Главная | Обратная связь

Составление бюджета

Составление бюджета включает в себя прогнозирование затрат и контроль расходов. Часто этот про­цесс начинается с планирования потребностей заказчика в услугах и связанных с этим затрат. Прог­ноз может составляться на основе анализа накопленных статистических данных с возможными по­правками на текущие тенденции в бизнесе и с учетом персональных знаний специалиста, составляю­щего бюджет. Если статистические данные по конкретной услуге отсутствуют, то в качестве модели можно использовать аналогичные сервисы.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет – это мониторинг расходования финансовых средств ИТ-организацией. Здесь особенно важным является определение затрат по каждому заказчику, по каждому виду услуг, дея­тельности и т. д. В данном случае понимание вопроса в целом более важно, чем возможность рассчи­тать стоимость до копейки.

Выставление счетов

К выставлению счетов относятся все виды деятельности, связанные с подготовкой счетов заказчи­кам за предоставленные услуги. Данный процесс предполагает определение цели (целей) выставле­ния счетов, а также алгоритма (алгоритмов) расчета стоимости^[170]. Для этого необходима эффективная система бухгалтерского учета, удовлетворяющая потребностям в детальной информации на различ­ных уровнях: анализа, расчета и отчетности.

Категории затрат

Эффективный контроль уровня затрат требует понимания их природы. Существует несколько спо­собов классификации затрат. Для каждого продукта или сервиса можно определить затраты, прямо или косвенно связанные с ним:

Прямые затраты^[171]: затраты, связанные конкретно и исключительно с какой-либо ИТ-услугой. На­пример, виды деятельности и материалы, прямо и однозначно связанные с определенным серви­сом (аренда телефонной линии для доступа к сети Интернет).

Косвенные затраты^[172]: затраты, не связанные прямо и однозначно с какой-либо ИТ-услугой. При­мерами могут быть затраты на помещения, услуги по поддержке (например, Управление Сетью) и административные расходы (включая затраченное время).

Одним из способов включения косвенных затрат в счет является их пропорциональное распределе­ние между услугами или заказчиками.

Другим способом является расчет затрат на основе деятельности (Activity Based Costing – ABC). Этот метод заключается в учете всех накладных расходов организации с последующим распределе­нием затрат на выполнение работ по продуктам и услугам, с которыми эти затраты связаны. В сущности, затраты распределяются по более сложному критерию, чем простое распределение прямых затрат. Метод ABC может быть полезен в тех случаях, когда большинство затрат не зависит напрямую от объема услуг. Вместо усредненного распределения косвенных затрат метод ABC пред­лагает распределять их на основе выполненной деятельности, связанной с конкретным продуктом и услугой.

Еще одним способом учета затрат является их разделение на постоянные и переменные.

Постоянные затраты^[173] не зависят от объема предоставляемых услуг, к ним относятся инвестиции в аппаратное обеспечение, программное обеспечение и строительство. В большинстве случаев учи­тывается не закупочная цена, а ежемесячная или ежегодная сумма амортизационных отчислений и начисляемые проценты. Постоянные затраты присутствуют даже при снижении объема производ­ства (предоставления услуг) или их прерывании.

Переменные затраты^[174] - это затраты, уровень которых меняется с изменением объема производст­ва. Примерами могут быть затраты на привлекаемый со стороны персонал, картриджи для принте­ров, бумагу, отопление и электричество. Эти затраты связаны с предоставляемыми услугами; с увеличением объема производства возрастают также и затраты.

Существует определенное различие между капитальными и операционными затратами.

? Капитальные затраты^[175] связаны с закупкой активов, предназначенных для долгосрочного исполь­зования внутри организации. Амортизация этих затрат производится в течение несколько лет. Поэтому в затраты обычно включаются амортизационные отчисления, а не закупочная стоимость.

? Операционные затраты^[176] представляют собой ежедневные затраты, не связанные с материальными производственными ресурсами. Примерами являются договоры на обслуживание аппаратного и программного обеспечения, стоимость лицензий, страховые взносы и т. д.