Книга выдачи документов
Итого в _______________________ году выдано из хранилища N _____________ ________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника, ────────── ─────────────────── составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи Дата
Рис. 3.40.
Отметим также, что работникам архива дела, состоящие на архивном хранении, могут выдаваться для: 1) проведения регламентных архивных работ - на время, необходимое для их проведения (выполнения); 2) проведения страхового копирования документов - на время, требующееся для выполнения копирования; 3) проведения специальной обработки документов - на время, требующееся для выполнения спецобработки; 4) проведения проверки состояния документов и дела в целом - на время, необходимое для проведения (выполнения) проверочных мероприятий. Сведения о выдаче дела во всех вышеперечисленных случаях фиксируются в листе использования документов соответствующего дела (см. рис. 3.41).
Наименование предприятия Лист использования документов
Фонд N ____ Опись N _____ Дело N ____
Заголовок дела ______________________
Рис. 3.41.
Следует помнить, что перед выдачей дела из хранилища должны быть проверены: соответствие указанных на его обложке шифра и заголовка шифру и заголовку дела, указанному в описи; нумерация листов дела; общее состояние дела. Кроме того, состояние дела и нумерация листов проверяются при возвращении дела в место хранения (такая проверка производится в присутствии лица, возвращающего дело)*(167). Основным методом контроля за организацией хранения документов в архиве предприятия является проверка их наличия и состояния. При проведении проверки необходимо: 1) сохранять установленный порядок расположения документов в деле; 2) помещать в места хранения документы (дела), находящиеся не на своих местах; 3) изымать дела, не внесенные в описи; 4) изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биовредителями. Проверка наличия дел и формирующих его документов производится методом сверки описательных статей соответствующей описи с описанием на обложке дела*(168), а физико-химическое состояние документов в составе дела проверяется методом их визуального осмотра. Для ведения рабочих записей о ходе проверки и обнаруженных недостатках используются специальные листы проверки, которые нумеруются в пределах проверяемого фонда и подписываются проверяющим лицом, все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Учет документов архива предприятия включает определение их количества и состава в установленных единицах учета, а также фиксацию принадлежности каждой единицы учета к определенной совокупности документов (фонду). Основные принципы учета: централизация; унификация; гибкость (динамичность); полнота и достоверность учетных данных. Для фиксации учетных данных применяются книги учета поступления и выбытия документов, описи дел, реестры описей, списки фондов, паспорта архивохранилищ: в своей совокупности они образуют учетную документацию архива предприятия. Основными единицами учета служат документальный фонд (в составе архивного фонда предприятия) и единица хранения (отдельное дело), а для поединичного учета ЭД (БД) используется индивидуальная учетная карточка (см. ранее). Отметим, что поступление на архивное хранение ЭД (БД) фиксируется в отдельном разделе общей книги поступления и выбытия документов. За единицу хранения ЭД (БД) принимается автономный машинный носитель с сопроводительной документацией, а за единицу учета - запись (файл или группа файлов), представляющая единый программно-информационный объект*(169). Документы, состоящие на хранении в архиве предприятия, могут использоваться для обеспечения законных прав и интересов юридических и физических лиц - выдачи (по запросам) архивных справок, архивных копий или архивных выписок. Напомним, архивная справка - это документ, содержащий имеющуюся в распоряжении архива информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных (данных об архивных документах), на основании которых составлена данная справка (см. рис. 3.42). В свою очередь, архивная копия - это документ, воспроизводящий текст или изображение оригинального архивного документа, с указанием его поисковых данных. Наконец, архивная выписка - это документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса (определенному вопросу, факту или лицу), с указанием поисковых данных соответствующего документа. Напомним также, что срок исполнения запросов по документам, имеющимся в распоряжении архива предприятия, не должен превышать 30 дней (см. также рис. 3.43).
ЗАО "Ориент-плюс" Сергеевой С.С. Пр. Славы, д. 10, к. 3, кв. 301 г. Царское Село Ленинградской области, Архивная справка 31 марта 2010 г. N 40 Санкт-Петербург На N 22 от 1.03.2010
В документах архивного фонда ЗАО "Ориент-плюс" в книге учета работников предприятия за 1992 год значится Сергеева Светлана Самойловна, инженер-экономист. Принята на работу приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 21.12.1992 N 52-к, уволена с работы приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 29.12.1992 N 56-к.
Основание: ф. 13, оп. 1, д. 3, л. 199.
Справка выдана для предоставления в Царскосельское отделение Пенсионного фонда Российской Федерации.
Руководитель службы ДОУ _________ _____________ Подпись Л.Л. Линьков
31.03.2010 Начальник отдела архивного хранения _________ ______________ службы ДОУ Подпись О.О. Омелина 30.03.2010
М.П.
Рис. 3.42.
Рис. 3.43.
При отсутствии в архиве предприятия запрашиваемых сведений заявителю высылается письмом отрицательный ответ.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|