Главная | Обратная связь

УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

- проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

- убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

- проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;

- расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 13 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Это дает возможность обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регистрации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 56 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1 или проставляются последовательно в течение года. Рядом с номером пакета, имеющего пометку "Лично', пишется слово "лично". Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив номера соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров -столбцом). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в Документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме). Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляет в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отправителю. В графе 10 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: "Три листа (экз. №____) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.05.2003" или (при возврате документа полностью) "Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17 ДСП от 26.05.2003". Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 10 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.

О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом. После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и Дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с. При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проваляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденциальных) приложений количество их листов отражается отдельно через знак "+" с добавлением аббревиатуры "и/с" (несекретные), например:

Если отметка проставляется с помощью штампа, то он может иметь следующую форму:

При наличии приложений, кроме отметки о поступлении документа, на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого) в правом углу нижнего поля проставляется штампом или от руки отметка "К Уч. №___" с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой его грифа конфиденциальности. Эта отметка необходима для того, чтобы в случаях получения исполнителем отдельных приложений без сопроводительного письма было видно, что они являются частью поступившего документа, а не изданным данным предприятием документом.

В сброшюрованных документах отметки о поступлении можно проставлять на титульном листе.

Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.

Поступившие машинные носители после занесения их в журнал учета поступивших пакетов регистрируются в журнале учета машинных носителей в порядке, изложенном в подразделе 3.2.1.

Если поступивший документ подлежит выделенному хранению, то ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу учета документов выделенного хранения (см. далее). Этот номер проставляете на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 27 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: "П/ж №___ за ______". с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.

Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, зарегистрированного по любому виду учета, или машинный носитель, то в графе 9 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа (носителя) проставляется номер, ранее присвоенный документу на данном предприятии с добавлением перед ним индекса И (для изданных документов), П (для поступивших документов), В (для документов выделенного хранения), Н (для носителей). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала учета документов выделенного хранения производится запись: "Экз. №___ возвращены, п/ж №____ за ___________" с указанием номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, проставленных в журнале учета поступивших пакетов. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: "Возвращен, п/ж № ______за _________" с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находился возвращенный документ. Порядок производства отметки о возврате носителя изложен в подразделе 3.2.1.

Если документ (носитель) отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным номером в журнале учета поступивших документов. Документ, подлежащий выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения, а носитель - на учет машинных носителей. Сопроводительное письмо подшивается в дело. Допустимо также в журнале учета поступивших документов регистрировать только сопроводительное письмо, а приложение оформлять как возврат ранее отправленного документа. В обоих случаях в справочных целях на сопроводительном письме следует делать отметку об учетном номере приложения.