 |
|
Отбор документов к выставке
Выставка документов может быть стационарной и передвижной, размещаться в архиве, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях. По времени функционирования она может быть постоянно действующей (с использованием копий документов) или временной.
Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на коммерческой основе.
При организации межархивной или межотраслевой выставки создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций - устроителей и участников выставки.
На базе выставки документов могут проводиться экскурсии, научно-практические конференции, семинары, круглые столы.
На начальном этапе работы над выставкой необходимо выявить наличие документальной базы по теме. Выявление документов к выставке можно проводить как целенаправленно, так и при выполнении других видов работ (каталогизация, исполнение запросов, переработка фондов).
Работа над выставкой включает следующие виды работ: определение круга фондов для использования; изучение литературы, научно-справочного аппарата фондов; выявление, отбор документов и иллюстративного материала для экспозиции; аннотирование документов, систематизация их по разделам и подразделам; составление планов выставки; отбор и передача документов для копирования; просмотр и простановка шифров на изготовленных копиях; изучение отобранных для выставки архивных источников, изготовление схем, диаграмм и других вспомогательных материалов; монтаж выставки в соответствии с экспозиционным планом, оформление текстовок к разделам выставки, документам и иллюстрациям; художественное оформление стендов и витрин.
При организации выставки документов разрабатывается ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов, подготавливают каталог для выставки.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки, состав и содержание ее разделов. На основании тематического плана проводятся выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива. Он включает перечень фондов, изданий периодической печати по каждому разделу отдельно, по которым будет проводиться выявление документов, иллюстративных и вспомогательных материалов.
Тематико-экспозиционный план включает аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и композиционного размещения на стендах или витринах, поисковых данных, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.
При составлении смет учитывают наличие помещения и выставочного оборудования; необходимоть проведения реставрации документов, переплетных работ, изготовление выставочных и страховых копий; проведение художественно-оформительских и дизайнерских работ, подготовку рекламно-издательской продукции, проведение страховой оценки документов. [12, 104 c.]
Каталог выставки – каталог, содержащий перечень и описания предметов, экспонируемых на выставке. [1]
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.
Выявление документов материалов для экспозиции - наиболее ответственный момент в процессе подготовки выставки, так как от состава, содержания и внешней выразительности документов зависит значение выставки, ее зрительное восприятие, эффективность воздействия на зрителя.
Для экспонирования на выставке могут быть отобраны различные виды документов: управленческая документация, документы личного происхождения и по личному составу, научно-техническая документация, фотодокументы.
Кроме документов на выставках могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы, хранящиеся в составе архивных фондов. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам, документам досоветского периода при необходимости дается перевод или развернутая аннотация по их содержанию.
Выявление следует начинать с просмотра имеющихся публикаций по теме, после этого выявление документов продолжается непосредственно по фондам, предусмотренным тематическим планом.
Вслед за выявлением документов по фондам производится выявление иллюстративного материала и фотодокументов. Можно использовать различного рода юбилейные издания - альбомы, плакаты.
Большое место в выставках отводится ведущим текстам и текстам-комментариям, способствующим раскрытию темы. В качестве текстов к выставкам могут широко использоваться цитаты из различных публикаций, литературных произведений.
Для экспонирования отбираются документы, представляющие наибольшую значимость для раскрытия темы выставки.
Отбирая документы для выставки, следует исходить:
- из содержания документа, его значимости и познавательной ценности (в экспозицию необходимо включать документы, как общего характера, так и документы, раскрывающие отдельные факты, события);
- из внешней выразительности документа, его яркости, физического состояния;
- при отборе фотодокументов учитывается оригинальность съемки, физическое состояние негатива.
Для постоянно действующей выставки могут быть отобраны и менее выразительные для зрительного восприятия документы, но содержащие интересные сведения по теме.
Составным элементом экспозиции каждой выставки являются тексты. Они вводятся в экспозицию в виде заголовков разделов и подразделов выставки и в виде ведущих текстов и пояснительных надписей.
Текст каждого документа снабжается заголовком, который содержит общую характеристику документа. В заголовке указываются: разновидность документа, автор, адресат, краткое содержание, дата документа, делопроизводственный номер, если он указан в документе, место написания. Отсутствующие в документе элементы заголовка устанавливаются путем источниковедческого анализа документов и привлечения дополнительных источников и заключаются в квадратные скобки.
В заголовках к графическим материалам указывается их разновидность (чертеж, схема, план, диаграмма и т.п.), название предмета (объекта), автор и дата создания документа. Сведения об авторе графического документа берутся из углового штампа чертежа.
Заголовок картографического документа должен включать разновидность картографического документа (чертеж, план, карта, атлас), географическую привязку (территория), тематику, сведения об авторе, дату. Для печатных документов полностью передается собственный заголовок карты. Сведения об авторе: для рукописных карт автором является составитель; для печатных карт дополнительно приводятся сведения об издательстве (издателе). Дата документа: для рукописных документов приводится дата составления; для печатных - составления и издания.
Разновидность документа устанавливается исходя из его формы и содержания в соответствии с научно-исторической классификацией документов. Для творческих материалов обязательно указывается авторское определение разновидности документа.
При составлении заголовка к тексту документа, переданному по телеграфу, телефону или радио, в заголовке указывается разновидность документа, например, приказ, распоряжение, донесение, оперативная сводка, приветствие, независимо от способа передачи текста документа. Указание на способ передачи текста документа оговаривается в легенде. Название "телеграмма" как вид документа сохраняется, если документ не может быть отнесен к какой-либо разновидности. Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями.
Автором и адресатом документа может быть как отдельное лицо или группа лиц, так и одно или группа учреждений, или структурная часть учреждения. Невозможность установить автора или адресата оговариваются в текстуальных примечаниях.
Сведения об авторе и адресате, установленные специалистом, приводятся в заголовке в квадратных скобках. [3, 95 c.]
Подготовка документов и иллюстративного материала к экспонированию включает:
- реставрацию подлинных документов;
- изготовление копий фонда пользования, страховых копий и муляжей.
Экспонирование подлинных дел и документов, находящихся в плохом физическом состоянии не допускается.
Страховая оценка производится при экспонировании архивным учреждением подлинных уникальных и исключительно ценных документов.
Подлинные документы за пределы органа управления архивным делом организациям-устроителям выставок не передаются, для этого изготавливаются копии. [15, 66 c.]
В результате можно сделать вывод о том, что существует несколько документов, которые необходимо оформлять при подготовке к выставке. Экспонатами выставки могут быть не только архивные документы, но и фотодокументы, газетные публикации и т.д.