 |
|
Системный анализ состояния субъекта управления
(канцелярии).
Для анализа субъекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации необходимо рассмотреть:
- Состав функций выполняемых каждой подсистемой (таблица 3);
- Структуру трудоемкости функций в % (таблица 3);
- Схему орг. структуры подсистемы материально-техническим снабжением системы управления организацией (рис 1).
Состав и структура трудоемкости функций функциональных подсистем системы управления организации
Таблица 3
| Функции | Трудоемкость каждой функции в % к полной трудоемкости функций подсистемы |
| Подсистема хозяйственного обеспечение - всего - обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения - организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей - обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники - осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей - хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям - организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей - обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела - оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей - осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела - проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела |
| Заместитель ген. директора предприятия по социальному развитию (1 чел) |
| АХО |
| Начальник АХО (1 чел) |
| Группа благоустройства и озеленения территорий (3 чел) | Бюро учета и материального обеспечения (2 чел) | Участок внутренней и внешней уборки (2 чел) |
Рисунок 1 Схема организационной структуры подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации
Из штатного расписания видно, что отдел включает в себя 9 сотрудников, что свидетельствует о его средней численности. Анализируя таблицу 3 можно сделать следующие выводы:
· Самой трудоемкой функцией является обеспечение подразделения
предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения;
· Второй по значимости трудоемкой функцией является организовывать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей;
· Третьей по значимости трудоемкой функцией является обеспечение учета и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники;
· Следующей, менее трудоемкой функцией является осуществление контроля за состоянием мебели, хозинвентаря и бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей;
· Последние 6 функций примерно равны по трудоемкости, это:
- хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям
- организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей
- обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела
- оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей
- осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела
- проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела
Далее построим таблицу функциональных взаимосвязей (Табл. 4.) для более детального рассмотрения состава функции подсистемы управления организации и взаимосвязей отдела с другими подразделениями.
| Функции | Подразделения-исполнители | |||||||||
| № | Наименование функции | Зам. ген. директора по общим вопросам | Канцелярия | Начальник канцелярии | Бюро приема, контроля и выпуска документов | Бюро обработки информации | Группа изменения и учета технической документации | |||
| обеспечить подразделения предприятия в соответствии с заявками и выделенными фондами, канцелярскими товарами, бланками документации, оргтехникой, бытовым оборудованием, хозинвентарем, мебелью, предметами санитарно-бытового назначения | Р, С | П | О, Р, С | У,С | С | С | ||||
| организовать приобретение в установленном порядке заказанных материальных ценностей | О,П,Р | П | П, С, Р | У | П, У | - | ||||
| обеспечить учет и проведение инвентаризации бытового оборудования, хозяйственного инвентаря, мебели, средств оргтехники | Р | У | О,П,Р,С | У | П, У | - | ||||
| осуществить контроль за состоянием мебели, хозинвентаряи бытового оборудования в подразделениях, социально-культурных и бытовых учреждениях предприятия, списание в установленном порядке пришедших в негодность материальных ценностей | О,У,Р,С | П | П, Р, С | - | П | - | ||||
| хранить материальные ценности согласно действующим положениям, инструкциям и техническим условиям | С,Р | П | О,У,П,С | П | У,П | П | ||||
| организовать количественную и качественную приемку поступающих материальных ценностей | У,Р | У | У, О, С. | У | У,П | У,П | ||||
| обеспечить выдачу материальных ценностей со склада хозяйственного отдела | Р | П | П,О,С | - | П | П | ||||
| оформлять договора с материально ответственными лицами на сохранность вверенных им ценностей | У,Р | П | О, С | |||||||
| осуществить установленную отчетность по направлениям работы хозяйственного отдела | С,Р | У | - | |||||||
| проводить соответствующие расчеты по показателям деятельности отдела | О | П | ||||||||
Условные обозначения к Таблице 4:
О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;
П – предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения;
У – участвует в выполнении данной функции;
Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ;
С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функции.
Из таблицы функциональных взаимосвязей видно, что функции отдела делопроизводственного обеспечения распределены среди отделов предприятия нерационально и неравномерно, что может отрицательно складываться на работе отдела. Необходимо распределить данные функции для того, чтобы снять нагрузку с отдела делопроизводственного обеспечения. Если это не удастся, предпринять действия, введя дополнительные рабочие места.
Для лучшего понимая распределения нагрузки между отделами построим оперограмму.
Одной из наиболее трудоемких функций является «Осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов»
Таблица 5
| № п/п | Наименование операций | Исполнители | |||||
| Зам. ген. директора по общим вопросам | Канцелярия | Начальник канцелярии | Бюро приема, контроля и выпуска документов | Бюро обработки информации | Группа изменения и учета технической документации | ||
| 1. | Анализ объемов производства и сбыта продукции за прошедший период и выявление резервов |    
| 
| ||||
| 2. | Анализ портфеля заказов на предстоящий период |   
| |||||
| 3. | Расчет производственной мощности и разработка баланса производственных мощностей |   
|  
|  
| |||
| 4. | Доведение задания до основных цехов производств предприятия |  
|  
|   
| |||
| 5. | Доведение задания до подразделений вспомогательного производства предприятия |  
|  
|   
|  
|  
|
Условные обозначения для данной таблицы:
- исходная информация; - передача информации;
- анализ; - согласование; -принятие решения: - утверждение.
Из оперограммы видно, что в основном все операции выполняет бюро обработки информации.
Далее построим органиграмму (Таблица 6), которая будет отражать степень участия канцелярии, в выполнении функций. Для построения органиграммы обратимся к рисунку Рис.1. «Схема оргструктуры подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации».
Таблица 6.
| Функции* | |||||||||
| № | Исполнители | ||||||||
| Зам. ген. директора по общим вопросам (1 чел) | + | - | - | + | + | - | - | ||
| Начальник канцелярии (1 чел) | + | + | + | + | + | - | - | ||
| Бюро приема, контроля и выпуска документов (2 чел) | - | - | + | - | - | + | + | ||
| Бюро обработки информации (3 чел) | + | + | - | + | + | + | - | ||
| Группа изменения и учета технической документации (2 чел) | + | - | + | + | - | - | - | ||
Функции*
1) осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов
2) разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям
3) разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов
4) обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации
5) осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия
6) составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия
7) обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия