 |
|
Этапы организации процесса закупок
В общем виде организация процесса закупок может быть представлена в виде алгоритма (рис. 2.2).
Технология проведения бизнес - процесса закупки состоит из ряда стадий (этапов).
1. Подготовка и оформление заявки на материал:
- определение потребности в материале;
- подготовка заявки на материал;
- оформление заявки на материал;
- согласование заявки на материал.
| Инициирование закупки |
| Определение критериев оценки |
| Поиск информации |
| Составление списка возможных поставщиков |
| Оценка предложений поставщиков |
| Переговоры с поставщиками |
| Выбор поставщика |
| Закупка |
| Инициирование закупки |
| Определение критериев оценки |
| Поиск информации |
| Инициирование закупки |
| Определение критериев оценки |
| Инициирование закупки |
| Определение критериев оценки |
| Факторы организации покупателя: 1) потребность; 2) состав и распределение обязанностей в подразделении снабжения. |
| Характерис –тика и психологи – ческий настрой снабженца организации |
| Факторы организации поставщика: 1) свойства продукта; 2) цена; 3) место и время продаж; 4) презентация продукта; 5) информация; 6) стимулы; 7) сервис. |
| Удовлетворенность? |
| Нет |
| Да |
| Продавец остается в списке поставщиков |
| Продавец исключается из утвержденного списка |
| Составление списка возможных поставщиков |
| Оценка предложений поставщиков |
| Переговоры с поставщиками |
| Выбор поставщика |
| Закупка |
| Поиск информации |
| Инициирование закупки |
| Определение критериев оценки |
Рис. 2.2. Алгоритм процесса покупки продукта организацией
В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.
2. Выбор поставщиков:
- подготовка списка возможных поставщиков;
- отправка запроса в соответствии с заявкой на материал;
- выбор поставщиков.
На данном этапе на основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков. Следует отметить, прежде чем определять возможных поставщиков, необходимо ответить на вопрос: не выгоднее ли самой фирме производить необходимые материальные ресурсы.
3. Обработка заказов:
- оформление и отправка заказа;
- выполнение обязательств по оплате заказа.
При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:
· идентификационный номер заказа;
· дата отправления заказа;
· идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
· краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
· выбранные условия поставки.
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.
4. Контроль выполнения условий договора:
- отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
- регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условий, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
5. Поступление материала:
-организация приёма груза в установленном месте;
- сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком;
- выставление претензий по факту отступления от условий договора.
6. Оприходование материала. После приёмки груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:
- идентификатор материала;
- дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;
- количество;
- краткое описание материала;
- цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).
7. Контроль счетов. Производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат.