 |
|
Этикет и его значение в деловых документах
Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.
Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.
Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.
Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п.
Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п.
Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать.
Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.
Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.
Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.
2.3. Особенности официально-делового стиля
Создание новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Смешивание стилей может привести и к расторжению деловых отношений и к очень смешным ситуациям. Например, если смешать лирический и деловой стили, может получиться как у П.Хмара в стихотворении "Деловое письмо о любви":
На Ваш исходящий с отказом
Я вам сообщить бы хотел,
Что слишком серьезно наказан
Таким состоянием дел.
Вопрос быть моею женою
Был в принципе вами решен.
Он был согласован со мною
И вами в тот день утвержден.
Когда, совещаясь в субботу,
Мы вечером шли из кино,
И я, проявляя заботу,
Купил вам одно эскимо.
В тот день вы давали зароки
О загсе, о свадьбе, но вот
Теперь вы срываете сроки
Намеченных прежде работ.
Теперь вы намерены даже
Нарушить былой договор…
Любовь нашу до арбитража
Я не доводил до сих пор, —
Я полон пока еще веры.
Без вас не могу я никак!
Примите конкретные меры
По части вступления в брак.
Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.
Две важнейшие особенности официально-делового стиля:
— выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;
— официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.
Эти особенности способствовали закреплению в ней традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.
Официально-деловой стиль характеризуется:
— высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
— официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
— безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).
Официально-деловой стиль – это стиль договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д.
Этот стиль обслуживает сферы отношений, возникающие между государственными органами, организациями и внутри их, а также между организациями и гражданами.
Выделяют следующие разновидности официально-делового стиля:
— канцелярский;
— юридический (язык законов и указов);
— дипломатический.
Для управленческих документов используется канцелярский стиль, это более распространенный вариант официально-делового стиля. Именно в нем наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю. К основным чертам официально-делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая инотолкования.