 |
|
ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
СОДЕРЖАНИЕ
стр.
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………......………………. ……….. 4
КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ …………………………..………..……………….……………….. .….…… 5
ФУНКЦИИ ДОКУМЕТА………………………………...……………………………….….. ….….…... 6
ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………..……………………… .….……. 7
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ БУМАГ………….…………. …..…..…. 8
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА…………………………………………..……. ….….……... 8
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ……… ……….…..... 9
Заявление……………………………………………………………… ………...………… . 9
Доверенность …………………………………………………………... ...…….. ……….. …10
Автобиография …………………………………………………………………...…. ……… 11
Резюме…………………………………………………………………….….………. …12
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ………………………………………………………………………………….13
Докладная записка…………………………………………………………………….… 13
Объяснительная ЗАПИСКА………………………………………………. .. ………..13
УПРАЖНЕНИЯ ………………………………………………………………………………………...…..14
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг……………………………...…….............20
приложение 2. Образцы резюме ……..……………………………..………… ………....….. …….. 21
приложение 3. Образцы служебных записок …………….…………………………………...23
приложение 4. ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ………………………………………………….…….….............................24
приложение 5. Правила сокращения…………………………………….............................................27
СПИСОК НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫХ ОБЩЕПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ ....27
СПИСОК НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫХ АББРЕВИАТУР………………………… 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..…………………….... .. 30
ВВЕДЕНИЕ
Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения, как особой разновидности речевой деятельности, включают в себя, помимо прочего и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.
Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.
Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.
Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.
Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.
Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.
ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
| Документ (деловая бумага) | Деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Внутренний документ функционирует внутри организации. Внешний документ направляется за пределы организации |
| Реквизиты | Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными положениями для каждой разновидности документов |
| ФОРМУЛЯР | Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу |
| Бланк документа | Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма |
| адресант (составитель) | Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ |
| Адресат | Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу |
| заголовок (Наименование документа) | Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы |
| основная часть (собственно текст) | Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм. |
| Дата документа | Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный |
| подпись | Собственно подпись (факсимиле) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи |
| Канцеляризм | Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле) |
| Стандартизация | Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов |
| Унификация | Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию |
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
| ||||||
Общие
| Специальные
  
| |||||
| Информа-ционная | Социальная | Коммуника-тивная | Культурная | Управленче-ская | Правовая | историче-ского источника |
| Создается для хранения информации | Является социально значимым, поскольку порожден социальной потребностью | Выступает в качестве средства связи | Средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации | Является инструментом управления | Является средством закрепления и измерения правовых норм и правоотношений в обществе | Выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества |
      ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
| |||||
| По фактору адресации | По содержанию и назначению | В зависимости от сферы человеческой деятельности | По фактору доступности | По срокам исполнения | По критерию первичности |
| внутренняя переписка | распорядительные | научные | открытого пользования | срочные | оригинал |
| внешняя переписка | отчетные | технические | ограниченного доступа | второстепенные | копия |
| справочные | производственные | конфиденциального характера | итоговые | ||
| плановые и др. | финансовые | периодические | |||
| управленческие | |||||
|  
| ||||
| Организационно-правовые | Распорядительные | Справочно-информационные | |||
| Устав, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция | Приказ, указание, распоряжение, постановление, решение | Акт, справка, докладная записка, объяснительная записка, протокол |