 |
|
Офисное программное обеспечение. Назначение и основные интегрированные пакеты для офиса.
Любая современная организация в наше время нуждается в программно-офисных приложениях. Каждый офис должен быть оборудован набором компьютерной и периферийной техникой для обеспечения максимального быстродействия при выполнении постоянных офисных задач.
Компьютерная техника помогает офисным сотрудникам работать продуктивно, своевременно выполнять ряд офисных задач, чувствуя при этом себя комфортно. В этой статье речь пойдет только о платном программном обеспечении для решения офисных задач.
Распространённое программное обеспечение для офиса
Конечно же – это «Окна», создателем которого является всеми известный Microsoft.
Операционная система Microsoft Windows 7 или Windows 8
Пакет офисных программ Microsoft Ofiice 2010 или Office 2013
Прикладное программное обеспечение
Adobe Acrobat - лучшая программа для создания просмотра электронных публикаций в формате PDF.
Adobe Photoshop – многофункциональный графический редактор для работы с растровыми изображениями. Программный продукт является лидером рынка в данной области применения.
Система автоматизированного проектирования AUTOCAD – самая популярная программа в мире по проектированию 2D/3D систем.
Комплект приложения для графического дизайна CorelDRAW Graphics Suite – программа векторной графики, помогающая организовать творческий процесс каждого этапа от разработки концепции до производства.
Lingvo – семейство электронных словарей. Объем словарных статей приближается к 10 млн. Finereader – Профессиональное приложение для обработки изображений, фотографий документов и самое главное распознавание текстов.
Средства защиты офисного компьютера
Kaspersky Internet Security/ Eset Smart Security – cпециализированные программы для обнаружения компьютерных вирусов и нежелательных программ.
Указанный список платных программ является далеко не конечным, так как сфера деятельности каждого предприятия специфична, соответственно и набор программного обеспечения для офиса будет индивидуален.
Но все же для решения основных офисных задач необходимо иметь, как минимум операционную систему Windows плюс пакет офисных программ и конечно же предустановленное средство защиты от компьютерных вирусов и нежелательных программ.
Исходя из вышесказанного программное обеспечение для офиса является неотъемлемой частью в процессе выполняемой каждодневной рутинной работы с использованием компьютерной и офисной техники.
В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов - так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций электронной почты и некоторых других программных средств. большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлены наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой, графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды в единое целое. Кроме того, большое развитие получили резервы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных, общей отличительной чертой, позволяющей определять набор программ в интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих впакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложения ми одного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя, Главную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:
Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.
Состав различных интегрированных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 2.1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.
Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft office 97).
Основные составляющие данного программного продукта:
текстовый редактор Microsoft Word;
редактор таблиц Microsoft Excel;
Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
Также необходимо отметить, что вMicrosoft Excel реализованы те же сервисные функции и функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования и представления данных, учитывающие особенности работы с таблицами.
Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволяет значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.
Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.
Данная программа представляет собой личный информационный менеджер, который позволяет управлять данными персонального компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule — персональный менеджер расписаний. Однако она не является просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:
· управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);
· организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;
· подключение использование услугами Интернет;
· настройка Microsoft Outlook программными методами.
Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:
электронная почта (папка «Входящие»);
персональный календарь;
личный органайзер (папка «Контакты»);
дневник;
заметки:
файлы;
общие инструментальные средства.
Таким образом, программа Microsoft Outlook представляет собой удобное и простое в использовании средство управления информационными ресурсами пользователя.
Данная программа предоставляет пользователю возможность собрать в одной папке несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или проекту. Так, можно поместить в документ отчет в формате Microsoft Word, несколько таблиц в формате Microsoft Excel, относящихся к данному отчету, и презентацию Microsoft PowerPoint. После этого доступ к объединенным документам значительно упрощается — достаточно просто запустить соответствующий файл Microsoft Binder.
Программа обеспечивает выполнение и других полезных функций. Например, документы, входящие в одну подшивку, можно печатать со сквозной нумерацией. Также возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Кроме того, Microsoft Binder позволяет в режиме предварительного просмотра пролистать псе документы, входящие в
подшивку.
Таким образом, Microsoft Binder является удобным средством для работы с массивами документов различных типов, объединенных единой темой.