 |
|
Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов
Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.
Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.
При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза-разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, и подразделения конфиденциального делопроизводства (или службы безопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник под-разделения конфиденциального делопроизводства обязан:
- при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота;
- при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количество его листов;
- при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради - проверить наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.
Если проект печатается с другого документа, то просчитывается количество листов итого документа.
В предыдущем подразделе было отмечено, что проекты конфиденциальных документов должны учитываться на стадии их изготовления, и сказано, чем это вызвано. Поэтому после приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. Поскольку номер, присвоенный проекту, становится и номером документа после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденциальных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну, и имеют следующие графы:
| Учетный номер и гриф конфиденциальности документа | Дата документа | Вид и заголовок документа | Фамилия исполнителя | Номера носителя и листов черновика | Количество экземпляров документа | Количество листов в экземпляре | Подпись за получение черновика и проекта документа, дата | Подпись за возврат, дата |
| Отметка об уничтожении черновика | Отметка об уничтожении проектов и лишних экземпляров документа | Куда отправлен документ | Номера экземпляров | Наименование, номер, дата сопроводительного документа | Отметка о возврате | Индекс (номер) дела, номера листов дела | Номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров | |
Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения (см. главу 4), то графа 17 опускается. При приеме черновика заполняются графы 1, 35. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного носителя, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности10. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.
В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов - через тире, при непоследовательности - через запя-1 тую)11.
Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства и даты, например:
| № п/п | Учетные номера документов | Подпись, дата | № п/п | Учетные номера документов | Подпись, дата | |
| - - - | - - - - |
Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради, документа, с которого должен печататься проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):
|
При печатании проекта документа, в том числе при производстве распечаток, на каждом листе каждого экземпляра документа проставляется учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов, в порядке, который будет изложен в следующем подразделе.
После печатания проекта документа заполняются графы 8-7 журнала учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства и уничтожается.
При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки.
При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи первоначального проекта, при этом в графе 5 указывается "С №____» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.
При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров.
Нумерация дополнительных экземпляров проекта производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей.
При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3, 7 (в графе 5 пишется слово "рукопись").
Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка' на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии черновика пишется "засекречено _____л." с указанием количества листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика). Проект документа оформляется в соответствии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным документам, и выдается вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.
После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.
Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).
Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну.
В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта доку-мента пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожен", а при уничтожении лишних экземпляров документа - "Экз. №_____ уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.
В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим образом: "Уничтожен как черновик документа № _____" с указанием номера изданного документа (проекта). Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты.
Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и помещаться в урну после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота, заверяемой подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов.
Уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешка изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, с указанием даты.
Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика.
Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация.
Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания. Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт по следующей форме.
|
Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть разрезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста. При уничтожении таким способом тоже следует составлять акт об уничтожении с заменой в тексте слова "сжигания" на слова "измельчения машиной".
Изготовленный проект чертежно-графического документа дооформляется исполнителем в соответствии с требованиями по оформлению и после подписания соответствующими лицами передается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя по месту регистрации: в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов.
Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым документам порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальные данные. При наличии нескольких приложений с разными грифами конфиденциальности гриф конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшему грифу приложений.
Регистрация сопроводительного письма за самостоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, составляется и печатается не одновременно с приложениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному документу учетный номер присваивается на стадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегистрированные по журналу учета изданных доку-ментов, но и по другим видам учета. Необходимость проставления на сопроводительном письме грифа конфиденциальности вызвана тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми, но поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиденциальные приложения окажутся открытыми, со всеми вытекающими последствиями для их сохранности и конфиденциальности.
При этом следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в случаях, когда в них содержатся какие-либо пояснения к прилагаемому документу.
Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с руководителями соответствующих подразделений должно осуществлять контроль за соответствием документов перечням издаваемых конфиденциальных документов. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что составители документов нередко до-пускают отступления от перечней. Эти отступления осуществляются по следующим направлениям:
завышение или занижение грифа конфиденциальности документов;
проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальных сведений;
необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные;
неправильное адресование документов;
непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.
Завышение или занижение грифа конфиденциальности доку-ментов осуществляется составителями документов механически или из-за плохого знания перечней издаваемых конфиденциальных документов.
Проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации, т.е. необоснованное засекречивание документов, также иногда осуществляется по указанным причинам, но чаще всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недостатки и даже преступные деяния. Делается это и для придания "веса" документу, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при пересылке.
Засекречивание документов за счет включения в них не вызываемой необходимостью конфиденциальной информации осуществляется либо с целью получения перечисленных в предыдущем абзаце преимуществ, либо для перестраховки составителя доку-мента, старающегося оградить себя от возможных претензий и поэтому включающего избыточную информацию на всякий случай, либо в силу слабой компетенции составителя в излагаемом вопросе, незнания, какой информацией располагает корреспондент.
Следует иметь в виду, что засекречивание документов производится иногда по формальному признаку - при ответах или ссылках на конфиденциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиденциальности должен определяться степенью конфиденциальности информации, содержащейся только в издаваемом документе (за исключением сопроводительных писем).
Неправильное адресование документов происходит также из-за плохого знания перечней или невнимательности и заключается в проставлении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении н каждом экземпляре документа всех адресатов, которым направляете документ, в случаях, когда одни адресаты не должны знать, что данный документ направлен другим адресатам, и поэтому требуется их раздельное проставление на соответствующих экземплярах документа.
Непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию, тоже чаще всего имеет своей причиной невнимательность или плохое знание перечней издаваемых конфиденциальных документов, хотя бывают случаи сознательного необоснованного незасекречивания документов. Поскольку такие документы создаются в подразделении открытого делопроизводства, контроль за их изданием должен возлагаться не на подразделение конфиденциального делопроизводства, а на другие подразделения службы безопасности.
Необходимо иметь в виду, что перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систематический анализ их качества.