 |
|
Оформление издаваемых конфиденциальных документов
Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям12, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций. Порядок оформления конфиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.
С учетом того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.
Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Значительная их часть используется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.
В конфиденциальных и открытых организационно-распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называемые реквизитами:
1. - Государственный герб Российской Федерации;
2. - герб субъекта Российской Федерации;
3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. - код организации;
5. - код формы документа;
6. - наименование организации;
7. - справочные данные об организации;
8. - наименование вида документа;
9. - дата документа;
10. - регистрационный номер документа;
11. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12. - место составления или издания документа;
13. - адресат;
14. - гриф утверждения документа;
15. - заголовок к тексту;
16. - текст документа;
17. - отметка о наличии приложения;
18. - подпись;
19. - гриф согласования документа;
20. - визы согласования документа;
21. - печать;
22. - отметка о заверении копии:
23. - отметка об исполнителе;
24. - идентификатор электронной копии документа;
25. - отметка о поступлении документа в организацию;
26. - резолюция;
27. - отметка о контроле;
28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:
29. - гриф ограничения доступа к документу;
30. - номер экземпляра документа;
31. - отметки о размножении документа.
Реквизиты 1 - 9,11 - 12,14 - 16, 18 - 22, 24, 26 - 28 в конфиденциальных документах оформляются так же, как и в открытых. Оформление других общих реквизитов имеет определенные различия.
Реквизиты 1 - 24, 29 - 30 оформляются на стадии изготовления документов, реквизит 25 - на стадии поступления, реквизит 31 - на стадии размножения, реквизиты 26 и 28 - на стадии исполнения.
Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой организации сбор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому, помимо состава реквизитов, установлены и требования к оформлению каждого реквизита.
Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления и др.), составляемых не на бланке.
Установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. При этом наряду с бланками организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить Государственный герб Российской Федерации на бланке имеют право федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации, а также органы и организации независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями. Изготовление бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Другие организации должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и два варианта расположения реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов A3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 1 или 2. При этом Реквизит 3 (при его наличии) не воспроизводится.
На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 3 (при наличии).
Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:
- на общем бланке - реквизит 6;
- на бланке письма - реквизиты 4, 6, 7 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения рек-визитов 9, 10,11,13,15,29;
- на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - реквизиты 5, 6, 8, 12 и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 9,10,12,15,29.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 6, 7,12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта.
Реквизиты 1,2,3 должны быть расположены над серединой реквизита 6. Реквизит 6 допускается располагать на уровне реквизита 3.
Реквизиты 6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для реквизитов 9, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, или флаговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Размеры полей документа должны быть: верхнего - не менее 15 мм, нижнего - не менее 20 мм, левого - не менее 27,5 мм правого - не менее 10 мм. Размеры левого поля иногда уменьшают, но это приводит к тому, что после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения.
Конфиденциальные документы печатаются, как правило, на одной стороне листа. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа.
Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии об-работки изданных и поступивших документов.
При оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроизводимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться следующие требования.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации. На бланках документов коммерческих организаций в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и других юридических лиц. Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом "Об акционерных обществах", порядок использования определен Законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".
Код организации должен проставляться по Общероссийскому классификатору Предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если организация по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно за-креплено в уставе организации, и располагается ниже наименования на русском языке.
При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием данной организации в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон-ной почты и др.).
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме наименование вида документа не указывается.
Датой документа является дата его подписания, а для документа, требующего утверждения, - дата утверждения. Дата проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. При подготовке проекта документа может печататься обозначение месяца и года. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверждения). При этом если документ подписывается, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подписания, если документ утверждается, то проставляются даты каждого утверждения. Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания, и акт, датой которого является дата совершения действия.
Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозначения: 07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.
Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2003.05.25.
В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 апреля 2003 г. Дата документа не должна отождествляться с датами, проставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других стадиях оформления и обработки документа.
Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер. Регистрационным номером конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта. Регистрационный номер конфиденциального документа проставляется на документе, на первом листе в определенном для него месте, на последнем листе в рек-визите "Отметка об исполнителе", на остальные листах в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: 1СК (строго конфиденциально), 4 ДСП (для служебного пользования) и др. На первом листе гриф конфиденциальности рядом с номером не проставляется, поскольку содержится в реквизите "Гриф ограничения доступа к документу".
В конфиденциальных распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом лис те проставляется, как и на других листах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит "Регистрационный номер документа", проставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (см. главу 4).
Если документ составлен несколькими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на остальных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа.
Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по каким-либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление в ними.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие. Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности я инициативным документом), либо открытым, точно так же, как и на поступивший открытый документ ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется, как уже отмечалось, степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: На № 14 КТ от 12.04.2003.
Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно-территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми: г. (город), пос. (поселок) и др.
Гриф ограничения доступа к документу включает:
- гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного пользования;
- срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности);
- пометку "Лично", проставляемую в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита "Номер экземпляра документа".
Пометка "Лично" имеет двоякое содержательное значение: указание на необходимость первоначального рассмотрения документа лицом, которому он адресован (в этом значении пометка не имеет отношения к рифу ограничения доступа к документу, может проставляться как на конфиденциальных, так и на открытых документах), и указание на возможность работы с документом или его последующего переадресования только лицом, которому он адресован, что является составной частью ограничения доступа к документу. Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кавычек), во втором значении - над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка проставляется и на пакете, в котором пересылается документ, а пакет вскрывается только лицом, которому он адресован.
Номер экземпляра документа проставляется в конфиденциальных документах в целях предотвращения или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которой нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений. Для этого нужно знать, сколько экземпляров было издано и как осуществляется движение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Реквизит оформляется следующим образом. Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Реквизит помещается на первом листе ниже срока конфиденциальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности.
Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица* Физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.
При адресовании документа в другие организации обязательно указывается в именительном падеже наименование организации. Если известно структурное подразделение организации, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например:
АООТ "Изумруд"
Отдел снабжения.
При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одним из руководителей организации, в дательном падеже указывается должность с включением наименования организации, инициалы и фамилия, например:
Председателю правления
Российско-финско-шведского
совместного предприятия
"СОФИС" В.М. Бушуеву
При адресовании документа руководителю подразделения организации сначала в именительном падеже указывается наименование организации, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения с включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия, Например:
Российско-финско-шведское
совместное предприятие
"СОФИС"
Начальнику финансового
отдела КМ. Столярову
Если известен конкретный сотрудник подразделения, непосредственно занимающийся решением содержащегося в документе вопроса, то документ следует адресовать ему. Должность, инициалы и фамилия сотрудника указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например:
АОЗТ "Прогресс"
Отдел маркетинга
Старшему экономисту
АЛ. Иванову
Если документ направляется в несколько однородных (обычно подчиненных) организаций, то они указываются обобщенно, например:
Директорам магазинов
При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам.
В документе должно содержаться не более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляется список рассылки Документа, и на каждом экземпляре документа проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциальный документ. Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся в организации.
Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом если документ адресуется одному из руководителей организации, то наименование организации может указываться кратко или не указываться вообще, например:
Зам. генерального директора
[общества]
В.Е. Сидорову
При адресовании внутреннего документа руководителю подразделения организации наименование подразделения, включаемое в название должности, указывается полностью.
Гриф утверждения документа проставляется на документах, предусмотренных нормативными актами.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (должностными лицами) или при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, приказом) либо протоколом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
АОЗТ «Пластмасса»
Личная подпись И.И. Иванов
05.04.2007
При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например применительно к положению:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом генерального директора
АОЗТ "Болшевский текстиль"
от 12.03.2003 № 12 СК
Применительно к правилам:
УТВЕРЖДЕНЫ
Протоколом общего собрания
акционеров АОЗТ "Изумруд"
от 31.04.2003 № 1 К
Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то он печатается не на бланке. В состав должностей утверждающих лиц включаются полные наименования организаций, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отведенной под продольный вариант расположения реквизитов 48.
Заголовок к тексту является кратким содержанием документа. Он ускоряет процесс регистрации документа и работу с ним, т.к. дает возможность без чтения текста вносить в учетные формы краткое содержание документа и в некоторых случаях направлять документ на исполнение.
Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем (о ком)? "Об изменении...", "О выделении..." и т.д., за исключением некоторых видов документов, заголовок которых должен отвечать на вопрос: чего (кого)? К таким документам относятся: штатное расписание, должностная инструкция, правила, устав, акт, структура и штатная численность.
В заголовке протокола указывается наименование мероприятия (совещания, заседания, общего собрания) и органа, проводящего мероприятие (экспертной комиссии, трудового коллектива, правления и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящено мероприятие, указывается не в заголовке, а в тексте.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться, поскольку такие тексты малы по объему и по ним быстро можно определить содержание документа. Не имеют, как правило, заголовка и распоряжения, оформляемые на бланке формата А4.
Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. В коммерческих организациях текст документа может составляться и на иных языках, предусмотренных договорами между организациями. Текст документа составляется только на русском языке при направлении документов:
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории Других субъектов Российской Федерации.
Текст документа должен быть максимально кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающим повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту необходимой информации, которая должна быть достоверной и достаточной для принятия по ней соответствующих решений. Документ, как правило, должен быть посвящен одному, а не нескольким вопросам, что позволяет не только сокращать время на его обработку и исполнение, но и предотвращать необоснованное ознакомление с конфиденциальной информацией, не относящейся к сфере деятельности того или другого пользователя документа. Применяемые в тексте сокращения слов и словосочетаний должны быть общепринятыми, понятными пользователям документа.
Тексты конфиденциальных документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование существа излагаемого вопроса, т.е. указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, в приказах - распорядительную часть без констатирующей.
Документы, составленные на основании других документов, должны иметь в тексте ссылку на них или содержать приписку "Основание" с указанием в тексте или приписке наименования документа, наименования организации-автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденциальный документ, то к номеру документа добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальности.
Текст большого по объему документа, затрагивающего разные аспекты излагаемого вопроса, следует разделять на разделы, подразделы, а в их пределах при необходимости на пункты и подпункты. Все эти составные части нумеруются арабскими цифрами, каждая часть, помимо своего номера, содержит номера соответствующих частей более высоких ступеней деления, разделенных точками. Так, самый низкий по ступени деления номер подпункта включает в последовательности номера разделу подраздела, пункта и свой порядковый номер, например: 1.2.8.1Г
Установлены следующие формы изложения текста.
В приказах и распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю").
В постановлениях и решениях коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил).
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", «решили»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и структурных подразделений, должностных лиц (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "инженер выполняет обязанности", состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах могут использоваться следующие формы изложения:
- от первого лица единственного или множественного числа ("прошу выделить", "направляем на рассмотрение");
- от третьего лица единственного числа ("акционерное общество считает возможным"). В документах, адресованных руководству данной организации, текст излагается от первого лица единственного или (если документ подписывается несколькими лицами) множественного числа ("прошу", "считаем необходимым"). Если текст документа оформляется в виде таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на двух и более листах, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на всех листах, начиная со второго, воспроизведены только номера этих граф. Если таблицы приводятся в связном тексте документа, то каждая из них, кроме того, должна иметь заголовок, над которым справа пишется: Таблица (без кавычек) и указывается ее порядковый номер (без знака "№"). Если в тексте имеется одна таблица, то она не нумеруется и слово "Таблица" не печатается. На все таблицы должны Делаться ссылки по тексту документа.
Для однотипных конфиденциальных документов допускается изготавливать их типовые формы, представляющие собой бланки с трафаретным текстом, содержащим постоянно повторяющуюся открытую информацию и имеющим в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера, индивидуальной для каждого конкретного документа. Трафаретные тексты существенно сокращают время на подготовку конкретных документов, так как они в большинстве случаев исключают необходимость составления черновика документа, и документ составляется не полностью, а лишь в незначительной по объему его переменной составляющей. Такие тексты улучшают структуру, стиль документов, ускоряют восприятие информации за счет фиксированного постоянного ее расположения, а также в определенной мере предотвращают включение в документы избыточной конфиденциальной информации, поскольку ставят исполнителя в жесткие рамки наполнения документа информацией.
Отметка о наличии приложения к конфиденциальному документу оформляется разными способами в зависимости от того, названо приложение в тексте или нет и конфиденциальное оно или открытое.
Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) названо в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указывается, если не названо - указывается.
Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре; если приложение открытое - количество листов в экземпляре и количество экземпляров. Проставление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось, каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, проставление грифа конфиденциальности необходимо потому, что приложения могут быть с разными грифами и без них, проставление номера экземпляра диктуется требованием поэкземплярного учета документов.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
С учетом изложенного отметка о наличии приложения может быть оформлена следующим образом:
Приложение: №16 для служебного пользования, экз. № 2 на 6 л.
или
Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 строго конфиденциально, экз. № 1,2на Юл. каждый.
2. Акт о списании бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается, например: в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера и грифа конфиденциальности, например:
Приложение
к приказу председателя правления
от 14.04.2003 № 7СК
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на каждом из них проставляется порядковый номер: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами и перед его порядковым номером ставить знак №.
Подписи состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
Документы подписываются должностными лицами организации, определяемыми учредительными документами или приказами по организации. Право подписи закрепляется в перечне издаваемых конфиденциальных документов.
В зависимости от вида и назначения документа он подписывается одним или нескольким должностными лицами одной или нескольких организаций.
Если документ составлен на бланке, то наименование должности дается сокращенное, например:
Генеральный директор личная И. К. Иванов
подпись
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель правления личная В.М. Бушуев
подпись
Главный бухгалтер личная В.М. Коновалова
подпись
Если документ подписывается лицами нескольких организаций, то он печатается не на бланке, в реквизит "Подпись" включаются полные наименования организаций, подписи располагаются на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор АОЗТ "Азот" АОЗТ "Полиметаллы" личная И. И. Иванов личная С. С. Сидоров подпись подпись
При подписании документа, составленного комиссией, указываются Должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии личная подпись Ю.Н. Трифонов
Члены комиссии личная подпись В.А. Аксенов личная подпись ИМ. Барышников
и т.д. (в алфавитном порядке)
Если на проекте документа заготовлена подпись одного должностного лица, а документ подписывается другим должностным лицом, то обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправления могут вноситься печатным или рукописным способом. При этом не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа должен, как правило, применяться при согласовании документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, а также с коллегиальными органами данной организации, включая общественные (общее собрание, комиссия и др.). Согласование имеет целью подтверждение необходимости издания документа, правильности изложения вопросов и соответствия их действующим нормативным актам.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (с указанием полного наименования организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Префект Южного
административного округа
г. Москвы
личная подпись П. П. Бирюков
11.05.2003
При необходимости согласования документа с несколькими организациями фифы согласования располагаются на одном уровне или составляется лист согласования с указанием на нем наименования документа, о чем в документе на месте проставления грифа согласования делается отметка: Согласовано, см. лист согласования.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо АООТ "Изумруд"
от 26.04.2003 № 16 СК
Согласование производится, как правило, после подписания документа.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой стороны документа.
Визы согласования документа применяются при согласовании проекта документа с подразделениями данной организации. Как и грифом согласования, визами подтверждается возможность издания документа, объективность включения в него информации, отсутствие в документе ошибочных положений, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям, техническая и экономическая обоснованность предлагаемых мер и др.
При визировании проекта документа должна соблюдаться определенная последовательность: первым визирует проект документа исполнитель, отвечающий за общее содержание документа, вторым - руководитель подразделения, в котором работает исполнитель, затем - должностные лица, интересы (вопросы) которых затрагиваются в документе, потом - юрист на соответствие проекта документа действующим нормативным документам, в том числе данной организации, а также на соответствие вида документа его содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (руководитель) подразделения конфиденциального делопроизводства на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов проекта документа и соответствия грифа его конфиденциальности составу содержащейся в проекте документа информации.
Документ, подлежащий визированию, может представляться на подпись соответствующему должностному лицу только при наличии всех необходимых виз.
Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Начальник отдела снабжения
личная подпись И.Н. Петров
09.04.2003
При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к документу, а виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
личная подпись А.А. Сидоров
11.04.2003
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются на нем в нижней части оборотной стороны последнего листа. Если подлинник отправляется, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны остающегося в организации экземпляра. Допускается проставление виз производить на отдельном прилагаемом к документу листе, а также осуществлять по усмотрению организации, полистное визирование документа, включая приложения.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Такие документы предусмотрены специальными нормативными актами и в первую очередь связаны с финансовыми средствами или имеют особое правовое значение. В соответствии с этими специальными нормативными актами в каждой организации целесообразно разработать перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, или делать пометку об этом в графе "Примечание" перечня издаваемых конфиденциальных документов (см. под-раздел 3.1), что позволит исполнителям знать, на каких документах должна проставляться печать, сотруднику, ответственному за хранение и использование печати, избегать ошибок при решении вопроса о ее проставлении, а сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства контролировать наличие оттиска печати на соответствующих документах.
Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответствия неподписанных экземпляров документа подлиннику. Она помещается ниже реквизита "Подпись" и включает: заверительную надпись Верно (без кавычек), должность лица, заверившего экземпляр, личную подпись, расшифровку подписи и дату заве-рения, например:
Верно
Старший инспектор личная подпись Н.В. Зотова
14.04.2003
В необходимых случаях, определяемых организацией, допускается заверять неподписанные экземпляры печатью организации.
Отметка об исполнителе конфиденциального документа является своего рода паспортом (формуляром) документа и включает сведения, по которым можно восстановить необходимые учетные данные о документе в случае утраты регистрационной карточки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего документ (если документ печатался не исполнителем), дата печатания документа, например:
иск
3 экз.
Иванов
печ. Сидорова
12.04.2003
На документах, направляемых в другие организации, целесообразно указывать не только фамилию исполнителя, но и полностью его имя и отчество, а также номер его телефона, что позволяет получателям документа при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем.
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа.
Идентификатор электронной копии документа проставляется в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ или изготовлен при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отметка может включать наименование файла на машинном носителе и дату, а также другие поисковые данные. Реквизит проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.