 |
|
Создание запросов и поиск информации в базе данных
Любой запрос представляет собой набор инструкций на языке SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов), и опытные разработчики могут создавать запросы любого типа с помощью этого языка. Access обеспечивает пользователей простыми средствами для создания запросов. Любой созданный запрос может быть представлен в виде инструкций SQL с помощью команды Режим SQL, которую можно найти в меню кнопки Режим.
Запросы являются одним из основных объектов любой базы данных и используются для отбора данных, расчетов и других операций. В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, выполнение вычислений, создание таблиц. Чаще всего используются запросы на выборку, с помощью которых можно выбрать данные из одной или нескольких связанных таблиц и выполнить с ними различные операции.
Запросы на выборку всегда возвращают результат в виде таблицы с данными и имеют некоторое сходство с фильтрами, но в сравнении с ними запросы имеют целый ряд дополнительных возможностей:
- запросы можно строить по нескольким связанным таблицам, в каждой таблице можно выбирать поля для отображения;
- в запросах можно создавать вычисляемые поля и подсчитывать итоги;
- запросы можно сохранять как отдельные объекты базы данных.
Кроме запросов на выборку существуют и другие типы запросов. Например, перекрестные запросы используются для расчета итоговых данных и представления результатов в виде двухмерной таблицы. Существуют также запросы для редактирования, добавления или удаления сразу большого количества записей. В простых базах данных в основном используются запросы на выборку, поэтому далее они будут рассмотрены подробнее.
Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.
Для создания простых запросов на выборку лучше всего использовать Мастер запросов. Рассмотрим два вида простых запросов:
- подробные – в результате выполнения таких запросов будут отображены все записи из одной или нескольких таблиц, отвечающие заданным критериям;
- итоговые – для записей, отвечающих критериям запроса, будут рассчитаны итоговые значения по выбранным полям.
При построении итоговых запросов не включайте в них лишние поля, поскольку вы можете получить не те результаты, на которые рассчитывали. Включайте только поля, для которых нужно рассчитать итоги, а также поля, по которым нужно выполнить группировку итогов.
Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.
Перед созданием запроса следует сформулировать задачу, которую нужно решить с его помощью. Рассмотрим несколько примеров построенных запросов в базе данных «Гости» отеля АкваРель.
На рисунках 4.1, 4.2 показано создание, и готовность простого запроса на выборку из определенных полей.
Рис.4.1
Рис.4.2
На рисунках 4.3, 4.4 показано создание и готовность перекрестного запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы.
Рис.4.3
Рис.4.4
На рисунках 4.5, 4.6, 4.7 показано создание и готовность параметрического запроса (запрос с параметрами). Этот запрос создаем через Конструктор запросов, вводим все необходимые значения, но только в строке Условия отбора для поля нужного поля (в нашем случае для поля «Код услуги» введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите код услуги]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все ранее введенные данные, по которым производиться запрос.
Рис.4.5
Рис.4.6
Рис.4.7
После создания запросов можно приступать к формированию форм.