Здавалка
Главная | Обратная связь

Вимоги до оформлення акта



1. Заголовок до тексту має включати короткий зміст актованого факту чи події.

2. Текст складається з двох частин: вступної, в якій вказують підстави для складання акта, перераховують членів комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.

3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.

4. Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й - керівникові організації, 3-й підшивають до справи.

5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

Зразок

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОСТІ ЗАТВЕРДЖУЮ

БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ Директор комбінату

Київський азбестоцементний P.M. Стеценко

комбінат

АКТ

12.10.98 № 12 м. Київ

Установлення продуктивної потоково-механізованої технологічної лінії для виробництва азбестоцементних волокнистих листів

Підстава: Наказ директора комбінату від 10.09.98 № 101

Створено комісію в складі:

Голова - керівник лабораторії технології листових матеріалів СІ. Марченко.

Члени комісії - головний технолог комбінату Д.М. Петриченко, старший інженер лабораторії Ю.В. Симченко.

Присутні: заступник директора заводу № 1 Н.Л. Матвійчук, головний Інженер комбінату М.П. Родін.

У період з 10.10.96 до 12.10.98 комісія провела роботу з метою встановлення фактичної продуктивності технологічної лінії для виготовлення азбестоцементних волокнистих листів на заводі № 1,

Технологічну лінію прийнято до експлуатації Державною комісією в грудні 1996 р. із середньою сталою годинною продуктивністю 800 листів. За час, що минув з моменту прийняття лінії до експлуатації, її продуктивність значно підвищилася. Для уточнення продуктивності лінії і визначення якості продукції, що випускається, комісія розглянула такі матеріали.

1. Відомості про роботу технологічної лінії за весь період експлуатації.

2. Результати роботи лінії за перший - третій квартали 1997 р.

3. Фізико-механічні показники.

Ґрунтуючись на аналізі наданих матеріалів і на результатах роботи технологічної лінії заводу № 1, комісія відповідно до Вказівок з проведення одночасного обліку наявних виробничих потужностей діючих промислових підприємств визначила годинну продуктивність лінії - 4000 листів, що відповідає річній потужності ЗО млн. листів.

Комісія пропонує встановити потужність технологічної лінії розміром ЗО млн. листів на рік.

Складено в трьох примірниках: 1-й примірник - комбінатові; 2-й примірник - лабораторії; 3-й примірник - заводові № 1.

Голова комісії Д.М. Марченко

Члени комісії СІ. Петриченко

Ю.В. Симченко

Відгук

ВІДГУК - документ, в якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу будь-якої роботи (наукової праці, що має бути надрукована), а також висновки про наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

1) назва виду документа (відгук);

2) заголовок до тексту;

3) текст;

4) підпис;

5) дата;

6) печатка чи штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Форм уляр-зразок

ВІДГУК

на автореферат дисертації Ткаченко Олесі Віталіївни "Підприємницька та меценатська діяльність родини ТерещенкІв в Україні (1861-1917 рр.) представленої на здобуття наукового ступеня кандидата Історичних наук за спеціальністю 07.00.01 - історія України. К., 1998. - 23 с.

Структура тексту

1. Вступ (стислий виклад загального уявлення про матеріал).

2. Стислий виклад основних положень роботи.

3. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями.

Завідувач кафедри українознавства Українського державного університету харчових технологій, доктор історичних наук, професор (підпис) О.Д. Горбул

Довідка

ДОВІДКА - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Відповідно до призначення розрізняють:

Службові довідки - посвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ;

Особисті довідки - посвідчують факти з життя і діяльності окремих громадян.

Службова довідка має об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують місце роботи й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов'язане на прохання працівника видавати довідку про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення готують довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними підприємства і трафаретним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, імені та по батькові в називному відмінку особи, про яку подають відомості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату тощо.

На довідці обов'язково має бути дата її підписання. У тому разі, коли здійснюється облік видачі довідок, в окремому журналі проставляється порядковий номер довідки поряд з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Довідки, що подаються службовій особі всередині установи, називають внутрішніми. їх підписує укладач.

Довідки, які готуються на запит зовнішніх організацій, називають зовнішніми. їх підписує керівник підприємства. При цьому в довідці має бути заголовок, що розкриває короткий зміст тексту, і вказуються дата чи період, за який викладені відомості.

Коли постає необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділам дають заголовки і проставляють нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, він може оформлятися як таблиця.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один з них відправляється адресатові, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Довідки особистого характеру оформляють на бланках або на чистих аркушах. У тексті обов'язково зазначають назву установи чи організації, куди надається довідка.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку надаються відомості. Не рекомендується вживати звороти на кшталт: дійсно вчиться, дійсно проживає, цим повідомляємо і т. ін.

Реквізити довідки:

1) назва відомства, установи (адресат);

2) назва виду документа (довідка);

3) дата;

4) індекс;

5) місце укладання;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис;

9) печатка.

Зразок 1

Міністерство освіти України Український державний університет харчових технологій

ДОВІДКА

29.05.98 № 73 м. Київ

Пан Губернарчук Сергій Іванович навчається на III курсі денного відділення факультету ТММ. Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету ТММ (підпис) Г.М. Гончаров

Зразок 2

Реквізити установи Відділ кадрів

ДОВІДКА 17.05.98 № 49 м. КиТв

. _, _працює _

(прізвище, ім'я, по батькові) (назва посади

_,_____,_._ . Його посадовий оклад

із зазначенням підрозділу)

______ грн. на місяць. Видано для подання до

(цифрами і літерами)

{назва організації)

Службові записки

Доповідна записка - документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію! що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого" Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

1) назва структурного підрозділу;

2) адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

3) назва виду документа (доповідна записка);

4) дата;

5) індекс;

6) місце видання;

7) заголовок (стислий зміст тексту);

8) текст;

9) додаток (якщо є); 10) підпис.

Кафедра українознавства Доповідна записка 20.09.98 № 72-12/03 Про відрядження викладача Пилипенка О.Є.

Зразок

Проректорові УДУХТ з навчальної та наукової роботи професорові Прядку М.О. завідувача кафедри українознавства професора Горбула О.Д.

З 3 по 5 жовтня 1998 року в Німеччині (м. Берлін) відбудеться І Європейський конгрес, на якому викладач Пилипенко О.Є. виступатиме з доповіддю "Грецькі братства в Україні (XVII - XIX ст.)". У зв'язку з цим прошу виділити грошову допомогу для відшкодування проїзду викладача Пилипенка О.Є. до Берліна.

Підстава: Лист-запрошення Вільного університету Берліна.

(підпис)

Звіт

ЗВІТ - документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Види цього документа:

1) статистичні (цифрові) - на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках;

2) текстові - на звичайному папері за встановленою формою.

Реквізити:

1) назва виду документа (звіт);

2) період, за який складається звіт;

3) назва установи, організації, про роботу якої звітують;

4) текст;

5) підписи;

6) дата складання звіту;

7) індекс документа;

8) гриф затвердження.

Декотрі види звітів мають додаткові реквізити - погодження і затвердження. Ці документи складаються у текстовій або табличній формі. У таблиці найчастіше зводять статистичні звіти.

Розрізняють звіти періодичні і разові. Перші затверджуються керівником, який раніше підписав план, другі - не затверджуються, а лише адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання або доручення.

Текст разового звіту, як правило, розпочинається словами: За Вашим розпорядженням від (такого) числа... Це посилання на завдання слугує першим логічним елементом змісту цього документа. Далі йдуть описання виконаної роботи і заключна частина, в якій аналізуються підсумки її, потім - висновки і пропозиції.

Текст звіту має бути чітким за побудовою, логічною послідовністю викладу матеріалу, містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, його доцільно розбити на короткі заголовки відповідно до змісту.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, окреслити перспективи.

Зразок

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор комбінату

[підпис, ініціали, прізвище) "_"_19_р.

ЗВІТ

про роботу Спеціалізованої науково-технічної ради за 1998 р.

Голова ради (підпис) Ініціали, прізвище

Секретар (підпис) Ініціали, прізвище

15.12.98

Службові листи

Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимага-

ють відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.

Листи-запити і листи-відповіді - найпоширеніший тип службової кореспонденції.

Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді. Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;

7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

8) підпис керівника;

9) віза виконавця (підпис на копії).

Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу.

Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист - документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.

На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, висилаючи документи громадянам. У претензійно-позовній роботі вони служать письмовими доказами, оскільки фіксують час відправлення договорів, позовних матеріалів, термін розгляду проектів різних документів і т. д.

Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Лист-запрошенпя пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідо млепня близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відома і т. ін. Далі - факти.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо.

Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо.

Ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.

Гарантійний лист - документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.

Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення. Складові частини комерційного листа такі:

1. Заголовок, який розміщується у верхній частині бланка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить назву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відомості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.).

2. Місце і дата ділового листа. Проставляються у лівому куті сторінки під заголовком словесно-цифровим способом - 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комерційному листі не прийняте.

3. Зовнішня адреса - це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщення в лівій частині нетипове для українських ділових листів.

4. Помітки. Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати.

5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки.

6. Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставиться знак оклику (!) або кома чи крапка.

7. Текст листа складається з вступної частини, головного повідомлення та заключної частини і пишеться з урахуванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок.

8. Додатки. Якщо до листа додаються які-небудь документи, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" і перелічуються назви документів, що додаються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок.

Увесь текст комерційного і будь-якого іншого листа розміщується тільки на його лицьовій стороні і не переноситься на зворотний бік. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, він переноситься на другу, третю і т. д.

Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати слова або окремі фрази, а також використовувати нумерацію.

9. Заключна фраза - формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною.

Часто діловий лист закінчується просто підписами осіб, котрі відповідають за його зміст.

Зразок 1

Схема комерційного листа

Заголовок

(назва та адреса організації, яка відправляє лист) (Місце і дата) Ваша помітка (або №) Наша помітка (або №}

Найменування та адреса (зовнішня) адресата

Про:__

(текст листа)

Додатки:_

Формула ввічливості

(Посада) (підпис) Розшифрування підпису

Зразок 2

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВИСТАВКОВИЙ ЦЕНТР УКРАЇНИ

Адреса: 252022 Київ-22, пр. Глушкова, 1

Факси: 251-91-12; 251-91-26. Телефони: 251-91-01, 251-91-02

№ 3-11/ 1242 від 30.10.98 Ректору Українського

На №_ державного університету

харчових технологій

Гул ому І.С.

Шановний Іване Степановичу!

Національний виставковий центр України запрошує Вас, професорсько-викладацький склад і студентів Вашого навчального закладу ознайомитися з новою експозицією Головного павільйону "Україна сьогодні", створеної за Указом Президента України, яка розповідає про інтелектуальний та економічний потенціал нашої держави, її зовнішню, економічну і гуманітарну політику.

В експозиції понад 3000 експонатів, представлених 450 підприємствами, організаціями, установами, фірмами різних форм власності з усіх регіонів нашої держави, що працюють у сучасних економічних умовах. У створенні експозиції взяли участь майже всі міністерства й відомства, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, усі облдержадміністрації, міськдержадміністрацн Києва та Севастополя. Зокрема, тут можна ознайомитися з соціально-економічним портретом кожної області, наукомісткою конкурентоспроможною продукцією.

Експозиція інформує про сучасний рівень розвитку основних галузей промислового, паливно-енергетичного, агропромислового, будівельного, транспортного комплексів, інформатики і зв'язку, про гуманітарну політику держави.

Розділи експозиції доповнюються комп'ютерними програмами та відєофільмами з багатьох питань розвитку галузі.

Експозиція "Україна сьогодні" не тільки цікава за своїм змістом, але й може бути використана Вами для проведення на п базі навчальних та інших заходів.

Чекаємо на Ваші пропозиції про відвідування Головного павільйону НВЦ України.

Режим роботи: Контактні телефони:

з 10.00 до 17.30, крім суботи та неділі 251-91-40; 251-91-42

З повагою,

заступник генерального (підпис) Т.Г. Цим бал

директора НВЦ (печатка)

Телеграма

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, телеграфом.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках" коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення інформації адресатові.

Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні.

Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім - з помітками "Звіт" і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом, службові з помітками:Термінова; Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вважаються звичайними. Вимоги до оформлення

1. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи в однині.

2. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й - до відділення зв'язку; 2-й - до справи (копія),

3. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).

4. Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметників майже немає, прислівники вживаються рідко. Заперечення не не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді скорочень крпк, км вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

5. У тому разі, коли телеграми надсилають службові особи, котрі перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату видання паспорта.

6. Телеграми пишуться на друкарських машинках, на комп'ютерах великими літерами з двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

7. Між окремими словами роблять пропуск на два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

8. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

9. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

10. Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то вихідний номер другої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді - у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити службової телеграми:

1) назва виду документа (телеграма);

2) відмітка про категорію та вид телеграми;

3) адреса;

4) текст;

5) номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);

6) вихідний номер;

7) підпис;

8) адреса відправника;

9) дата відправлення.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Термінова

Київ Видавництво Либідь Бойко Харківський університет поштою

ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ВИКОНАННЯ СПОВІСТІТЬ РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ

161042 Харків Стуса 2

Ректорат університету

Зленку В.О.

Дата

Печатка

Телефонограма

ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1) назва документа - заголовок;

2) номер і дата телефонограми.

Слово Телефонограма, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передачі;

3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;

4) назва організації і службової особи - одержувача телефонограми;

5) текст телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів;

6) підпис службової особи - керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми.

Зразок

Телефонограма №_від " "_20_р.

Від кого_ Телефон_Передав_

Кому_Прийняв_

год хв_

(текст) (підпис)

Факс

ФАКС - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомуніка-тивного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Факси пишуться на бланках підприємства для зовнішніх документів.

Оформлення факсу відповідає оформленню службового листа.

Головні вимоги до тексту факсу - лаконічність, простота викладу. Факс складається в одному примірнику, який після передачі по апарату зберігається у справі.

Реквізити:

1) назва документа (факс);

2) дата;

3) назва адресата, установи, яка передає факс;

4) прізвище, посада особи, що підписала документ;

5) назва організації й службової особи - одержувача факсу;

6) текст.

Текст факсу складається без скорочень.

Назва підприємства Адреса підприємства Тел., факс

00.00.98 №_

на №_від 00.00.98

Зразок

Керівнику підприємства Ковальчуку І.О. факс (095) 141 1526

Про затримку сплати за рахунком №

Шановний Іване Олексійовичу!

Нагадуємо Вам про затримку сплати за рахунком №_від

00.00.98 за поставку комплектів обладнання "Технократ-105й. Минуло 10 днів після того, як Вам було надіслано рахунок факсом.

Відповідно до пункту 6.4 контракту №_через 5 банківських днів

починається нарахування пені за прострочення сплати.

Сподіваємося, що Ви терміново вирішите це питання.

Директор (підпис) і.б. Сергійчук

P.S. Якщо Ви до цього нагадування вже сплатили за рахунком, прийміть нашу подяку.

Оголошення

ОГОЛОШЕННЯ - це інформація про майбутній масовий захід.

Реквізити:

1) заголовок;

2) дата;

3) час та місце проведення заходу, його назва;

4) порядок денний або короткий виклад змісту заходу;

5) адреса та номери телефонів організації, яка проводить захід.

За формою викладу оголошення бувають: письмові, мальовані, друковані в газетах, журналах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів різними шрифтами, добір кольорів, симетричність розміщення повідомлень, а по радіо і телебаченню - час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення широко використовують у підприємницькій діяльності.

Розрізняють організаційні та рекламніоголошення. Організаційні мають на меті лише повідомити про масовий захід. Рекламні оголошення закликають до активної участі чи співпраці. Тому з метою увиразнення пропонованих послуг у рекламних оголошеннях графічно виділяють дієслова в неозначеній формі (на-ти, -ть)У прислівники (зручно, надійно, швидко, якісно) або ж назву пропонованої послуги (столярне приладдя, шпалери, фурнітура тощо).

У текстах організаційних оголошень практично немає оцінної лексики. Вона може вживатися лише з метою заохочення: "Навчання в УДУХТ - це можливість отримати престижні професії". Часто присудок або підмет і присудок виносять на початок речення: Правекс-банк приймає...; Надає...; Курси підготовки до вступу готують...

Зразок

Протокол

ПРОТОКОЛ - документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, котра засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії.

За способом і повнотою запису протоколи поділять на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, в яких усі виступи записано дослівно. Реквізити:

1) назва виду документа (протокол);

2) порядковий номер протоколу;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4) назва підприємства, організації;

5) дата, місце проведення зібрання;

6) кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний. Питання має бути сформульовано в називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження та гриф погодження.

Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складаєть

Міністерство освіти України УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОПЙ

ОГОЛОШУЄ прийом ОДИНАДЦЯТИКЛАСНИКІВ і молоді з середньою освітою на ПІДГОТОВЧЕ ВІДДІЛЕННЯ за умовами договорів

Після закінчення підготовчого відділення слухачі складають випускні іспити, за результатами яких зараховуються на перший курс УДУХТ на навчання за державний кошт.

До вступу на всі спеціальності університету слухачів готують з профільних дисциплін досвідчені викладачі кафедр. Заняття проводяться у другу зміну, інтенсивно, без домашніх завдань.

Початок занять 2 грудня. З досвіду останніх років: усі випускники підготовчого відділення стали студентами першого курсу УДУХТ денної або заочної форм навчання,

ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ:

1. Договір про умови підготовки до вступу в університет.

2. Медична довідка (форма № 086-У).

3. 9 фотокарток розміром 3 х 4 см.

ЗАПРОШУЄМО НА ПІДГОТОВЧЕ ВІДДІЛЕННЯ МОЛОДЬ, ЯКА БАЖАЄ НАВЧАТИСЯ В УДУХТ

Наша адреса: Київ-33, вул. Володимирська, 68, УДУХТ, підготовче відділення, корп. Б, другий поверх, кімната Б-207; тел. 227-94-92.

ся з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання і ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка у називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Наявний текст доповіді необхідно позначити виноскою: Текст доповіді додається.

Далі занотовують питання та відповіді на них. Слова УХВАЛИЛИ, ВИСТУПИЛИ, СЛУХАЛИ треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Стислі протоколи, в яких містяться тільки порядок денний, прізвища доповідачів, котрі виступили в дебатах, і прийняте рішення, рекомендується складати, наприклад, на оперативних виробничих нарадах. Не потрібні докладні протоколи в тому разі, коли засідання стенографуються або записуються за допомогою магнітофона чи диктофона. Підписана головою і секретарем стенограма (фонограма) додається до протоколу. Такий прогресивний спосіб протоколювання (фонозапис за допомогою магнітофонів чи диктофонів) необхідно використовувати ширше. Це дає можливість не тільки дослівно записувати доповіді, виступи, питання і відповіді, репліки, а й слідкувати за реакцією учасників засідання. Важливе і виховне значення фонозаписів: у разі необхідності можна відтворити промови любителів обіцянок і т.д.

Зразок

Агрофірма "Поділля" Протокол N2 10 12.12.98 с. Дібровка

___району

_області

Виробнича нарада працівників бухгалтерії Голова С.В. Марченко Секретар A.M. Токарчук

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 1998 р. (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2. Вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку І звітності (повідомлення заступника головного бухгалтера М.Г. Руденко).

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку. ВИСТУПИЛИ;

С.П. Дмитрієв - вказав на проблему якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С. Яковенко - запропонувала організувати роботу в такий спосіб, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 1999 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити вчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірм за 1998 рік.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 1999 р. II. СЛУХАЛИ:

М.Г. Руденко - вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.98 з питань бухгалтерського обліку в агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С.В. Марченко

Секретар (підпис) A.M. Токарчук

Витяг з протоколу

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу).

Реквізити:

1) номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2) назва органу, засідання, наради;

3) дата;

4) текст із цього питання;

5) підписи.

Зразок

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 2 ЗАСІДАННЯ

профспілкового комітету Українського державного університету харчових технологій від 11 березня 1998 року.

СЛУХАЛИ: заяву проф. П.А. Рудика з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Трускавець". УХВАЛИЛИ: виділити П.А. Рудику путівку до названого санаторію. Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л.Р. Сурко

Секретар (підпис) Н.І. Буряк

Завдання для самоконтролю

1. Поставити у кличній формі такі звертання: шановний пан Іваненко; вельмишановний колега Петро; пані Людмила; пані Яковенко; добродій Гайовий; товариш Іван; пан голова ради.

2. Написати адресу, вказавши село, район, область, середню школу, директора школи (Васильківський Олександр Вячеславович).

3. Скласти листа, адресованого директорові механічного заводу Бойку Івану Юрійовичу, з проханням видати довідку про місячний оклад інженера Кравчука Юрія Олексійовича.

4. Написати довідку про місячний оклад бухгалтера Гончарука Михайла Валерійовича для подання до районного відділу міліції.

5. Написати телеграми за зразком: Адреса...

Прошу зустріти групу студентів з 10 осіб 20.09.96, які приїдуть потягом № 25, вагон 3, і розмістити їх у готелі. Декан Бондаренко Павло Григорович.

6. Написати на вимогу декана факультету пояснювальну записку від студента, який не склав трьох екзаменів у зимову сесію.

7. Скласти гарантійний лист з усіма реквізитами (назва організації, яка надсилає листа, адреса, дата, номер, заголовок; назва організації, до якої надсилається лист, посада, прізвище, ініціали керівної особи, текст з проханням надати послуги з ремонту апаратури).

8. Які реквізити та мовні засоби у поданій далі доповідній записці вказують на офіційно-діловий стиль?

Кафедра Проректорові УДУХТ

українознавства з наукової роботи

25.09.98 проф. Прядку М.О.

№ 9-5/6 завідувача кафедри

українознавства Горбула О.Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Про відрядження доц. Іванченка П.П.

Прошу дозволу на відрядження до Рівненського педагогічного інституту доц. Іванченка П.П. для виступу з доповіддю на конференції з 10.10.98 по 15.10.98.

Підстава: Лист Оргкомітету конференції № 20-8/13 від 24.09.98.

(підпис)

9. Вказати ступінь стандартизації тексту звіту. Написати заголовок до звіту і звіт студента про виробничу практику.

10. Укласти протокол про збори студентів відповідного курсу і факультету з питаннями про дисципліну та підготовку до екзаменів.

11. Зробити витяг з протоколу зборів студентів про дисципліну одного з студентів (Кравчука Валерія).

12. Уявіть себе власником магазину дієтичних продуктів або лікарських трав і напишіть рекламного листа, текст якого зміг би зацікавити споживачів.

13. Напишіть факс, використовуючи термінологію майбутнього спеціаліста.







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.