 |
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.
При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия. Перечень может иметь следующую форму:
| № п/п | Наименования адресуемых документов | Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы | Инициалы, фамилии лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов |
Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе доступа к конфиденциальным документам в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.
Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, руководитель службы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия. Это лицо в соответствии с перечнем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руководителям различных уровней эти руководители в резолюции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.
Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступившим документам.
Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в "Журнале передачи конфиденциальных документов", если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:
| Номер документа | Количество листов | Подпись за получение и дата | Подпись за возврат и дата |
При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.
Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.
В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата, например:
И. В. Бородину
Н.И. Самойловой
Прошу подготовить
проект договора к 18.04.2003.
Личная подпись 09.04.2003
Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не должны быть резолюции типа: "Прошу зайти", "Прошу переговорить" и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполнителем, то приглашение исполнителя должно оформляться не резолюцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу листе или другим способом. После разговора с исполнителем должна быть оформлена резолюция на документе.
В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется "отв.".
На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам исполнения, эти данные не проставляются.
Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится резолюция, однако не следует вводить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как правило, оформляться на нем.
На документах, требующих контроля исполнения, может проставляться на левом поле на уровне заголовка реквизит "Отметка о контроле", который обозначается буквой "К" либо словом или штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание исполнителю об обязанности исполнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.
После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Обязательность подписи за получение и возврат конфиденциальных документов независимо от занимаемой должности необходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безрасписочном получении документов в случаях их утраты пользователи, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Подпись за получение документов проставляется в графе 10 журнала учета поступивших документов с заполнением граф 8, 916, в графе 8 журнала учета изданных документов с заполнением граф 6-7 (в графе 5 делается прочерк), в графе 2 карточки учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения с заполнением графы 1.
Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым.
При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с просчетом) записям в учетных формах.
Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфиденциального делопроизводства.
При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки. Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров).
Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.
Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства.
Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:
| Учетный номер и гриф конфиденциальности документа | Дата документа | Вид и заголовок документа |
| Резолюция | Контрольные отметки | Отметка о снятии документа с контроля |
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.
При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.
В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.
После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включат следующие данные:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;
- слово "В дело";
- номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;
- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;
- дату.
Например:
Исполнен 14.04.2003 № 9К
В дело 0210
подпись
15.04.2003
или
Запрашиваемые материалы
включены в сводную заявку,
предприятию сообщено
по телефону (В.М. Бушуеву)
Вдело 1402
подпись
16.04.2003
Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить правильность произведенной отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.
Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.
В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах производится и исполнение документов, если на рабочих местах в служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающих сохранность документов и содержащейся в них информации.
После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц негрифованные приложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в службу открытого делопроизводства с заполнением граф 8-10 журнала учета поступивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (сопроводительном письме).