 |
|
Уведення, редагування і перегляд даних
Для здійснення цих дій потрібно відкрити базу даних у режимі таблиці:
- перейти у вікно бази даних на вкладку Таблицы
- виділити ім'я потрібної таблиці і клацнути по кнопці Открыть.
Використовуючи горизонтальну і вертикальну смуги прокручування, можна переміщатися на нові поля чи записи таблиці.
У режимі таблиці можна не тільки переглядати дані, але і редагувати їх. Для цього використовуються звичайні прийоми редагування і клавіші переміщення між записами.
Якщо потрібно видалити запис цілком, то потрібно виділити її і натиснути клавішу Delete.
Для вставки нового запису в середині таблиці потрібно виділити рядок, перед яким повинен розташуватися новий запис, і натиснути клавішу Insert. На порожньому рядку, що з'явиться, потрібно ввести дані.
Для виділення повного запису потрібно клацнути мишею на області маркірування даного запису.
Для виділення значення поточного поля використовується подвійний щиглик миші на ньому.
Після закінчення введення чи редагування даних таблиці потрібно виконати команду Файл/Сохранить записи. Для полегшення введення і редагування даних Access дає комбінації "гарячих" клавіш, призначення яких можна подивитися в розділі Работа с данными у довідкової системі Access.
1.1.1.9. Використання "Мастера подстановок" при введенні даних у таблиці
Мастер подстановок дозволяє формувати для потрібного поля список значень, що може містити дані іншої таблиці чи запиту, або складатися з фіксованого набору значень, який формується самим користувачем. В обох випадках Мастер подстановок полегшує введення даних, забезпечує їхню вірогідність. Взагалі, використання Мастера подстановок завжди підвищує якість даних бази даних.
Наприклад, у таблиці Клієнти поле ТипКлієнта можна заповнювати за допомогою додатково створеної таблиці-довідника ТипиКлієнтів. Це позбавить від необхідності набирати на клавіатурі дані щораз при заповненні цієї таблиці, запобіжить від появи помилок при наборі і зробить уведення даних більш наочним. Можливий варіант і без створення додаткової таблиці, на підставі списку значень, який створює сам користувач, однак використання додаткової таблиці є більш універсальним і зручним методом.
Аналогічно при введенні даних у таблицю Операціїпри введенніданих у поле КодКієнтаможна використовувати дані зі зв'язаної таблиці Клієнти.Для створення комбінованого списку потрібно ввійти в режим конструктора таблиці Операції, перейти в стовпчик Тип даних для поля КодКлієнта. Зі списку доступних типів полів вибрати елемент Мастер подстановок.
Перше діалогове вікно Мастера подстановок пропонує вибрати джерело формування списку: на основі даних таблицы/запроса або фиксированный набор значений. У даному випадку потрібно вибрати перший варіант, тобто на основі даних таблиці.
У наступному вікні з приведеного списку таблиц/запросов необхідно вибрати таблицу/запрос, що є джерелом даних для списку. У нашому прикладі такою таблицею є таблиця Клієнти.
У третім вікні Мастера подстановок зі списку Доступные поля потрібно вибрати поля, значення яких фігурують у списку. У даному випадку можна вибрати поля Прізвище й Ім'я, що зроблять список більш інформативним. Після цього можна натиснути кнопку Готово для завершення процесу проектування комбінованого списку. Зберігши проект таблиці, можна відкрити таблицю Операції і переглянути результат роботи.
Інша можливість використання Мастера подстановок - це створення списків з фіксованими значеннями. Він використовується в тих випадках, коли набір значень у поле строго обмежений. Наприклад, поле ТипКлієнта в таблиці Клієнти може мати обмежений набір значень (усі типи клієнтів з якими працює фірма (постійний, випадковий, тимчасовий, посередник, VIP-клієнт і т.п.). Ніяких інших значень у цьому полі бути не може. Щоб ввести однаковість у записах і уникнути помилок при введенні, це поле також можна представити у виді списку, який підготовлено Мастером подстановок. Процес створення списку схожий на описаний вище, але на першому кроці Мастера подстановок варто вибрати опцію Фиксированный набор значений. На наступному кроці потрібно створити список цих значень. Після чого можна завершити процес створення списку і зберегти зміни в структурі. Тепер при введенні даних у поле ТипКлієнта немає необхідності друкувати значення, а досить просто вибрати з пропонованого списку потрібне.
КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ
1. Чим визначається структура таблиці бази даних?
2. У якому режимі можна відредагувати структуру таблиці бази даних?
3. У якому режимі можна відредагувати запис таблиці бази даних?
4. Що таке ключове поле і які вимоги пред'являються до нього?
5. Що є необхідними умовами зв'язування таблиць бази даних?
6. Як виконується зв'язування таблиць бази даних? Як видалити зв'язок між таблицями бази даних?
7. Як видалити зв'язану таблицю бази даних?
8. Що розуміють під класом об'єктів бази даних? Властивостями об'єктів?
9. Типи зв'язків "один-к-одному"" і "один-ко-многим". Як вони реалізуються в реляційних базах даних?
10. Як використовується Мастер подстановок?
11. Скільки баз даних може бути відкрито одночасно?
12. Які типи об'єктів можна побачити у вікні БД Access?
13. Які існують правила для вибору імен для об'єктів MS Access?
14. Яка мова програмування використовується в MS Access?
15. Яке розширення прийняте для файлів БД?
16. Чи можна змінити структуру таблиці після її створення?
17. Яка інформація може зберігатися в полях таблиць типу "об'єкт OLE"?
18. Які властивості поля повинні бути визначені обов'язково?
19. Для чого призначений значок " +" у лівому стовпці таблиці?