 |
|
Б. Фінансова документація
Фінансова документація включає документи, необхідні для підготовки звітів, що надаються до податкової інспекції, а також для здійснення контролю за результатами діяльності підприємства. Відповідальність за ведення такої документації покладається на фінансового директора, якому допомагає головний бухгалтер і контролює Ревізійна комісія. Зовнішні аудитори перевіряють цю документацію в процесі підготовки періодичних звітів, що представляється Ревізійній комісії і Загальним зборам акціонерів. Уся документація повинна вестися відповідно до правил і норм, установленими законодавством України. Якщо підприємство має намір здійснювати зовнішньоекономічну діяльність або які-небудь інші види діяльності на міжнародному ринку або збирається запропонувати свої акції іноземним інвесторам, то фінансова документація також повинна відповідати міжнародним стандартам і нормам ведення бухгалтерського обліку. Зовнішні аудитори можуть надавати консультативну допомогу підприємству з питань ведення фінансової документації і приведення її у відповідність із установленими нормами. Фінансова документація включає;
o записи про банківські рахунки;
o записи про рахунки кредиторської заборгованості (включаючи отримані кредити);
o записи про рахунки дебіторської заборгованості (включаючи надані позики);
o щомісячні, щоквартальні і річні звіти, рахунки прибутків і збитків, звіти про доходи і рух готівки;
o звіти про стан контрактів, по яких здійснюються операції, рахунки проміжних платежів;
o записи про всі основні фонди;
o платіжні відомості по заробітній платі;
o копії всіх бізнес-планів, затверджених Загальними зборами акціонерів, а також звітів, що містять перспективну оцінку діяльності підприємства;
o усі внутрішні звіти й аналізи стану справ.
В. Облік кадрів
Як правило, цей вид обліку ведеться відділом кадрів (інспектором по кадрах) під керівництвом та за допомогою (головного) юриста підприємства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку і нагромадження таких видів документів і інформації:
o трудові книжки працівників підприємства;
o переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи, оцінка особистих якостей);
o матеріали і програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;
o документація, що стосується претензій, висунутих працівниками до підприємства (включаючи скарги працівників; справи, передані в суд; документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);
o копії колективних та індивідуальних трудових договорів за останні 5 років, як діючих, так і тих, що втратили чинність;
o посадові інструкції, а також документи, що містять аналіз специфіки різних посад і вимоги, пропоновані до робочого місця і виконавця;
o листування з працівниками підприємства і щодо його працівників;
o штатний розклад і система виплати компенсаційних винагород за здійснення збуту продукції підприємства;
o опис усіх пільг, наданих працівникам (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання акцій товариства тощо);
o документи, що підтверджують внески підприємства до Пенсійного та інших фондів, участь у програмах страхування персоналу тощо;
o архів кореспонденції з представниками працівників підприємства;
o інформація про авторські права працівників підприємства на винаходи, відкриття тощо.