 |
|
Организация работы с документами и защита информации
Создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами характеризует организацию работы с документами или управление документацией. Она включает в себя: функцию документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хранение.
Документооборот
Документооборот в организациях осуществляется в виде документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации.
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:
— исключение возвратного движения документов;
— однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
— пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки;
— различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышении оперативности их исполнения;
— учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов (устно, по телефону).
Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:
— когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;
— передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.
Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение
суток с момента поступления в организацию.
Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации.