Главная | Обратная связь

Отчеты для руководства

Предоставляемые руководству ИТ регулярные отчеты о Процессе Управления Финансами должны содержать следующую информацию:

? общие затраты на ИТ-услуги и получаемая бизнес-отдача (доход);

? анализ затрат по каждому ИТ-подразделению, аппаратной платформе или другим значимым разделам;

? затраты, связанные с системой Управления Финансами;

? планирование будущих инвестиций;

? возможности снижения затрат.

11.5.2. Критические факторы успеха и ключевые показатели эффективности^[184]

Перед внедрением Процесса Управления Финансами следует проинформировать пользователей, персонал и руководство ИТ о цели внедрения процесса, затратах, преимуществах и потенциальных проблемах, связанных с данным процессом.

Эффективное внедрение системы выставления счетов зависит от следующих критических факторов успеха:

? пользователи должны знать, за какие услуги им выставляются счета;

? пользователи должны знать, какие методы выставления счетов используются, чтобы они могли контролировать затраты (например, с помощью соглашений или отчетов, составленных в терми­нах количественно измеримых показателей производительности);

? система мониторинга затрат должна предоставлять подробную информацию о расходах и их обос­нование;

? подход ИТ Сервис-менеджмента должен создать сбалансированную систему эффективных ИТ-сервисов, предоставляемых по разумной цене;

? руководство ИТ должно быть хорошо информировано о преимуществах внедрения Процесса Уп­равления Финансами и связанных с этим затратах, и подтвердить серьезность своих намерений в отношении данного процесса;

? Процесс Управления Конфигурациями должен предоставлять необходимую информацию о стру­ктуре услуг для организации соответствующей системы бухгалтерского учета.

Следующие ключевые показатели эффективности работ могут быть полезны для контроля процесса:

? точный стоимостной анализ^[185] по предоставляемым услугам;

? удовлетворенность заказчиков используемыми методами выставления счетов;

? достижение ИТ-организацией ее финансовых целей;

? изменение потребления услуг заказчиками;

? своевременность отчетов для Процесса Управления Уровнем Услуг.

Функции и роли

В некоторых ИТ-организациях есть свои финансовые руководители, другие заключают соглашения с финансовым отделом, который тесно сотрудничает с руководством ИТ. Как и любой другой про­цесс, Управление Финансами должно иметь владельца процесса, отвечающего за развитие и под­держку финансовой системы.

Руководитель Процесса Управления Финансами должен работать на равных началах с руководст­вом других процессов и финансовым отделом для выработки основных направлений развития сис­тем Составления бюджета, Бухгалтерского учета и Выставления счетов.

Проблемы и затраты

Проблемы

Потенциальные проблемы могут быть следующими:

? деятельность по регистрации и мониторингу затрат часто является совершенно новой областью для ИТ-персонала, по которой существует не так много литературы;

? для мониторинга, калькуляции затрат и выставления соответствующих счетов часто требуется ин­формация о планировании услуг, не относящихся к ИТ, таких как строительство и т. д., по кото­рым трудно достать подробную информацию;

? трудно найти специалистов, знающих как ИТ, так и бухгалтерский учет,

? отсутствие четко сформулированной и документированной стратегии развития информационных систем, что затрудняет определение необходимых инвестиций;

? недостаточное понимание возможностей, предоставляемых процессом для оптимизации взаимо­действия между различными подразделениями;

? недостаточно серьезное отношение к процессу со стороны руководства может означать, что про­цесс не воспринимается организацией всерьез.

Затраты

Затраты на этот процесс можно разделить на две категории:

? административные и организационные затраты, связанные с планированием, внедрением и вы­полнением процесса;

? затраты на необходимые инструментальные средства, т. е. аппаратное обеспечение, базы данных и прикладное ПО.