Главная | Обратная связь

Выбор проблемы для разрешения путем автоматизации

Современная жизнь состоит из альтернатив. Мы постоянно что-то выбираем. Это относится и к нашему быту, и к профессиональной деятельности. В простых ситуациях мы даже не задумываемся, что выбрать и как это сделать, в сложных – мы выстраиваем целые системы принятия решений и разрабатываем для этого математический аппарат.

Думаю, Вы согласитесь со мной, что выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации управления предприятием или, более точно, для поддержки Информационной Системы Управления (ИСУ) - задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности Вашего предприятия.

В прессе, в Интернет и другой литературе Вы можете найти множество материалов и статей, посвященных данной тематике, но, несмотря на все это, опыт общения с основной массой наших потенциальных клиентов показывает, что пробелы в этой области еще довольно значительны.

Эта статья родилась на основе реальных проектов, как моих, так и совместных с коллегами, а также прочитанных мною семинаров, посвященных решению задачи выбора. Естественно, что в рамках короткой статьи обсудить все проблемы, связанные с процессом выбора ПО для ИСУ сложно, поэтому остановимся на ПРОЦЕДУРЕ выбора программного обеспечения для автоматизации управления предприятием. Т.е. рассмотрим работы, которые, по-нашему мнению, должны быть выполнены на этом проекте и выскажем наши рекомендации по проведению этих работ.

Зачем это надо? В настоящее время стоимость программных продуктов и их внедрения довольно высока. Если же рассмотреть все остальные затраты, связанные с процессом автоматизации, то суммы получатся еще больше. Исходя из этого, руководители должны быть уверены, что деньги на автоматизацию будут потрачены не зря. Т.е. в результате, мы получаем объективный, обоснованный со всех точек зрения выбор. Кроме того, решается вопрос оптимального использования бюджетов, выделенных на автоматизацию.

Будем считать, что предприятию действительно необходимо проводить выбор ПО для автоматизации, что существующие проблемы могут и должны быть решены путем автоматизации, и что имеющееся ПО непригодно для дальнейшего использования. Это важно, так как очень часто руководители считают, что купив и внедрив программу, они смогут решить свои проблемы. Думаю, вы согласитесь, что почти бессмысленно, например, покупать и внедрять ПО для бюджетирования, если сам процесс бюджетирования, как таковой, отсутствует на предприятии.

Рассмотрим процесс выбора, как некоторый проект. Все работы по этому проекту можно разделить на три фазы: планирование выбора, подготовка выбора, осуществление выбора.

Во время первой фазы осуществляется детальное планирование всех ресурсов, формирование проектной группы (на базе инициативной группы или под руководством инициатора проекта), распределение ролей.

Во время второй фазы формируются цели внедрения и требования к ПО, разрабатываются критерии сравнения, определяется класс ПО.

И на последней фазе вы определяете требования к поставщикам и изучаете их возможности, организовываете презентации ПО, разрабатываете и осуществляете запросы на коммерческое предложение, проводите анализ поступивших коммерческих предложений.

Результатом первой фазы является расширенный план работ по выбору, который включает в себя и уточненные рамки проекта (бюджетные и временные). Результатом второй фазы – выбранный программный продукт или несколько продуктов одного класса. И результатом работ последней фазы – коммерческое предложение от поставщика (поставщиков).

Рассмотрим состав работ по этим фазам более подробно.

Планирование выбора.

Бюджет

Одним из факторов, ограничивающим наши желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому, прежде всего, определитесь с бюджетом проекта автоматизации. На этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет. Достаточно будет определиться с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию. В общем случае, бюджет, выделяемый на такой проект, может зависеть от:

- финансового состояния предприятия;

- уровня использования информационных технологий в бизнесе компании или, другими словами, зависимости результатов бизнеса от использования ИТ;

- целей проведения автоматизации;

- желания и понимания руководства и собственников;

- ожидаемого эффекта от проекта;

Однако будьте готовы к тому, что на проведение проекта комплексной автоматизации необходимо будет потратить 1-5% от годового оборота Вашего предприятия, а в некоторых случаях и больше.

Встречаются ситуации, когда говорят, что мы сначала определимся с программой, а там будем говорить о деньгах. Естественно, что такой подход имеет право на жизнь, но только в одном случае, когда финансовые возможности Вашего предприятия просто безграничны, никто не планирует заранее их использование и никто не оценивает эффективность их использования. Согласитесь, такое бывает не слишком часто. Когда Вы отправляетесь за покупками в магазин или выбираете бытовую технику, или покупаете автомобиль, то для себя Вы устанавливаете некоторые ценовые рамки покупки, т.е. ограничиваете свои потребности возможностями. Так почему, когда речь идет о ПО, не определить точно такие же рамки.

Полезно будет провести распределение суммы бюджета по статьям. Это можно сделать в процентном выражении, так как точной суммы пока еще нет.

Очень часто график платежей не равномерный, а имеет некоторые пики по единовременным выплатам. Это может создавать дополнительные сложности с финансированием работ и покупок. Поэтому согласуйте с руководством максимально возможные суммы для единовременных выплат и при переговорах с поставщиками постарайтесь сгладить эти пики.

Люди

На данном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта, которые будут работать вместе с Вами во время проведения выбора. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать некую виртуальную структуру – проектную группу, со своей администрацией и исполнителями, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения.

Определите, кто будет готовить решение, а кто принимать решение. Выясните, что необходимо руководству для принятия решения. Достаточно ли будет только Ваших рекомендаций или потребуется составление развернутого отчета с детальной сравнительной характеристикой программ.

Выделите сотрудников, которые будут принимать участие в презентациях программных продуктов. Проведите собрание с проектной группой и проинформируйте ее участников о новом проекте, его основных этапах и работах, конечном результате. Такая работа позволит немного сгладить сопротивление сотрудников будущим переменам.

Зафиксируйте эти назначения. Для этого необходимо издать приказ по предприятию, в котором будут отражены как назначения, так и цели. В дальнейшем такой приказ окажет Вам ощутимую поддержку при проведении работ.

Время

Следующий шаг – это планирование временных рамок проекта.

Учитывайте при планировании загрузку сотрудников текущей работой и календарь руководства.

Четко распланируйте сроки выбора, принятия решения и начала внедренческого проекта.

Главное, постарайтесь не допускать, чтобы проект “поплыл”. Добивайтесь соблюдения сроков, для этого используйте метод ключевых точек (вех) по проекту, протоколируйте все совещания и собрания. Обращайте внимание на исполнительскую дисциплину, как рядовых сотрудников, так и РУКОВОДСТВА.

Понятно, что все сотрудники и особенно руководители – люди занятые, но добивайтесь признания важности и значимости этого проекта (здесь Вам немного поможет изданный приказ, о котором мы говорили немного выше). Это создаст соответствующую психологическую атмосферу и настрой, позволит “приучить” людей к порядку. Такой опыт будет полезен и даже очень пригодится Вам на проекте внедрения. Помните, что увеличение сроков проекта – это снижение эффективности вложенных средств.

Осуществление выбора

После того, как все спланировано, Вы готовы приступить к основным работам – выбору ПО.

Исполнителем работ уже будет проектная группа. Хочу заострить Ваше внимание на том, что ограничивающим фактором во время выбора ПО, является также бюджет проекта автоматизации. Отсюда вывод – сопоставляйте требования и возможности.