 |
|
Організація роботи з документами
Організація роботи з документами здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства в органах ДПС, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 №315 із змінами (далі – Типова інструкція з діловодства в органах ДПС), розробленої відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (далі – Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади), та з урахуванням положень законів України „Про електронні документи та електронний документообіг”, „Про електронний цифровий підпис” та постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року №1452 „Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”.
Організація роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 зі змінами та доповненнями, Інструкцією з питань обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави в системі державної податкової служби України, затвердженою наказом ДПА України від 26.12.00 №668 із змінами, та Тимчасовою інструкцією з організації та здійснення режимних заходів при обробці документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, засобами обчислювальної техніки в структурних підрозділах органів державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 02.12.04 № 688.
Відповідальність за документаційне забезпечення діяльності ДПС України покладається на підрозділ адміністративно-господарського забезпечення.
В управлінській діяльності ДПС України використовується офіційно-діловий стиль мови. Основним видом ділової мови є документ.
До основних видів роботи з документами (у тому числі з електронними документами) належать:
реєстрація вхідної кореспонденції;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
робота з документами у структурних підрозділах;
підготовка документів для доповіді керівництву;
підготовка та узгодження проектів законодавчих, інших нормативно-правових актів, нормативно-правових актів Мінфіну та актів організаційно-розпорядчого характеру;
оформлення копій та додатків до документів;
підготовка та оформлення документів до засідань колегій;
організація виконання законів України, актів або доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, Міністра та Мінфіну;
організація та здійснення контролю за виконанням документів;
складення номенклатури та формування справ;
підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів ДПС України.
Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також актів організаційно-розпорядчого характеру ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу (АСЕДО), яка функціонує в ДПС України, або за допомогою інших автоматизованих систем.
Документи у структурних підрозділах ДПС України формуються у справи згідно із затвердженою номенклатурою.
Відповідно до встановленого порядку здійснюється відбір, облік, архівне зберігання та використання документів на усіх видах матеріальних носіїв інформації, що створюються структурними підрозділами ДПС України, а також передача на державне зберігання документів, віднесених до Національного архівного фонду України, до Державного архіву України.