) передачу документов на рассмотрение (исполнение). 2) положения, определяющие организацию работы с исходящими документами, в том числе: а) прием (от исполнителей (ответственных исполнителей)); б) проверку правильности их оформления и адресования, а также комплектности; в) регистрацию; г) сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам); д) простановку адресных сведений на конвертах (упаковках); е) фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки); ж) заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку; з) упаковку в транспортировочную тару. 3) положения, определяющие организацию работы с внутренними документами, в том числе: а) подготовку предварительного варианта текста документа; б) уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа; в) подготовку приложений (при необходимости); г) оформление проекта документа; д) согласование проекта документа; е) представление проекта документа на рассмотрение; ж) регистрацию документа; з) тиражирование документа; и) рассылку копий документа по назначению (структурным подразделениям (сотрудникам) компании).
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|