 |
|
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ПЕРСОНАЛИЙ
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архив (ндп.[1] архивохранилище) – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.
Архивный орган (архивное учреждение)– учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.
Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
Архивная копия– официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивное дело– отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.
Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
Архивохранилище (ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации– архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.
Государственное хранение архивных документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.
Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) –отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать.
Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению.
Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Доступ – право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.
Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
Индекс дела (номер дела)– цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Карточка (архивного) фонда (ндп. фондовая карточка) – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Классификация – систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Объединенный архивный фонд (ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
Проверка наличия [состояния] дел – установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Старение (архивного) документа– изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Страховая копия (архивного документа) – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Уничтожение – ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа – построенная модель документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
*ндп – недопустимо
[1] недопустимо